Ако сте забринути да вам се представљање путем е-поште чини слабо, не брините – нисте сами. Чак и вешти писци проводе сате стварајући савршен увод. Сви знају да би требало да привлаче пажњу читаоца, али само неколицина то успева.
Да бисте савладали уводне редове е-поште, прво проучите како изгледају лоше. Ево неких штетних, али често занемарених грешака које треба избегавати приликом писања професионалних е-порука.
1. Унос емоџија и прекомерних знакова интерпункције
Емоџији су постали толико уобичајени да их чак и одрасли који нису упућени у технологију користе у свакодневним разговорима. На крају крајева, изражавање емоција кроз текст је незгодно. Уместо да тачно описујете нијансе невербалне комуникације, лакше ћете кликнути на дигиталне слике. За личнији осећај, можете чак направите прилагођене емоџије користећи апликације.
Упркос погодности емотикона, не би требало да их користите у пословним имејловима. Изгледају непрофесионално. Неки читаоци вас могу чак повезати са досадним трговцима који започињу мејлове са огромним емоџијима.
Исто правило важи и за прекомерне знакове интерпункције. Док вишеструки узвичници и тачке означавају појачане емоције, понекад изгледају као нежељени. Користите их само са блиским пријатељима и вршњацима. У супротном, ризикујете да изгледате као сумњиви трговци који претерано користе „!!!“ да створи лажну хитност.
2. Коришћење језика Салес-и
Агресивне тактике е-поште више ретко раде. Примаоци аутоматски затварају е-поруке са уводима о продаји, без обзира на намеру поруке. Када то ураде, не отварају их поново. Неки људи ће чак и потпуно блокирати пошиљаоца ако га не познају на личном нивоу.
Да бисте избегли исти третман:
- Испустите уводне редове е-поште.
- Користите првих неколико реченица да истакнете свој лични бренд уместо да постављате позиве на акцију.
- Задобити поверење читаоца пре свега. Без обзира да ли желите повећање плате од свог послодавца или састанак са топлим контактом, прво се морате успоставити као особа од поверења.
3. Предуго траје са уводом
Иронично, људи имају тенденцију да превише објашњавају када су изгубљени за речи. Они компензују неизвесност тако што неспремне и преусмеравају читаоце на повезане, али небитне елементе. То је природан одговор. Ако сте непажљиви, можда ћете куцати неколико пасуса пре него што дођете до сржи поруке.
Иако наизглед корисно, претерано одвраћа читаоце. Дигитални урођеници обично имају кратак распон пажње – неће дати шансу вашој поруци ако почне дугим, заморним уводом. Нека отварање буде отворено. Поменуте своје акредитиве, поделите зашто им се обраћате, а затим потакните њихову радозналост болном тачком.
Запамтити: Уводи морају да одређују тон ваше поруке, а не да је сумирају. Покушајте да напишете информативан увод који привлачи пажњу који пружа контекст и подстиче читаоце да се ангажују. Такође, ограничите се на две или три реченице.
4. Представљамо превише жаргона
Жаргон се односи на техничке речи које се користе у одређеним заједницама. Они брзо преносе сложене концепте који би иначе захтевали дуга, сувишна објашњења. Ови појмови немају синонима. На њих ћете се највише ослањати када разговарате о питањима специфичним за индустрију са колегама професионалцима.
Иако суштински, жаргони се такође осећају искључивим. Не би требало да немарно претпоставите да ће примаоци разумети сложене, техничке идеје. У супротном, можете их застрашити. Увек започните е-пошту општим фразама и сажетим језиком. Користите жаргон тек када се представите и утврдите намеру поруке.
Про врх: Избегавајте техничке термине и жаргон када пишете људима ван индустрије. Ако морате да елаборирате превише сложена питања, отпремите релевантне ресурсе као велике прилоге датотека уместо тога.
5. Ацтинг Овер Фамилиар
Комуникација на радном месту не захтева увек пријатељско, весело понашање. Личне приче, допунске фразе и длаке ће замутити вашу почетну линију ако се извуку из контекста. Пре него што поставите тон свог представљања, размислите о свом нивоу блискости са примаоцем. Поштујте њихове професионалне границе.
Сувишни, формални изрази звуче безлично, али оштар, неприкладан став могао би испасти увредљив. Будите лични, а да се не понашате превише познато. А ако нисте сигурни у свој приступ, играјте на сигурно и нагните се ка формалном тону. Избегавајте фразе које би могле бити погрешно протумачене. Заузмите мање формалан став тек када се друга страна загреје за вас.
6. Разбацивање шала и пунцхлинеа
Многи трговци се заклињу у духовите уводе путем е-поште. Тврде да духовите опаске граде однос и привлаче пажњу читаоца. Смешни уводи могу учинити ваше е-поруке привлачнијим, али ризици су већи од предности. Шале је тешко пренети путем е-поште.
Чак и безбрижна игра речи може да се претвори у увредљиву увреду ако користите погрешан тон, фразу и контекст. Размислите о коришћењу шала само у необавезним разговорима са колегама које познајете на личном нивоу. У супротном, нека ваша пословна е-пошта буде професионална.
7. Праћење необичних формата
Већина провајдера е-поште прихвата исте стилове фонта, величине и боје које се налазе у програмима за обраду текста. Можете чак и преузети нове са веб странице са бесплатним фонтовима. Иако фонтови изражавају креативност, пажљиво бирајте оне које користите у професионалним порукама. Не цене сви необичне формате.
Да бисте били сигурни, користите подразумевани стил када пишете пословне е-поруке. Нечувени дизајни нису само непрофесионални, већ и угрожавају читљивост. На пример, бела позадина испиру светле боје, док велике величине слова одступају читаоце од мањег текста.
Постоји више професионалних начина изражавања креативности. Уместо да се играте са фонтовима, покажите свој таленат прављење веб странице од нуле, отпремање релевантних средстава, или креирање портфолија за писање.
8. Давање агресивних упозорења
Трговци попут оних на горњој слици почињу своје е-поруке са измишљеним роком. Иако привлачи пажњу, такође је неугодно. Чак се и комерцијалне банке и зајмодавци представљају пре него што крену са послом. Ако се ваша порука отвори агресивним упозорењем, читаоци ће је одбацити као нежељену пошту.
Истражите друге начине на које можете створити хитност. Уместо да предводите роковима, који ретко утичу на куповину, нагласите вредност своје понуде са ограниченим временом. Проспекти не реагују добро на агресивне приступе.
Али ако можете да избегнете додавање рокова у свој почетни ред, молимо вас да то урадите. Обезбедите вредност пре него што створите хитност. Закључивање уговора без објашњења свог предлога учиниће да изгледате нападно и очајно. Сачувајте своје позиве на акцију за крај.
Започните е-пошту са снажним, професионалним отварањем
„Савршена” почетна линија не постоји. Уместо да се ослањате на шаблоне, креирајте јединствене уводе који су у складу са намером ваше поруке и одјекују код примаоца. Запамтите: генерички, претерано коришћени уводи никада не дају резултате.
Док ваш почетни ред поставља тон за вашу е-пошту, немојте трошити сво своје време на то. Радни мејлови се састоје од неколико делова. Требало би да проверите да ли у нацрту нема других немарних грешака, на пример, празних редова предмета, граматичких грешака и недостајућих прилога датотека.