Дигитални неред се манифестује на различите начине, укључујући неорганизоване радне површине, неотворене е-поруке, лоше означене датотеке и учитане пријемне сандучиће. Они потичу из неуредног виртуелног живота.
Ако имате тенденцију да одлажете организовање својих датотека, време је да промените своју лошу навику. Омета продуктивност. Ево неколико начина на које дигитални неред успорава ваш ток посла, узрокује непотребан стрес и одвлачи вас од ваших обавеза.
1. Сортирање неорганизованих датотека губи време
Неорганизовани дигитални системи архивирања су узроковани лошим навикама. Већина корисника насумично шаље различите датотеке на своје радне површине, датотеке за преузимање или документе. Иако се неколико изгубљених докумената у почетку чини да се може управљати, они би се брзо могли акумулирати ако занемарите правилно управљање.
Запамтите: одабир за краткорочну погодност ствара дугорочна уска грла. Како неред гомила ваше фасцикле, лоцирање одређених датотека ће постепено трајати више времена. Узмите горњу фотографију као пример. Ниједна датотека у тој фасцикли није именована; морали бисте да претражујете сваки пре него што пронађете оно што вам треба.
Да исправимо ову лошу навику, пракса организације фајлова. Уверите се да свака фотографија, видео или документ који сачувате иде директно у одговарајућу фасциклу. Подразумевано престаните да их шаљете у фасцикле за преузимање или на радну површину.
2. Неред одвлачи пажњу
Остављање датотека у подразумеваним фасциклама за чување затрпава екран. Осим ако не наведете ново одредиште, они ће наставити да попуњавају ваша преузимања, документе или фасцикле на радној површини. Они могу заузети цео екран ако нисте пажљиви.
Не само да ова врста нереда изгледа страшно, већ такође узрокује визуелно преоптерећење. Ваш ум ради теже да обради различите информације. Сходно томе, додатни когнитивни стрес ће се осећати неодољиво, ометати вас да постигнете најбоље резултате и пореметити ваш ток мисли.
Најбоље решење је да развити конвенције за именовање датотека (ФНЦ). Означите своје датотеке на основу њихове намене. У идеалном случају, ваш ФНЦ би требало да илуструје њихов садржај, функцију, аутора и релевантност пројекта — групна средства заснована на заједничким карактеристикама.
3. Скупљање некоришћених софтверских програма омета брзину уређаја
Дигиталним домороцима је потребно неколико радних и личних софтверских програма. Тхе Пословање апликација извештава да су глобални корисници преузели 143 милијарде апликација у 2021. Уобичајено је да се редовно испробава више алата.
Упркос великом броју преузимања, већина апликација се напушта. Статиста каже да се 25% користи само једном. Прођите кроз фасциклу за преузимање—наћи ћете програме које сте већ заборавили. Можда сте морали да тестирате нови алат за рад, или је можда нека модерна игра изазвала вашу радозналост.
Одржавање старих апликација при руци може изгледати згодно, али оне значајно успоравају уређаје. Инсталирање програма заузима простор на диску. И даље ће трошити процесорску снагу чак и ако их не покрећете често.
Најбоље је да престанете да гомилате некоришћене програме. Осим ако не видите да више пута користите нешто што сте преузели, избришите то. Само поново инсталирајте избрисане апликације по потреби.
4. Неорганизована средства успоравају праћење задатака
Корисници имају тенденцију да пребрзо усвајају радне апликације. Извештај за 2021 Окта, Инц. показује да 10% послодаваца у САД има више од 199 радних алата. Да, сваки програм доноси одређене предности. Али укључивање превише у своју дневну рутину успорава ваш ток посла -пребацивање између платформи губи време.
Користите само оне које су вам потребне. Изградња и одржавање више система изазива непотребан когнитивни стрес. Док мењање картица траје секунде, апсорбовање нових информација захтева најмање неколико минута. Имаћете проблема са одржавањем фокуса ако наставите да скачете између задатака.
Да бисте поједноставили пословне процесе, инвестирајте у платформу која комбинује све ваше радне алате. На пример, можете добити алати за управљање пројектима. Омогућавају вам да додељујете задатке, пратите напредак пројекта, дајете најаве за целу компанију и шаљете приватне поруке са једне платформе.
5. Имати више налога са различитим акредитивима за пријаву је збуњујуће
Данас је уобичајено имати неколико налога. Узимајући у обзир различите платформе друштвених медија, алате за рад, системе за управљање пројектима, билтене и пружаоце услуга слања поште, лако бисте могли имати десетак профила.
Нажалост, праћење вишеструких акредитива за пријаву је изазов. Многи само постављају кратке речи из речника које могу лако да запамте као лозинке. Аваст чак извештава да 83% Американаца рециклира слабе лозинке на личним и професионалним налозима. Иако су незаборавни, они су такође несигурни. Вешт хакер би могао брзо да заобиђе уобичајене комбинације помоћу метода грубог хаковања.
Изаберите дугачке алфанумеричке низове као лозинке. Ако имате проблема да их запамтите, инвестирајте у а сигуран, поуздан менаџер лозинки који аутоматски попуњава странице за пријаву.
6. Чување старих поверљивих докумената доводи вас у опасност од крађе личне карте
Осим што затрпају радну површину, неорганизоване датотеке угрожавају вашу безбедност. Документи државних агенција, послодаваца, пословних партнера, здравствених установа и пословних банака садрже поверљиве личне информације (ПИИ).
Имајте на уму да криминалци могу починити различите врсте преваре са овим личним подацима. Ако директни идентификатори попут вашег ССН-а, пуног правног имена и информација о послодавцу дођу у њихове руке, ништа их неће спречити да вам украду идентитет. Могли би чак узети огромне кредите без вашег знања.
Као опште правило, предузмите додатне кораке у заштити поверљивих датотека. Шифрујте своје фасцикле, избегавајте слање личних података путем е-поште и трајно избришите старе документе помоћу уређаја за уништавање датотека.
7. Преоптерећење информацијама изазива стрес
Мултитаскери често отварају на десетине картица одједном. Они истовремено преузимају различите задатке да заврше више посла, али иронично, промена контекста само убија продуктивност. Тхе Америчко удружење психологије каже да вас когнитивни стрес због упијања превише информација и скакања између задатака чини неефикасним. Мање ћете радити на крају радног дана.
Престаните да преоптерећујете свој мозак подацима. Ваш ум ће лутати ако наставите да видите насумичне задатке. Једног минута завршавате чланак за посао, а следећег минута безумно листате рецепте за вечеру.
Уместо да остављате отворене разне документе, датотеке и листе обавеза, минимизирајте их и сложите их док вам не затребају. Само се фокусирајте на задатак који имате. За то су вам потребни мир и слобода ући у креативно, продуктивно стање тока.
Дигитални минимализам и повећана продуктивност
Претрпан дигитални простор штетан је као и неуредан сто. Иако организовање виртуелних датотека може звучати заморно, прочешљавање стотина датотека, е-порука и фасцикли ће потрошити много више енергије. Да бисте постали ефикасни, уверите се да можете беспрекорно да се крећете својим дигиталним системима.
Такође, имајте на уму да уклањање нереда превазилази организацију датотека. Уместо да само сређујете своје фасцикле сваких неколико месеци, укључите праксе дигиталног минимализма у свој свакодневни живот. Направите навику да одржавате чист виртуелни простор.
