Можда сте у ситуацији да морате да замолите своје колеге за помоћ или да им пошаљете задатке, али осећате се помало непријатно због тога – или вас једноставно није брига за све позиве и е-поруке назад и напред. Зашто не направите таблу са захтевима пројекта?
Иако бисте могли да се пријавите за алатку за управљање пројектима као што је ЦлицкУп или Асана и натерате своје колеге да вам се придруже, можда већ имате приступ једноставном, бесплатном решењу — Гоогле табеле. Пратите овај чланак да бисте сазнали како можете да направите таблу са захтевима за пројекат користећи овај уобичајени алат за прорачунске табеле.
Креирање распореда плоче за захтеве пројекта у Гоогле табелама
Циљ креирања табле са захтевима пројекта је двострук. То вам служи као начин да превазиђете трење изазвано делегирањем задатака. Поред тога, смањује комуникацију напред-назад, штедећи вам време.
У суштини, са сваким задатком који додате на плочу, исцртаћете све што ваш колега треба да зна да би га завршио. Зато ћете желети да будете доследни и креирате распоред који ће вас позивати да сваки пут додате виталне детаље. Детаљи попут:
- Рокови.
- Приоритет.
- Описи.
- Ко је одговоран.
- Ко то додељује.
Пошто је свако радно место другачије, можда постоје неки додатни детаљи које можете укључити да бисте га прилагодили потребама вашег тима. Дакле, пре него што почнете, одвојите тренутак да размислите о томе. Ако не можете да се сетите ниједног сада, можете их додати касније, али запамтите, мање је више. Не бисте желели да додајете непотребне кораке.
Да бисте започели са таблом са захтевима за пројекат, отворите празан документ у Гоогле табелама. Напишите следеће наслове и све додатке које имате на врху табеле:
- Задатак—овде ћете задатку дати јединствен наслов.
- Опис—под овим насловом ћете написати кратак резиме онога што треба да ураде. Да би ствари биле уредне, користите Цлип у вашем Прелом текста подешавања за убацивање текста испод следеће ћелије.
- Асигнее—овде ћете означити колегу коме предајете задатак.
- Приоритет—овде можете приказати хитност.
- Дуе— ово ће саопштити крајњи рок задатка.
- Статус— ваш тим користи ову колону да дели напредак.
- Цреатед би— делегат ће овде ставити своје име како би примаоци знали од кога долазе задатак и информације.
Помозите својим насловима да се истакну тако што ћете их подебљати и додати боју позадине у ред. Можете такође замрзните горњи ред Гоогле табеле истицањем и одласком на Поглед у горњем менију, Фреезе, и онда 1 ред.
Додавање дугмади статуса у Гоогле табеле
Додавање дугмета статуса на вашу таблу са захтевима пројекта даје вама и вашим колегама брз начин да поделите напредак. То је такође одличан начин да добијете брзи преглед свачијег радног оптерећења и идентификујете да ли би некоме требало користити додатну руку. Неки примери статуса које можете да користите су:
- Урадити.
- Доинг.
- Готово.
- Заглавити.
- На чекању.
- За преглед.
Можете да креирате радно дугме статуса, слично онима које налазите у софтверу за управљање пројектима као што су ЦлицкУп и Асана, додавањем падајућег менија на свој лист. Да уради ово:
- Истакните колону статуса. Држати ЦТРЛ или ЦМД и кликните на ћелију наслова да бисте је поништили.
- Иди на Подаци у горњем менију.
- Кликните Валидација података, и отвориће се бочна трака.
- Испод Критеријуми, уверите се да имате Испустити изабрани.
- Попуните своје опције у текстуална поља испод, користећи Додајте још једну ставку дугме за креирање додатних места.
- Доделите сваком боју по свом избору.
- Хит Готово.
Сада ћете имати мени који ваш тим може да користи да прикаже статус задатка. Постоји дугме за уређивање на дну листе, али то функционише само за изабрану ћелију. Да бисте променили сва дугмад статуса, вратите се на мени за проверу ваљаности података и изаберите правило које желите да измените са бочне траке.
Поновите ове кораке да бисте додали брзе опције у свој Приоритет, Асигнее, и Цреатед би колоне ако желите.
Ако једноставно означите или поменете некога на табели, Гоогле неће послати обавештење. Када некоме доделите пројекат, можете да га обавестите пратећи ове кораке:
- Изаберите назив задатка који желите да им предате.
- Кликните десним тастером миша и изаберите Коментар или идите на икону облачића са говором на траци са алаткама.
- Откуцајте @, а затим њихово име или адресу е-поште—ако желите, овде можете да укључите и поруку.
- Кликните на Додели.
Сада, ако ваш колега има питања, може их додати као коментар у истој нити. Одржавајући сву своју комуникацију о задатку на истом месту које сте му доделили, обоје ћете тачно знати где да поново пронађете разговор касније ако некоме затреба освежење.
Коришћење историје верзија у Гоогле табелама
Пошто ће више од једне особе користити лист, добро је да имате резервну копију, за случај да неко случајно избрише или препише важне информације. На врху вашег листа, приметићете хипервезу која каже да је дошло до последње измене. Кликните на ово и видећете резервне копије претходних радних сесија и промене које су се десиле.
Коришћење историје верзија у Гоогле табелама је згодно јер можете видети своје претходне пројекте и белешке ако вам је потребан запис о њима. Али такође можете да се вратите на претходну верзију ако се ваш лист некако поквари — то се дешава.
Белешка: Ако желите директнији запис о завршеним задацима, додајте још један лист у свој документ користећи плус симбол у доњем левом углу екрана и исеците и налепите своје редове тамо када се статус промени до Готово.
Остварите сарадњу са Гоогле табелама
Прављење табле са захтевима за пројекат у Гоогле табелама је одличан начин да уштедите време приликом делегирања задатака и сарадње на њима. Не само да ће бити мање напред-назад, већ ће сви знати где да пронађу информације за задатке, имајући све на једном месту.
Такође вам помаже да избегнете неке непријатности које бисте могли да осетите када тражите помоћ или извршите задатке. С тим ће вам бити угодније док идете.
