Већина корпорација, укључујући владине организације, предузећа и непрофитне организације, користе Мицрософт Екцел за своје буџетирање. Екцел им нуди флексибилност, познавање и лакоћу састављања, сортирања, управљања и анализе података за буџетирање и предвиђање.
Али да ли је Екцел прави алат за пословно буџетирање? Хајде да одмеримо предности и недостатке коришћења Екцел-а као софтвера за буџетирање да бисмо одговорили на ово важно питање.
Предности пословног буџетирања у Екцел-у
Мицрософт је покренуо Екцел давне 1985. године. Према анкети од Центаге Цорпоратион, већина финансијских директора (скоро 88%) и даље користи прорачунске табеле за своје пословно буџетирање. То много говори о корисности програма. Али зашто је Екцел толико популаран као алатка за пословно буџетирање? Хајде да сазнамо.
1. Сви знају како да користе Екцел
Већина дипломираних студената користила је Екцел, на овај или онај начин, током студија. То показује свестраност програма и да скоро сви знају основе програма. Пошто је већина ваших запослених већ упозната са основама Екцел-а, све што им је потребно је мало померања у правом смеру и они ће за кратко време управљати вашим пословним финансијама.
Одређивањем буџета у Екцел-у, уштедећете време и ресурсе који би иначе били потрошени на обуку – посебно је корисно ако водите мало предузеће или стартуп са ограниченим ресурсима.
2. Екцел је јефтин и лако доступан
Скоро свако има копију Мицрософт Екцел-а. Ако ваше пословање захтева више људи да учествује у процесу буџетирања, можете да делите приступ са било ким ко има копију Екцел-а без куповине додатних лиценци. Када је то могуће, мала предузећа треба да избегавају софтвер за буџетирање предузећа јер он може повећати трошкове.
3. Можете да прилагодите Екцел табеле
У предузећима, посебно почетницима, прилагодљивост је изузетно корисна и тражена карактеристика јер различите развојне фазе пословања захтевају различите приступе. Једна од највећих предности Екцел табела у односу на други софтвер за буџетирање је та што моћ лежи у рукама корисника.
Екцел је прилично сложен програм који својим корисницима нуди флексибилност у облику бројних функција и формула. Једном ти разуме Екцел формуле, у суштини можете да радите било шта, од пословног буџетирања до финансијске анализе и цртања графикона. Можете чак да креирате сопствене формуле, макрое и шаблоне буџетирања у Екцел-у да бисте задовољили јединствене захтеве вашег пословања.
Недостаци пословног буџетирања у Екцел-у
Као и било шта друго, Екцел има доста ограничења када је у питању пословно буџетирање.
1. То одузима време и подложно је грешкама
Пословно буџетирање у Екцел-у захтева ручни унос података. Пошто се толико ослања на људски труд, грешке су практично неизбежне. Вероватноћа таквих грешака расте са повећањем величине и сложености буџета, што доводи до погрешних буџетских прогноза и пројекција прихода.
У компанијама вредним више милиона долара, чак и једноставна грешка у куцању или транспоновању може коштати милионе долара. Узмимо за пример ТрансАлта: једноставна грешка исецања и лепљења коштала је компанију 24 милиона долара. Компаније често прегледају и исправљају проблеме у својим Екцел табелама како би спречиле такве ризике, што их кошта драгоценог времена, труда и трошкова.
2. Проблеми скалабилности за веће скупове података
Будући да је Екцел јефтин и приступачан, малим предузећима нуди ниску баријеру за улазак уз беспрекорну корисност и функционалност. Међутим, како посао расте, подаци потребни за буџетирање и предвиђање драстично се повећавају. Екцел често није у стању да се носи са великим количинама података са бројним формулама и макроима и вероватно ће се успорити или чак срушити.
3. Недостатак приступа заснованог на улогама и питања безбедности
Екцел датотеке се лако могу делити са свима који имају копију програма, што доводи у опасност поверљиве информације компаније. Док можеш Екцел датотеке за заштиту лозинком, лозинка се мора поделити са релевантним људима током буџетирања.
Екцел не нуди приступ заснован на улози, тако да свако са лозинком може да приступи целој табели. Ово може бити главна брига за усаглашеност за већину предузећа.
Да ли је Екцел прави софтвер за ваше пословне потребе буџетирања?
Екцел има своје предности као алат за пословно буџетирање, али најбоље је инвестирати у софтвер за буџетирање предузећа ако се суочавате са проблемима. Већа предузећа ће вероватно патити са Екцелом као њиховим јединим решењем за буџет.
Проблеми са консолидацијом података, координацијом, безбедношћу и сарадњом су само неки од проблема са којима се веће организације могу суочити када планирају буџет у Екцел-у. Међутим, ако сте још увек мали бизнис или стартуп са ограниченим покретним деловима, Екцел може бити свестран, јефтин и ефикасан алат за буџетирање.
Ако користите Екцел за своје пословно буџетирање, али сте још увек заглављени са основама, размислите о учењу неколико курсева напредног нивоа да бисте побољшали процес пословног буџетирања.