Вероватно отварате Оутлоок и свакодневно користите неке од његових одличних функција као што су заставице, категоризација и архивирање. Иако ове функције већ олакшавају управљање вашим имејловима, доступни су и други Оутлоок алати који вашу организацију е-поште могу подићи на виши ниво.
У овом посту ћемо вам рећи седам напредних Оутлоок савета и трикова које бисте можда желели да погледате следећи пут када отворите пријемно сандуче.
1. Одговарајте на е-поруке које се понављају брзим деловима
Да ли куцате исти садржај е-поште изнова и изнова? Вероватно ваши сарадници често постављају исто питање, или увек дајете исту најаву сваког месеца. У том случају, Куицк Партс ће бити ваш најбољи пријатељ.
Колекција садржаја за вишекратну употребу, Куицк Партс, једна је од најбољих начине да побољшате ток посла у Оутлоок-у. Овој функцији можете приступити са Уметните таб сваки пут када одговорите на (или креирате нову) е-пошту.
Да бисте додали нови исечак у брзе делове, једноставно отворите нову е-пошту, откуцајте своју поруку или фразу и истакните текст. Затим идите на
Убаци > Брзи делови > Сачувај избор у галерију брзих делова. Можете почети да користите овај исечак кад год пожелите.2. Поново користите честе поруке са шаблоном е-поште
Слично брзим деловима, шаблони е-поште у Оутлоок-у вам помажу да уштедите време поновним коришћењем претходно састављених порука. Више не морате поново да куцате исту е-пошту, јер само треба да подигнете унапред припремљени шаблон е-поште. Његова предност у односу на брзе делове је у томе што можете да унесете и тему и примаоце, а не само тело.
Да бисте креирали шаблон е-поште, једноставно креирајте нову е-пошту и откуцајте своју поруку. Можете изабрати да оставите примаоце и редове предмета празне. Затим идите на Датотека > Сачувај као. Сачувајте имејл као Оутлоок шаблон у подразумеваној фасцикли.
Да бисте користили шаблон, кликните на Нове ставке Из ваших Кућа таб. Изаберите Још ставки > Одаберите образац, и промените Погледај у поље Усер шаблони у систему датотека. Тамо можете одабрати шаблон е-поште који сте претходно креирали.
3. Поједноставите честе радње брзим корацима
Брзи кораци су небеса послани за људе који стално раде исте низове радњи са имејловима које примају. На пример, када добијете хитну е-пошту од колеге после радног времена, означите га, промените статус у високу важност, а затим пошаљете одговор који каже: „Јавићу вам се сутра“.
Ово може бити превише заморно ако не волите да трошите више од 30 секунди пратећи е-поруке попут ових. Дакле, уместо да ручно радите горе наведене кораке, можете само да аутоматизујете своју радњу помоћу брзих корака.
Ову функцију можете лако пронаћи на Кућа картицу ваше Оутлоок апликације. Овде су већ доступни подразумевани брзи кораци, као што је „Готово" који означава е-пошту као завршену, премешта је у фасциклу и означава је као прочитану. "Менаџеру" који прослеђује е-пошту вашем менаџеру; и "Одговори и избриши" који шаље одговор и брише оригиналну поруку. Међутим, такође можете прилагодити сопствени низ акција.
4. Креирајте правила за боље управљање е-поштом
Правила су донекле слична брзим корацима, јер вам такође омогућавају да рукујете долазним (и одлазним) имејловима на специфичан начин. На пример, Правила могу да преместе е-поруке од Џона Доуа у фасциклу Архива и означе их као прочитане. Такође можете користити правила за аутоматски ЦЦ или БЦЦ себе у Оутлоок-у.
Међутим, за разлику од брзих корака, где морате да изаберете одређени брзи корак да бисте га могли применити на поруку, правила су аутоматска. Чим примите имејл који одговара условима које сте поставили у правилу, радње које сте изабрали ће се аутоматски применити. Ово чини организовање вашег пријемног сандучета много мање стресним. Можете креирати своје правило тако што ћете отићи на Почетна > Правило > Креирај правило.
5. Шаљите аутоматске одговоре када сте одсутни
Осим ако нисте супер радохоличар и имате страх да ћете пропустити нешто, вероватно не волите да проверавате е-пошту док сте на одмору. Међутим, такође не волите да остављате своје колеге и клијенте да висе. Зато је важно да подесите аутоматске одговоре док се не вратите у радни режим.
Аутоматски одговори су управо оно што име имплицира. Када је укључен на одређено време, људи који вам пошаљу е-пошту током тог временског периода ће аутоматски добити одговор са поруком коју сте написали у подешавању Аутоматских одговора. Да бисте га креирали, идите на Датотека > Информације > Аутоматски одговори.
6. Лако сортирајте пријемно сандуче помоћу чишћења
Последња ствар коју желите да видите по повратку са одмора је пријемно сандуче пуно стотина сувишних е-порука. Иако не можете спречити да се ово догоди, постоји један начин на који можете учините Оутлоок мање ометајућим: функција чишћења.
Ово брише сувишне поруке из нити е-поште, тако да можете читати мање порука, али и даље разумети цео разговор. На пример, ти и Клер сте примили е-поруку од Луија. Клер је одговорила и укључила Луијеву оригиналну поруку у свој одговор. Цлеан Уп ће затим избрисати Луијеву е-пошту јер се њен садржај већ може наћи у Клерином одговору.
Ако сте забринути да би ова функција могла да избрише важне поруке е-поште, увек можете да одете у фасциклу Избрисане ставке, где се премештају дуплиране поруке. Да бисте користили Цлеан Уп, идите на Кућа картицу и кликните Поспремити у Избриши одељак.
7. Користите условно форматирање да бисте истакли важне поруке
Ако сте неко ко прима стотине е-порука дневно, лако је изгубити појам о најважнијим, попут оних од вашег шефа или вашег клијента. Овде долази у обзир условно форматирање.
Ова функција Оутлоока вам омогућава да прилагодите одређене поруке е-поште како би искочиле из вашег пријемног сандучета. На пример, можете да креирате условни формат да бисте променили фонт е-порука вашег шефа у Цомиц Санс. Такође можете да га учините тако да све поруке са „Састанак“ у наслову постану живописне нијансе ружичасте. Подешавања условног форматирања можете пронаћи у Виев > Виев Сеттингс.
Будите Мицрософт Оутлоок Про са овим саветима и триковима
Ових седам напредних савета и трикова једва да загребу површину Оутлоокових функција. Што више користите апликацију, сигурно ћете више открити нове и корисне функције које вам могу помоћи да повећате своје управљање е-поштом.
