Никада не шаљите лоше конструисане е-поруке. Не само да ужасне структуре збуњују поруку, већ остављају на примаоце негативан утисак о вашој радној етици и професионализму. Добре комуникацијске вештине су кључне у било којој индустрији.
Да бисте избегли грешке, лекторирајте своје нацрте. Исправите ове лоше праксе и грешке које се често занемарују због којих е-поруке нису професионалне.
1. Нежељене теме
Маркетиншки стручњаци мисле да је продајна тема повећати стопе отварања е-поште; нажалост, дају супротне резултате. Примаоци имају тенденцију да игноришу превише промотивне е-поруке. Осим ако вас већ познају, немају обавезу да провере вашу поруку.
Уместо да будете продајни, будите ангажовани. Цомпосе теме које привлаче пажњу садржи описне речи које изазивају размишљање. Потакните радозналост својих читалаца. Можете да користите отворена питања и предлоге – само се уверите да су релевантни за вашу поруку. У супротном, примаоци би вас могли блокирати због злоупотребе тема за мамце за кликове.
2. Шале и духовите примедбе
Размислите двапут пре него што убаците шале у своје пословне е-поруке. Иако вам дељење смеха може помоћи да изградите однос у неким случајевима, често доноси више штете него користи. Шале је тешко доставити путем е-поште. Чак и безбрижне игре речи могу бити схваћене као саркастичне или увредљиве ако вас читалац погрешно разуме.
Као опште правило, прескочите шале. Уместо тога, истражите друге начине да разблажите расположење, на пример, поделите личну причу или разговарате о заједничком интересу. Бити приступачан и дружељубив не захтева гегове.
3. Емоџи и прекомерни знаци интерпункције
Данас више добављача поштанских сандучића прихвата емоџије. Платформе као што су Оутлоок и Гмаил вам чак омогућавају да уметнете емоџије у наслове.
Иако су забавни и креативни, они не спадају у радну е-пошту. Људи другачије доживљавају емоџије. На пример, док можете користити емотикон лица које се смеје да изразите радост, други би то могли видети као сарказам. Смајлији не преносе увек жељену поруку.
Такође, сумњиви трговци воле емотиконе. Ако их често користите, примаоци би вас могли повезати са пхисхинг нападима, продајним билтенима и превише промотивним огласима.
4. Грешке у куцању и граматичке грешке
Грешке у куцању не мењају намеру. Чак и ако погрешно напишете сваку реч у својој е-пошти, читаоци ће је и даље разумети кроз контекстуалне трагове. Напредне граматичке грешке могу изазвати забуну, али текст неће бити неразумљив.
Да ли то значи да можете да превидите грешке у куцању? Дефинитивно не! Иако правописне и граматичке грешке не збуњују вашу поруку, изгледају немарно. Без обзира да ли се обраћате потенцијалном клијенту или ажурирате колегу, имаћете проблема да зарадите њихово поверење непрофесионалним писањем.
Најбољи приступ је да пажљиво прегледате нацрте пре него што их пошаљете. Проведите свој текст кроз а поуздана провера правописа, елиминишите непотребне длаке, прилагодите тон у складу са тим и замените сложене речи једноставнијим. Поновите ове кораке онолико пута колико је потребно.
5. Дуги параграфи
Будите опрезни када копирате нацрте е-поште из Гоогле докумената или Мицрософт Ворд-а. Програми за обраду текста имају различите подразумеване поставке. Не можете очекивати да ће ваши имејлови изгледати као када сте их куцали. Они ће се прилагодити стилу фонта, величини текста и размаку тренутног програма.
Као најбољу праксу, копирајте и залепите без форматирања притиском Цтрл/Цмд + Схифт + В уместо само Цтрл/Цмд + В. На тај начин бришете претходне промене формата. И да бисте избегли дугачке блокове текста, држите сваки пасус у две до три реченице.
6. Превише информација
Опширна објашњења су корисна, али морате их правилно одредити. Немојте само износити насумичне чињенице. Читаоци ће вероватно кликнути на вашу е-пошту ако их преоптеретите информацијама од самог почетка.
Делите само оно што је читаоцима потребно. Када објашњавате сложене теме, приложите релевантне истраживачке документе, закажите виртуелне консултације и одговорите на све упите који вам се нађу.
7. Генеричке завршне изјаве
Генеричке завршне изјаве су далеке. Због њих изгледате непрофесионално, плус ослабљују закључак ваше е-поште. Имаћете мање шанси за успешно затварање. Када завршавате е-поруке, користите директнији, сажетији алтернатива "Радујем се што ћу чути од вас".
Већ су претерано употребљени. Читаоци су их видели стотине пута раније - неће оставити позитиван утицај. Уместо да користите генеричке линије, користите јак позив на акцију. Реците својим читаоцима њихове опције и упутите их да делују путем ваше е-поште.
8. Непотребни прилози
Прилози е-поште олакшавају дељење информација. Уместо да читаоце преоптерећујете дугим, нежељеним порукама, усмерите их на релевантне ресурсе. То штеди време свим укљученим странама.
Уз то речено, требало би да се уздржите од масовног слања датотека. Корисници су генерално скептични у погледу отварања прилога јер би могли да шире злонамерни софтвер. Слање више датотека е-поштом чак изазива забринутост за безбедност.
Ако морате да пошаљете неколико докумената истовремено, користите алатку за дељење датотека као што је Дропбок. Отпремите датотеке на жељену платформу, поставите потребна ограничења приватности, а затим пошаљите везу за приступ путем е-поште.
9. „Креативни“ формати
Избегавајте играње смелим фонтовима. Можете подвући, курзивом или подебљаним текстом за истицање, али користите подразумевани стил фонта, боју и величину.
„Креативни“ типови дају занемарљиве предности у професионалном окружењу. Они одвлаче читаоце од ваше е-поште. Уместо да разумеју намеру поруке, њихови умови ће се фокусирати на различите боје и стилове које сте користили.
Такође, чудни формати чине да изгледате недовољно. Провајдери поштанских услуга чак шаљу е-поруке које садрже нечувене дизајне и боје директно у фасцикле за нежељену пошту.
Користите креативне шаблоне само ако су у складу са вашим брендом. На пример, пример у наставку показује како виртуелна платформа за окупљање под називом Гатхер дели своје карактеристике без угрожавања професионализма.
10. Нејасни мотиви
Мали разговори могу помоћи да се олакшају неугодни састанци, али ретко одговара пословним имејловима. Престани да лупаш по жбуњу. Већина људи ће кликнути ако сматра да је ваша порука досадна и збуњујућа.
Да бисте пренели своју поенту, користите јасан, концизан језик. Увод треба да буде кратак и да привуче пажњу, док тело мора да се позабави темом која је при руци. Нејасна објашњења ће на крају довести до губљења времена накнадних е-порука.
Ако не можете да компримујете тему у једну поруку, уместо тога угостите састанак. Апликације за одређивање термина елиминишете е-поруке напред-назад када планирате позиве. Само пошаљите е-маил другој страни везу са позивницом и сачекајте њихов одговор.
Нека ваша пословна е-порука буде професионална и респектабилна
Уз број е-порука које редовно шаљете и примате, очекујте да ће неке грешке пропасти. Повремене грешке у куцању су разумљиве. Међутим, имајте на уму да ће се доследно коришћење субпар шаблона лоше одразити на вас. Примаоци можда чак сматрају да нису вредни добро осмишљених е-порука. Никада не прескачите фазу лектуре.
Да бисте саставили још боље имејлове, проучите лоше које добијате. Пронађите заједничке карактеристике између различитих продајних предлога, билтена и покушаја „пецања“ у фасцикли за нежељену пошту. Прављење граматичких грешака је једно, али коришћење ИП адреса са црне листе, злоупотреба продајног језика и масовно насумично слање линкова је нешто друго.