Како користити ЦхатГПТ за писање тешких е-порука на послу

Тешки мејлови су неизбежни у неком тренутку ваше каријере. Било да кажете не преузимању додатних пројеката или тражите слободно време, може изазвати анксиозност да напишете е-пошту, а затим нађете храбрости да кликнете на „пошаљи“.

Познато је да ЦхатГПТ помаже људима да пишу пропратна писма и биографије, па се можете запитати да ли вам може помоћи да напишете и тешке е-поруке. Ако АИ пружите адекватне информације, можете добити садржај који ћете користити као основу за своју е-пошту. ЦхатГПТ вам може помоћи да се фокусирате на поруку без икаквих емоција које доживљавате.

Корак 1: Отворите ЦхатГПТ

Спремни сте да почнете ако већ имате налог на ЦхатГПТ-у. Ако сте нови у ЦхатГПТ-у, можете да направите налог користећи своју е-пошту или Гоогле налог. Ако се пријављујете за нови налог, требало би да имате мобилни телефон у близини, пошто ће вам платформа послати код за потврду да бисте започели.

Корак 2: Представите себе и своју улогу у организацији

Пре него што затражите од ЦхатГПТ-а да пише е-поруке везане за посао, требало би да представите себе, свој посао и своје одговорности платформи. ЦхатГПТ ће користити информације које наведете за прављење имејлова које нуди.

Када пошаљете свој увод, платформа ће одговорити и обавестити вас о виталним информацијама које је добила од вашег увода. Ако вам је ово први пут да радите са платформом, ценићете позитивне повратне информације које вам даје када се представљате.

Ево примера увода:

Ево одговора ЦхатГПТ-а:

Корак 3: Замолите ЦхатГПТ да напише е-пошту коју желите

Када обавестите ЦхатГПТ за свој посао и за кога радите, спреман је да креира изазовне е-поруке за које вам је потребна помоћ при писању. Бићете пријатно изненађени колико брзо АИ креира мејлове са којима можете да радите.

Емаил за оставку

Без обзира да ли сте узбуђени због следеће фазе у својој каријери или одустајете јер сте се заситили тренутних околности, писање е-поруке за оставку може бити тешко. Не желите да спалите ниједан мост, па желите да одете позитивно.

Не заборавите да ће вам у будућности можда требати референце и да желите да будете сигурни када дајете имена људи са којима сте радили. Ваше писмо о оставци није време да се изјасните о менаџменту, политици одмора или да се жалите на своје колеге; ради се о давању обавештења свом послодавцу.

Изнад ћете видети писмо оставке генерисано у ЦхатГПТ-у које говори збогом и даје до знања руководству да ћете сарађивати са њима како би прелазак био што лакши. Да ли желите да дате оставку на посао? Овде су нека финансијска разматрања за која се треба припремити.

Пошаљите е-поруку да обавестите свог супервизора да нећете испоштовати рок

Ако имате потешкоћа да испоштујете рок, најбоље је да обавестите свог надређеног или менаџера што је пре могуће. Када менаџмент буде свестан да не можете да испоштујете рок, можда ће моћи да изврши прилагођавања која вам омогућавају да испоштујете рок.

Када други људи или следећи корак зависе од тога да ли сте испунили рок, све може стати док се ваш задатак не заврши. Дајући до знања људима који се на вас ослањају да нећете испунити рок пре него касније, може вам помоћи да очувате односе са менаџментом и вашим тимом.

Пошаљите захтев за хитно одсуство

Већ се осећате под стресом због ситуације која је изазвала потребу за захтевом за одсуство, а фокусирање на писање е-поште је последња ствар на коју мислите. Да бисте решили свој хитни случај, морате да напишете имејл свом менаџеру или надређеном са захтевом за одсуство.

Чак и ако сте већ разговарали о одсуству са својим менаџером, можда ћете морати да им нешто пошаљете у писаној форми. Будите реални у погледу тога колико вам је времена потребно и поставите разумна очекивања свом послодавцу када очекујете да се вратите на посао.

Пошто постоји вероватноћа да је ово захтев у последњем тренутку, можда ћете желети да назначите како можете да дођете до вас ако планирате да будете ван града. Такође можете да уверите свог менаџера или супервизора да ћете редовно проверавати е-пошту и говорну пошту како бисте били на врху својих обавеза.

Пошаљите е-пошту да бисте рекли „не“ пројекту

Иако бисте можда желели да одговорите на захтев да преузмете други пројекат са “да ли се шалиш на мој рачун?”, можда би било боље ако одговорите тактично. Е-поруку треба да пошаљете брзо, посебно ако имате тенденцију да кажете да на све.

Ако предуго чекате да пошаљете е-пошту, можда ћете пронаћи разлоге који ће вас убедити да кажете да, чак и када вам интуиција говори да то није добра идеја, а већ имате много тога на свом тањиру. Морате се побринути да имејл не изгледа као да једноставно не желите да обавите посао.

Измените имејл који ЦхатГПТ генерише како би био у складу са смерницама организације и одговарао особи која је поднела захтев. Е-пошта вашем надређеном биће формалнија од е-поште колеги. Ако треба да радите на овоме, можда ћете бити заинтересовани за учење како љубазно рећи „не“ на послу.

Пошаљите е-пошту да бисте добили јасноћу о приоритетима организације

Понекад можемо бити преоптерећени својим обавезама и не знамо одакле да почнемо. Уместо да покушавате да то схватите независно, најпродуктивнија ствар коју можете да урадите је да питате свог менаџера или супервизора на шта желе да се фокусирате.

Тражење помоћи може бити застрашујуће, јер не желимо да изгледамо као да не знамо шта радимо. Боље је питати вођство него претпостављати. Можда мислите да би нешто требало да буде приоритет, али то можда није оно што је критично за организацију.

Уместо да губите време на пројекат који није приоритет за организацију, најбоље је тражити потврду. Ако вам је потребна помоћ у одређивању приоритета, можда ћете бити заинтересовани за најбоље апликације које можете користити за одређивање приоритета задатака на послу.

Корак 4: Прегледајте и уредите е-поруке које ЦхатГПТ креира

Када ЦхатГПТ креира имејл помоћу вашег упита, требало би да га прегледате и извршите потребне измене. Неке од ствари поменутих у нацрту можда се не односе на вас, а АИ може пропустити критичне информације које желите да укључите.

Корак 5: Пошаљите е-пошту

Ово је вероватно најизазовнији део писања тешке е-поште. Престаните да бринете о реакцији и пошаљите је! Пре него што притиснете пошаљи, можда ћете желети да научите грешке због којих пословни имејл изгледа непрофесионално.

Тешке е-поруке морају бити послате

Слање е-поште негативне природе може бити изазовно, али то треба да се уради. Избегавање сложених тема може да изазове више проблема него што ствара њихово решавање. Иако састављање тешке е-поште може изазвати анксиозност, осећаћете се боље када притиснете „Пошаљи“.

Ваш менаџер или надређени можда неће бити задовољни поруком, али ће ценити што им кажете шта се дешава уз довољно обавештења. Суочавање са конфликтом можда није ваша омиљена ствар, али је важно да ефикасно управљате њиме. Управљање конфликтима је неопходна вештина за професионално и лично учење.