Функција ОФФСЕТ програма Мицрософт Екцел је веома моћан и свестран алат. Међутим, због своје сложености и броја сличних функција, нажалост се често недовољно користи.
Релативно једноставна функција може ауторима програма Екцел уштедети време и фрустрације. Поједностављује извлачење прецизних тачака података из добро организованог главног скупа података. Такође омогућава једноставно креирање веома детаљних извештаја, интерактивних визуелизација и сложених контролних табли.
1. Креирање скупова података променљиве величине
Једна од најчешћих употреба Екцел-ове функције ОФФСЕТ је хватање скупова података променљиве величине. С обзиром на велики скуп података, неко може желети да погледа само мали део података у било ком тренутку.
На пример, с обзиром на аутоматизовани извештај укупних продаја за запослене дневно, можда ћете морати да извучете укупне вредности за дату недељу или недеље.
Писање различите функције СУМ за сваки збир може се прилично лако урадити. Међутим, функција ОФФСЕТ може бити много бржа ради лакшег коришћења и поновне употребе.
Прво унесите дан у месецу са којим желимо да почнемо у ћелију Б6. Затим уносимо колико дана желимо да покренемо извештај у Б7. Затим, можемо користити а једноставна функција СУМ и АВЕРАГЕ функција да бисте добили више података о сваком запосленом током изабраног временског периода:
=СУМ(ОФФСЕТ(Б2, 0, Б6 - 1, 1, Б7))=ПРОСЕЧНО(ПОМАК(Б2, 0, Б6 - 1, 1, Б7)Подешавање датума почетка или дужине времена је једноставно као подешавање једне ћелије, што може знатно олакшати извлачење скупова података променљиве величине.
2. Омогућавање прилагођеног генерисања извештаја
Коришћење метода сличних онима изнад чини израду комплетног извештаја са променљивим прилагођавањем релативно лаким. Можете учинити да први аргумент у функцији ОФФСЕТ референцира други лист. То вам омогућава да унос података и извештавање буде одвојено.
Ово ће омогућити повлачење одабраних делова података са једног листа на други. Поред тога, омогућава вам да прикажете само информације релевантне за ваш тренутни извештај. Постављање извештаја који приказује дневне укупне вредности користећи исте податке од раније је прилично једноставно. То можете да урадите без повлачења података за небитне дане.
Следећа функција померања смештена у ћелију Б5 ће повући број дана наведен у Б2. Почиње у недељи наведеној у Б1, приказујући само податке за релевантни период:
=ОФФСЕТ(лист1!Б2, 0, (Б1 - 1) * 7, 1, Б2 * 7)Могуће је ограничити уносе у Б1 и Б2 и креирајте падајуће меније у Екцел-у са бројем доступних недеља коришћењем валидације података.
3. Пагинација табеле
Функција ОФФСЕТ такође може постићи једноставну пагинацију табеле, задатак са којим се обично повезује користећи картицу Екцел Девелопер. Ово може учинити рад са великим скуповима података једноставнијим и далеко ефикаснијим.
Када радите са табелом са 30.000 редова података, биће тешко прегледати цео скуп података одједном. Креирање падајућег менија који прихвата опсег бројева од 1 до 300 омогућава нам да брзо поделимо податке на странице од по 100 резултата.
Функција ОФФСЕТ ће увек имати сидро постављено на горњу леву ћелију података. Други аргумент је, међутим, вертикални помак. Ово ће бити једнако изабраном броју странице минус један пута 100. Хоризонтални помак, трећи аргумент, може се подесити на 0.
Четврти аргумент је постављен на 100, а пети на број колона у скупу података. Овај метод олакшава разбијање изузетно великих комада података на делове којима је лакше управљати.
Ево примера пагинираног скупа података. Подаци обухватају 500 узорака информација снимљених са сета сензора на једном листу и пагинирани извештај на другом.
Извештај користи проверу ваљаности података у ћелији Б1 да би направио падајући мени са страницама у њему. Следећи израз у ћелији А3 креира тело извештаја:
=ОФФСЕТ(лист1!А2, (Б1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Сечење података за графиконе
Можемо додати графикон у извештај о продаји који смо направили пре употребе функције ОФФСЕТ. Графикон може да извуче променљиве информације на основу података изабраних у два падајућег менија на врху листа.
Када промените вредности на врху листа, графикон ће се аутоматски променити тако да одражава изабране недеље, дајући брзу визуелну референцу свакоме ко гледа извештај.
Комбиновање графикона и графикона са функцијом офсет чини визуелизацију сложених и променљивих података далеко лакшим. Такође омогућава генерисање једноставних контролних табли у Екцел-у.
5. Извлачење информација према датумским померањима
Тражење специфичних информација на основу временских ознака није необично када се говори о подацима извештаја или подацима извученим из аутоматизованих временских процеса. Када разматрате један период, коришћење условних функција као што су ИФ или ИФС за повлачење само потребних података није тешко. Ако треба да извучете податке на основу низа дана или времена, превише је лако упасти у масивни угнежђени услов.
Користећи комбинацију ЦОУНТИФ и ОФФСЕТ, повлачење података из низа времена или дана је прилично једноставно. Користите једну ћелију да представите почетни дан. Затим користите другу ћелију да представите дужину времена из којег желите да повучете.
У функцији ОФФСЕТ, висина или ширина, у зависности од изгледа ваших података, могу да се подесе на вредност користећи функцију ЦОУНТИФ у Екцел-у. Ово вам омогућава да одредите колико уноса лежи у траженом опсегу и повучете само повезане податке.
У овом примеру имамо скуп података који садржи уносе током неколико година. Можемо да користимо датум унет у ћелију Б1 и следећу функцију да повучемо само уносе који су се десили након тог датума:
=ОФФСЕТ(лист1!У2, ЦОУНТИФ(лист1!В2:В501, " & Б1), 0, 500 - ЦОУНТИФ(Схеет1!В2:В501, " & Б1), 1)Ово додаје значајну корисност извештају, омогућавајући вам да филтрирате вредности које су дошле пре или после одређеног датума. Ако уместо тога користите функцију ЦОУНТИФС, можете чак додати и крајњи датум, дајући крајњем кориснику већу варијабилност.
6. У комбинацији са ЦОУНТИФ
Поред проширења временских опсега, функција ЦОУНТИФ добро служи за извлачење одређених делова свих типова добро уређених података помоћу Екцел-ове функције ОФФСЕТ. Могуће је подесити аргументе висине и ширине функције ОФФСЕТ користећи ЦОУНТИФ. Поред тога, можете лако да модификујете било које нумеричке податке са подесивом вредношћу негде на вашем листу.
Ако сте имали листу трансакција из дана поредану по износу трансакција, могли бисте да користите ову технику да повучете сваку трансакцију преко одређеног износа. Ово се може постићи коришћењем једноставне функције ОФФСЕТ као што је следеће:
=ОФФСЕТ(А2, ЦОУНТИФ(Б2:Б22, " & Х3), 0, ЦОУНТИФ(Б2:Б22, " & Х3), 4)Једна од најважнијих ствари на коју треба обратити пажњу у овој функцији је претпоследњи аргумент, ЦОУНТИФ(Б2:Б22, "
Још једно важно питање за оне који желе да користе ОФФСЕТ на овај начин је да ће функционисати само у случају да су подаци са којима радите добро уређени. Неуређени подаци неће дати резултате које тражите. Срећом, Екцел такође укључује пакет алата за аутоматско сортирање како би се ваши подаци довели у ред.
Ово можете користити за обављање радњи од променљивог сечења производа на основу цене до повлачења само операција које се покрећу одређени број пута. Могућност да контролишете тачну количину прикупљених података даје фину контролу над прецизним узорком података које извлачите из својих табела. Ово омогућава креирање разних детаљних, интерактивних извештаја.
За ово је заправо корисна функција ОФФСЕТ
На крају, функција ОФФСЕТ омогућава корисницима да извуку информације из своје табеле са великом прецизношћу. Ово штеди време и омогућава корисницима да обављају више операција са мање функција.
Поједностављује извлачење прецизних података који су вам потребни без прибегавања условима угнежђења. Такође штеди време и труд корисницима у креирању прилагођених извештаја, контролних табли и још много тога у Екцел-у.