Анализа података може вам помоћи да побољшате своје процесе ефикасним методама извештавања. Али понекад вам је потребно више од бројева у табели да бисте изразили своју поенту. Дакле, зашто не користите алате за визуелизацију података као што су интерактивне контролне табле?

Они могу помоћи у извештавању о кампањама, повећању конверзија, аналитици и још много тога. У овом чланку ћемо проћи кроз како да креирате интерактивну контролну таблу са примером, а такође ћемо дати савете за дизајнирање прелепих контролних табли у Екцел-у.

1. Организујте своје изворне податке и направите изглед

Добро дизајнирана контролна табла је моћан алат за извештавање који вам може помоћи да визуелизујете и пренесете своје податке. Први корак је да обезбедите да ваши подаци не садрже грешке и да су правилно организовани у редове и колоне са одговарајућим заглављима.

Можете да користите контролне табле у било којој индустрији, али су посебно корисне у финансијама, продаји и маркетингу.

Када дизајнирате контролну таблу, треба да запамтите да би крајњим корисницима требало бити лако да се крећу. Следећи корак је одлучивање о врсти распореда на основу информација које треба да буду приказане.

instagram viewer

За наш пример, направимо контролну таблу која приказује следеће информације на једном листу:

  • Ћелије А3 - Т5: Статус пројекта
  • Ћелије А7-Т16: Преглед и финансије пројекта.
  • Ћелије А15- У25: Напредак пројекта и мапа топлоте.

Направите нови Екцел радни лист са ознаком „Контролна табла“. Овде ћете изградити своју контролну таблу додавањем елемената. Коришћење стилова текста и фонтова који су у складу са гласом, тоном и личношћу вашег или вашег бренда је такође добра идеја.

2. Направите изведене табеле да бисте организовали своје податке

А заокретна табела олакшава организовање ваших података у Екцел-у у групе. Можете да користите алатку за бројање, сумирање, множење вредности и обављање више радњи у тим групама.

Да бисмо показали како ове интерактивне контролне табле заправо функционишу, направићемо интерактивну контролну таблу „Фрееланце Пројецтс“ као пример.

Мораћете да уредите своје податке у табеларном формату. Да бисте то урадили, користите пречицу на тастатури ЦТРЛ + Т и изаберите податке. У ту сврху, наши изворни подаци ће изгледати отприлике овако:

  1. Када завршите, отворите нови радни лист и означите га као Ротациона табела.
  2. У оквиру радног листа, креираћемо заокретну табелу тако што ћемо отићи на Уметните опција на траци. Изаберите опсег података за своју табелу.
  3. Сада је време да изаберете поља за вашу заокретну табелу.
  4. Пратећи наш пример изнад, изаберите поља—Задатак, име менаџера, датум почетка и завршетка пројекта, трајање, дани до завршетка, напредак, итд. за ваше ознаке редова.
  5. За ознаке колона доделите буџетиране и стварне вредности
  6. Када се подаци прикажу на вашем радном листу, уредите их у табеларном формату. Да бисте то урадили, идите на одељак за распоред у Дизајн > Изглед извештаја, и изаберите Прикажи у табеларном облику из падајућих опција.
  7. Разгрупишите податке десним кликом на поља података. Такође ћете морати да искључите подзбирове. Да бисте то урадили, идите на Картица Дизајн > Међузбирови > Не приказуј међузбирове. Сада би ваша заокретна табела изгледала овако:
  8. Да бисте изабрали боју изведене табеле, идите на Картица Дизајн > Стилови заокретне табеле.
  9. Искључите склопива заглавља тако што ћете отићи на Анализа изведене табеле > Прикажи (крајњи десни угао). Искључите +/- Дугмад.
  10. Да бисте даље организовали своје податке, идите на Дизајн > Изглед извештаја > Понови све ознаке ставки.

3. Примените одговарајуће формуле

Кључно је осигурати да користите исправне формуле, иначе ће ваши подаци бити нетачни и обмањујући.

За наш пример, хајде да почнемо са пребројавањем броја пројеката у различитим категоријама — започетих, у току или завршених. Да бисмо то урадили, мораћемо да користимо ЦОУНТИФ и ЦОУНТИФС функције.

  1. Створити нова "Калкулације" радни лист за рад са формулама и графиконима док правите контролну таблу.
  2. Унесите статус пројеката („Рад у току“, „Преостали активни пројекти“, „Завршено пре рока“ и „Завршено“) у узастопне редове, као што је приказано испод.
  3. Затим изаберите Напредак (%) колону у вашој заокретној табели. Укупан број задатака је 32.
  4. Користећи функцију ЦОУНТИФ(С), можете израчунати број пројеката категорисаних под поднасловима на следећи начин.
  5. У зависности од природе пројеката за које користите филтере, обавезно укључите одговарајуће колоне са подацима у радни лист заокретне табеле—за активне пројекте има смисла користити Напредак колону, док за отказане пројекте користите колону Отказано.

4. Користите визуелне елементе, графиконе и графиконе

Уз помоћ одговарајућих формула и визуелног обликовања, можете креирати смислене графиконе или графиконе који ће вам помоћи да боље разумете своје податке. У овом примеру, покушајмо да додамо графикон за завршене пројекте; пратите кораке наведене у наставку:

  1. У вашем листу за прорачуне погледајте ћелију Б7 као што је приказано изнад.
  2. Да бисте нацртали графикон, почните тако што ћете изабрати ћелије Д7 и Е7.
  3. Затим идите на Инсерт > Алл Цхартс > Сунбурст или Донут цхарт.
  4. Када се графикон појави, кликните на плус (+) симбол на десној страни за приступ опцијама форматирања. Изабери Елементи графикона како желите.
  5. Кликните на различите делове графикона да бисте приказали опције форматирања као што су Форматирајте низ података, област исцртавања итд. Коришћење ових; лако можете прилагодити боје, наслове, ивице и друге атрибуте за свој графикон.
  6. Када то урадите, можете да копирате и налепите графикон на врх контролне табле и да га поравнате у складу са тим.

За остале редове изаберите жељене податке у Калкулације лист и поновите горњи поступак за све друге графиконе или графиконе које желите да укључите.

5. Додајте интерактивна подешавања и картице

Можете лако да додате елементе као што су топлотне мапе, иконе, резачи и траке за померање на своју контролну таблу да бисте је учинили занимљивијом, информативнијом и привлачнијом за вашу публику. Хајде да ближе погледамо неке од њих.

Убаците сечере за интерактивност

Слицери су кратке картице које вам омогућавају да филтрирате податке на контролној табли у реалном времену. Ево како да их додате на своју контролну таблу:

  1. Изаберите ћелије које садрже ваше податке.
  2. Идите до Картица Уметање > Филтери > Слицер.
  3. У падајућем менију изаберите жељени тип секача, а затим кликните ОК.
  4. Да бисте их поравнали хоризонтално, кликните на Одељак са дугмадима на посебној картици Слицер. Такође можете да их оставите какве јесу, у зависности од тога како желите да ваша контролна табла изгледа.

За нашу контролну таблу, додаћемо резаче за наслове—Менаџери и Пројекти. Ево како да то урадите:

  1. Изаберите податке у свом Калкулације лист и изаберите ове опције из падајућег менија.
  2. Затим ћете морати да повежете секаче са својим заокретним табелама. Да бисте то урадили, кликните десним тастером миша на резач и кликните Пријавите везе.
  3. У дијалогу који се појави изаберите све заокретне табеле и изведене графиконе и кликните ОК.

Траке за померање вам омогућавају да видите ажуриране податке, што је корисно ако гледате нешто што се мења током времена.

  1. Да бисте додали траку за померање, идите на Девелопер таб. Имајте на уму да ова опција није подразумевано омогућена.
  2. Да бисте активирали картицу Програмер, идите на Датотека > Опције > Прилагоди траку.
  3. Под Главни картицу, проверите Девелопер кутија.
  4. Да бисте уметнули траку за померање, идите на Картица Програмер > Уметање > Контроле обрасца. Пређите мишем преко опција и изаберите Трака за померање.
  5. Превуците га и поставите у ред или колону по вашем избору на контролној табли

Додајте картицу за брзи (пројектни) преглед

Да бисте добили брзи преглед детаља пројекта, можете да увезете податке из заокретне табеле на своју контролну таблу. Користићемо функцију ИНДЕКС, као што је приказано испод. Наш низ података састоји се од ћелија Б8 до К40 на картици заокретне табеле.

Да бисмо приказали податке из наше пивот табеле, унећемо функцију:

=ИНДЕКС('Пивот Табле'!$Б$8:$К$40,'Пивот Таблес'!$Б$6 + РОВС(Контролна табла!$А$13:Ф17)-1,ЦОЛУМНС(Контролна табла!$А$13:Ф17))

Сада, наша контролна табла изгледа отприлике овако:

Примените условно форматирање

Сада када смо направили картицу за брзи преглед пројекта, можда бисте желели да истакнете проценте ажурирања пројекта. Можете лако користите условно форматирање да примените скале боја или траке података да бисте то урадили. Ово ће вам омогућити да на први поглед видите који су пројекти завршени, а на којима је потребно више посла.

Овде смо користили тробојну скалу да истакнемо напредак појединачних пројеката, као што је приказано у наставку:

Додајте топлотне мапе да бисте видели вредности између датума

Топлотне мапе су алати за визуелизацију који могу бити корисни за истицање образаца у вашим подацима. На пример, можете да користите топлотну мапу да прикажете колико су пута посетиоци кликнули на различите делове ваше веб странице.

Прво, мораћете да направите табелу са подацима које желите да видите уцртане. У нашем примеру смо израчунали број пројекта између два датума користећи функцију ЦОУНТИФС, као што је приказано у наставку.

Можете да користите условно форматирање да примените правила на различите делове табеле. Завршена контролна табла би изгледала овако:

Интерактивне Екцел контролне табле: анализирајте и комуницирајте кључне метрике

Екцел контролне табле су одличан начин за визуелизацију података и надамо се да ће вам овај водич помоћи да креирате један специфичан за ваше потребе. Интерактивни и динамични, ови корисни алати могу помоћи доносиоцима одлука у брзој и лакој анализи релевантних података.

Уз само мало креативности, Екцел табеле могу да оду далеко од норме, а ви можете да креирате нешто заиста привлачно и презентабилно.