Зашто вам је потребан план продуктивности и како да га направите

Хустле култура нас све наводи да мислимо да треба да уложимо сваку последњу секунду у посао ако желимо да постигнемо своје финансијске (или самопобољшане) циљеве. Не само да је штетно за наше ментално и физичко здравље, већ је и контрапродуктивно.

Када вам је једина ствар на уму да „урадите више“, често вам недостаје ефикасност и тачност. Иако улажете више сати, нећете обавити толико посла. То је зато што не планирате.

Сви смо свесни важности планирања за успех било ког пројекта, али када је у питању продуктивност, у њу ускачемо без много размишљања. Управо због тога често не успемо у својим циљевима продуктивности.

Шта је план продуктивности и зашто је важно да га имате?

Иако је термин „план продуктивности“ разумљив сам по себи, од виталног је значаја дати му јасну и концизну дефиницију како би се тачно знало шта термин подразумева:

План продуктивности описује ваше циљеве (и краткорочне и дугорочне) и стратешки их планира током ваших дана, недеља или месеци да бисте повећали своју продуктивност уз решавање кључних препрека продуктивности.

Да ли сте се икада запитали зашто гледање ИоуТубе видео снимака о хаковима за продуктивност касно увече или читање чланака о побољшању ваше продуктивности није било плодоносно? Није зато што сви ти чланци и видео снимци пружају погрешне савете и стратегије.

Сви имамо различит начин размишљања, циљеве и проблеме; свако од нас има другачији стил рада и долази из различитих средина. Ови интернет чланци и видео снимци су генерализовани и не баве се нашим јединственим скупом проблема и препрекама продуктивности.

Са одговарајућим планом продуктивности који вам је на располагању, нећете морати да скачете слепо са једног задатка на други. Имаћете одговарајућу мапу дана (седмица или месец), што ће вас учинити више фокусираним на своје циљеве и мањом вероватноћом да ћете се омести. Планирање продуктивности даје вам осећај контроле, чинећи мање вероватно да ћете се осећати преоптерећено или под стресом.

Како направити план продуктивности

Планирање продуктивности није ракетна наука. Све што требате је да заузмете прави став, запамтите своје циљеве и кренете отвореног ума. Морате да избаците све догме о продуктивности „буђења у 4 ујутро“ или „хладног туширања“ кроз прозор и видите шта вам одговара.

Пошто је план продуктивности јединствен за ваше циљеве, темперамент и начин размишљања, не постоје строге смернице о томе како да га направите. Међутим, следећи кораци пружају флексибилну мапу пута коју можете да користите:

1. Поставите СМАРТ циљеве

Бесциљно ходање неће вас никуда довести. Ако имате евиденцију о својим циљевима и задацима, лакше ћете прећи са једног задатка на други. Зато је важно поставити СМАРТ циљеве, јер вам они помажу да пратите напредак, побољшате мотивацију и повећате продуктивност.

Када имате своје циљеве на папиру, размислите шта све треба да урадите да бисте их постигли. Ово може укључивати задатке о вашем послу или пословним циљевима, навике за самоусавршавање, личне пројекте или дневне обавезе. Почните са свиме што вам падне на памет, ма колико то изгледало тривијално, и групишите их под релевантне циљеве.

2. Пратите време

Пратите како проводите време током дана да бисте добили представу о свом просечном дану. Колико продуктивних сати дневно имате? Које активности вам одузимају највише времена? Радите то неколико дана и бићете запањени колико времена се троши на сметње или тривијалне активности као што је провера е-поште или фидова друштвених медија.

Можете користити ТимеЦамп за аутоматско праћење времена на рачунару. Све што требате је да се региструјете на њиховој веб страници и преузмете апликацију за рачунар и она ће почети да прати ваше време.

3. Анализирајте свој распоред и забележите изазове са којима се тренутно суочавате

Након што пратите своје време неколико дана, имаћете довољно података да стекнете вредне увиде. Ако сте користили ТимеЦамп, приступите његовом временском дневнику и имаћете детаљан извештај о својим данима.

Док анализирате свој дневник времена, поставите себи следећа питања:

• Колико сати дневно радите?
• Колико времена одлази на друштвене мреже?
• Које активности вам одузимају највише времена?
• Колико вам је времена требало да завршите одређени задатак?

Одговори на ова питања ће вам помоћи да уочите препреке које вас спречавају да постанете продуктивнији. Када сазнате проблеме, можете почети да размишљате о њиховим решењима.

Осим уобичајених ометања као што су друштвени медији, требало би да забележите и друге, наизглед неважне, ствари које би вас могле спречити да постанете продуктивнији. Запитајте се:

• Да ли вам је тешко радити касно поподне?
• Да ли се већину времена осећате летаргично?
• Не спавате како треба?

Док бележите изазове, требало би да останете верни себи. Покушајте да себи не кажете изговоре за своје непродуктивно понашање.

4. Креирајте и пратите распоред

Користећи увиде из ваше анализе, направите распоред узимајући у обзир своје циљеве. Иако је Гоогле календар одличан за заказивање, ако не ради, размислите о коришћењу бесплатне алтернативе за Гоогле календар за заказивање дана.

У зависности од ваших циљева и сати највеће продуктивности, доделите одговарајуће дневне или недељне сате за посао, фитнес, слободно време, породицу или личне пројекте. Не постоји исправно или погрешно; све зависи од ваших циљева и личних преференција.

На пример, ако желите да започнете нови посао, требало би да доделите неколико сати недељно за рад на свом послу. Али ако вам је циљ да добијете одличан летњи организам, смањите време проведено на телефону и закажите више недељних сесија у теретани.

Без обзира на то који су ваши циљеви, важно је држати реалан распоред. Не желите да закажете сваку последњу секунду дана. Ваш распоред треба да буде довољно флексибилан да прихвати изненадне планове. И не заборавите да укључите добро заслужене паузе. Циљ није остати заузет, већ повећати продуктивност.

5. Пронађите своју идеалну стратегију продуктивности и држите је се

Продуктивност већини нас није природна. Међутим, коришћење испробаних и тестираних метода може помоћи да се процес олакша. Ево неколико стратегија продуктивности које можете користити у свом распореду:

Метода Иви Лее

Метода Иви Лее је једноставна, али ефикасна стратегија коју можете укључити у свој распоред. Направите листу од 6 задатака које треба да обавите сваког дана. Поредајте их по важности и почните са најважнијим задатком. Циљ је завршити један по један задатак.

Када завршите са првим задатком, пређите на следећи, а затим на следећи, док не завршите са својом листом. Ако нисте у могућности да завршите свих шест задатака, једноставно их померите на следећи дан.

Ако желите да сазнате више, ево детаљног водича како користити метод Иви Лее за продуктивност без стреса.

Парето принцип

Парето принцип, такође познат као правило 80/20, је позната стратегија продуктивности која наглашава фокусирање на најважније задатке. Према Парето принципу, 20% (најважнијих) задатака даје 80% резултата.

Користите правило 80/20 да одредите приоритет својих задатака док се фокусирате на жељене резултате. Идентификујте кључне задатке који ће донети највише тих резултата и усредсредите се на то да прво завршите те задатке.

Помодоро техника

Повећајте своју продуктивност помоћу Помодоро методе тако што ћете се 25 минута фокусирати на један задатак, а затим направити кратку паузу. Помодоро метода је савршена за довршавање великих, застрашујућих задатака. Постаје много лакше за обавезивање и довршење када задатак поделите на неколико мањих задатака (које можете да завршите за 25 минута).

6. Поново анализирајте свој учинак и експеримент

Планирање продуктивности није једнократна ствар. Ваш први план продуктивности можда неће бити тако детаљан или ефикасан као што се надате. Зато је важно да прегледате свој недељни и месечни напредак.

Погледајте колико добро функционише ваш план продуктивности. Идентификујте све препреке које сте можда пропустили и прилагодите свој план да бисте их решили. Ако одређена стратегија не даје резултате, покушајте са другом и забележите резултате.

Повећајте своју продуктивност помоћу плана продуктивности

Ако савети за интернетску продуктивност не функционишу, време је да направите персонализовани план продуктивности. Ваш план треба да реши све препреке које су вас спречавале да достигнете свој максимални потенцијал. Када креирате план, обавезно закажите своје задатке високог приоритета како бисте искористили своје сате врхунског учинка.

Иако ће план продуктивности сигурно помоћи, важно је да га пратите до краја. То значи стварање радног окружења без ометања, укључујући телефон. Али ако је важно да је ваш паметни телефон близу, требало би да следите добре навике паметног телефона.