Бити виртуелни асистент може бити неодољив, посебно када имате другачији или сличан скуп задатака за неколико клијената. А пошто радите на даљину, неопходно је да аутоматизујете већину својих активности користећи софтверске алате за повећану продуктивност.

Овај чланак истиче 10 основних алата и апликација које сваки виртуелни асистент треба да има у свом арсеналу. Ови алати ће поједноставити ваш ток посла и обогатити ваше искуство као почетника или напредног виртуелног асистента. Али пре него што их откријемо, хајде да укратко пређемо на концепт виртуелне помоћи.

1. Слацк

Одржавање ефикасне комуникације са вашим клијентима је од суштинског значаја као виртуелни асистент, а Слацк ради добар посао у томе. То је један од најбоље платформе за размену тренутних порука за удаљене тимове који вам омогућава да комуницирате у реалном времену са клијентима и члановима тима када радите на пројекту.

Можете разликовати пројекте користећи "канале" и учинити их доступним само овлашћеним особама. Штавише, Слацк има функцију позива у апликацији и забавне прилагођене емоџије за опуштеније разговоре. Такође можете да делите различите датотеке са једном или више особа, укључујући аудио снимке и слике.

Преузимање: Слацк фор Виндовс | | Мац | иОС | Андроид (Доступне су бесплатне куповине у апликацији)

2. Гоогле Воркспаце

Гоогле Воркспаце, такође познат као Г-Суите, је колекција различитих софтверских алата са различитим функцијама и начинима рада. Међутим, потребно вам је само око осам ових алата као виртуелни асистент. То укључује:

  • Гоогле документи: Ово можете користити за креирање, уређивање и форматирање текстуалних докумената.
  • Гоогле Маил: Овај алат је одличан за размену порука и е-маил маркетинг.
  • Гоогле слајдови: Овај бесплатни алат задовољава све ваше потребе за презентацијом.
  • листови: Ову алатку можете користити за унос података и буџетирање.
  • Гоогле Меет: Одлично за видео конференције и останак у вези са својом клијентелом.
  • Гоогле обрасци: Ово можете користити за спровођење анкета и добијање одговора у реалном времену.
  • Гоогле диск: Ово је један од најјефтинији провајдери складиштења у облаку за личне и пословне досијее.
  • Гоогле календар: Помаже вам да закажете и останете у току са пројектима.

3. Цалендли

Цалендли је алатка за планирање за управљање догађајима. Међутим, он није довољан као самосталан календар. Морате да интегришете апликацију календара као што је Гоогле календар или иЦлоуд календар у апликацију да бисте аутоматизовали и поједноставили своје састанке. Такође има различите временске интервале спремне за употребу: 15, 30 и 60 минута.

Можете заказати састанак на различите датуме и време, а ваши гости могу да назначе своју доступност у календару. Без обзира на то, гости и даље могу да одаберу тачно доступно време без обзира на временске интервале, али у распону датума који наведете.

Преузимање: Цалендли фор иОС | Андроид (Доступне су бесплатне куповине у апликацији)

4. Цанва

У већини случајева, део ваших административних обавеза као виртуелног асистента би укључивао графички дизајн. Због тога би било најбоље имати алат за дизајн. Цанва је ваша апликација за све што се тиче дизајна и инфографике. Можете га користити за дизајнирање банера на друштвеним мрежама, флајера, постова на вртешкама, картица итд.

Што је најважније, можете се играти са бесплатни Цанва фонтови, шаблоне, слике и елементе за креирање задивљујућих дизајна.

Преузимање: Цанва фор Виндовс | Мац | иОС | Андроид (Доступне су бесплатне куповине у апликацији)

5. Хоотсуите

Хоотсуите је апликација за управљање друштвеним медијима у заједници која вам омогућава да надгледате и навигирате различитим платформама друштвених медија са једног места уместо да отварате више картица. Компатибилан је са Твиттер-ом, Фацебоок-ом, Инстаграмом, Пинтерест-ом, ЛинкедИн-ом и тако даље.

Можете креирати, уређивати, форматирати и планирати садржај за сваку платформу, проверавати увиде и ефикасно управљати публиком својих клијената. Иако је бесплатна верзија одлична, про верзија вам даје приступ свеобухватнијим функцијама, посебно ако имате захтевну базу клијената.

6. Асана

Асана вам омогућава да сарађујете и управљате пројектима неприметно. Ако радите са тимом, можете да додате чланове на своје радно место на Асани, где можете да пратите њихов ток посла. Такође можете да интегришете Гоогле календар и Гоогле диск у ову алатку да бисте могли да подесите подсетнике за задатке и догађаје.

Штавише, Асана вам омогућава да разликујете пројекте или специфичне информације користећи кодове боја и додајете прилоге где је то потребно. На пример, можете да користите црвену боју да означите пројекте високог приоритета, жуту за текуће пројекте, плаву за оне који се прегледају, а зелену за завршене пројекте.

Преузимање: Асана за иОС | Андроид | Мац (Доступне су бесплатне куповине у апликацији)

7. ТимеДоцтор

Управљање временом је врхунска вештина коју сваки виртуелни асистент треба да поседује. Ипак, и даље вам је потребан алат који ће вам помоћи да останете фокусирани, посебно ако је ваша плата по сату. ТимеДоцтор вам омогућава да пратите своје радно и слободно време и видите своја дневна достигнућа. Прави извештаје о времену утрошеном на сваки пројекат и задатак.

ТимеДоцтор вам такође помаже да управљате ометањима. Он прати ваше трајање коришћења веба и апликација током рада. А када прекорачите предвиђено време, о томе вас обавештава поп. Такође вас упозорава када ваш рачунар остане неактиван дуже од вашег уобичајеног радног времена. Без обзира на то, можете ручно уредити време када је то потребно.

Преузимање: ТимеДоцтор за Гоогле Плаи | Мац | Виндовс | Линук (Доступне су бесплатне куповине у апликацији)

8. МаилЦхимп

МаилЦхимп вам омогућава да управљате и комуницирате са публиком и купцима ваших клијената. Када ваши клијенти лансирају нови производ или услугу, можете да користите МаилЦхимп да представите ове производе њиховој клијентели или циљној публици помоћу билтена или огласних кампања.

Алат вам омогућава да сегментирате своје билтене, шаљете масовне поруке е-поште и анализирате учинак сваке огласне кампање. Такође можете да интегришете друге алате — као што су Схопифи и Стрипе — у платформу.

Преузимање: МаилЦхимп за иОС | Андроид (Доступне су бесплатне куповине у апликацији)

9. Онтрапорт

Онтрапорт је још једна маркетиншка и ЦРМ платформа која вам помаже да координирате пословне активности ваших клијената из једног система. Другим речима, можете користити Онтрапорт да представите производе циљној публици клијента и истовремено управљате интеракцијама са клијентима.

Можете да увозите и извозите контакте, креирате токове продаје и аутоматизујете маркетиншке кампање за оптимизацију пословања. Осим тога, интерфејс није интуитиван за почетнике. Ипак, можете га заобићи уз мало вежбе. Такође је доступан као веб платформа и мобилна апликација.

10. Граматички

Као виртуелни асистент, увек морате да будете на врху своје игре са садржајем, а коришћење ове алатке ће вам помоћи да то постигнете. Граммарли је широка веб платформа за уређивање која прегледа текстуални садржај на граматичке грешке, опширност, правопис, интерпункцију, плагијат и квалитетну испоруку.

Платформа користи вештачку интелигенцију како би осигурала да је ваш садржај готово беспрекоран и разумљив. Можете да проверите да ли је ваш садржај привлачан и којој категорији људи највише одговара. Међутим, бесплатна верзија је ограничена и мораћете да се пријавите за плаћену верзију да бисте искористили све узбудљиве функције.

Такође можете да сачувате своје документе и да им се вратите када је то потребно.

Преузимање: Граматички за иОС | Мац | Виндовс (Доступне су бесплатне куповине у апликацији)

Истакните се у својој каријери као виртуелни асистент

Виртуелна асистенција је индустрија која се брзо развија; стога можемо очекивати добар ниво засићења у блиској будућности. Стицање основних вештина виртуелног асистента је императив да остане релевантан у индустрији. Међутим, комбиновање ових алата које смо навели са вашим скупом вештина помоћи ће вам да се истакнете у својој каријери.

Коначно, ако сте нови у индустрији, морате прво да научите како да постанете виртуелни асистент пре него што почнете да тражите алате. Коришћење основних информација о путу у каријери помаже вам да дугорочно не злоупотребљавате ове алате.