Менаџери пројеката процењују своје пројекте како би видели да ли пројекти испуњавају циљеве и циљеве компаније и тима. Процена пројеката након завршетка може вам помоћи да боље разумете утицај и идентификујете области које треба побољшати.
Евалуација пројекта је од виталног значаја за сваки пројекат јер може пружити увид и лекције за будуће пројекте. Када завршите процес евалуације пројекта, од суштинског је значаја да поделите своје налазе са заинтересованим странама и члановима вашег тима. Иако постоји много метода за процену пројекта, ево основних корака које треба да предузмете, без обзира на начин на који одаберете.
1. Израдите план евалуације
Док креирате свој пројекат, требало би да размотрите циљеве и циљеве које желите да постигнете и поделите их са својим тимом, пружајући им јасан пут напред. Циљеви и задаци које одредите могу вам помоћи да одаберете метод евалуације пројекта који желите да користите.
На пример, ако је циљ пројекта повећање продуктивности тима, можда ћете желети да прегледате податке о извршењу задатка као алат за процену стопа продуктивности. Можда ћете бити заинтересовани за учење
како поставити прекретнице пројекта за повећану продуктивност.2. Изаберите извор евалуације и припремите се за имплементацију
Први корак је да одаберете како желите да прикупите податке за евалуацију. Можете одлучити да користите интервјуе, фокус групе, анкете, студије случаја или посматрање. Одаберите алат за процену који ће одговарати људима од којих желите да добијете информације, што значи да идентификујете људе које желите да укључите.
Било да планирате да интервјуишете или анкетирате људе, морате унапред припремити питања. Ако користите фокус групу, морате послати позивнице, одабрати датум и навести питања.
Након што одаберете извор евалуације и будете спремни за примену, требало би да поделите детаљан распоред и делегирате дужности, тако да је ваш тим спреман за следећи корак. Ако нисте сигурни у утврђивање ко шта ради, можда ћете бити заинтересовани да научите најбољи савети за дефинисање тимских улога и одговорности.
3. Спровести евалуацију пројекта
Док је пројекат у току, праћење свих елемената је кључно како би се осигурало да је у оквиру буџета и да се одвија по плану. Корисно је креирати извештаје о статусу које делите са тимом, тако да је свима јасно статус пројекта.
Процес имплементације се разликује на основу алата за евалуацију и метода које одаберете. Помогло би ако се фокусирате на:
- Евалуација пре пројекта: Овде развијате циљеве и циљеве пројекта које ћете користити да одредите одрживост пројекта.
- Текућа евалуација: Пратите детаље као што су буџет, квалитет рада и распоред.
- Евалуација након пројекта: Измерите успех пројекта на основу резултата и утицаја.
4. Прегледајте податке
Када прикупите податке за процену, време је да их анализирате у потрази за слабостима, предностима и трендовима. То је такође прилика да се провери да ли је пројекат био близу испуњења циљева и циљева постављених на почетку. Можете користити циљеве и циљеве тима да преведете примљене податке за следећи корак.
5. Направите извештај за свој тим
Након што завршите анализу података, потребно је сумирати резултате евалуације. Требало би да изаберете формат који задовољава потребе читаоца, а то су ваши актери и чланови тима.
Након завршетка сваког пројекта, пружање извештаја о процени пројекта је вредна навика. Може да скрене пажњу на области којима је потребно побољшање, да садржи намерне и ненамерне утицаје и одреди да ли је тим испунио своје циљеве или не. Пре него што напишете свој извештај, можда ћете бити заинтересовани да сазнате најбоље врсте извештаја о управљању пројектима које треба да знате.
6. Разговарајте о следећим корацима
Последњи корак у процесу евалуације пројекта је дискусија о следећим корацима на основу налаза. Неопходно је покренути дискусију о резултатима евалуације.
Дискусија може да инспирише иновативне идеје за побољшање тима, јачање комуникације и давање предлога за побољшање будућих пројеката. Ако желите да се ваш извештај истиче међу заинтересованим странама и да привуче пажњу вашег тима, можда бисте желели да видите како можете да укључите најбољи савети како би се ваши извештаји о пројекту истакли.
Следе алати које можете користити за евалуацију пројекта. Можда ћете сматрати да су неки погоднији за ваш пројекат од других.
1. Анкете
Анкете су алат за евалуацију који вам омогућава да одредите како се група људи осећа пре него што пројекат почне, а затим их испитате након тога. Овај процес евалуације може мерити различите ствари, укључујући самопоштовање, склоности, достигнућа и ставове.
Било би најбоље да анкетирате чланове своје циљне публике. Можете да видите да ли се осећања људи позитивно мењају након завршетка пројекта, и ако је то био циљ пројекта, онда знате да сте га постигли. Можете анкетирати на бројне начине, укључујући телефоном, папиром или електронским путем.
2. Посматрање
Посматрање вам омогућава да процените или надгледате ситуацију или процес док документујете оно што посматрач види и чује. Гледање понашања и радњи у природном контексту може пружити увид и разумевање о објекту који оцењујете. Када користите посматрање, од кључне је важности да користите доследан и системски приступ док прикупљате податке.
3. Студије случаја
Студије случаја могу пружити више дубине од других алата за евалуацију. Када радите студију случаја, фокусирате се на одређену групу унутар заједнице, села, особе или подскуп шире групе. Можете користити студије случаја да бисте илустровали трендове или показали велике разлике.
Анализа студије случаја захтева извлачење критичних тема и резултата да би се помогло у предвиђању будућих трендова, истакли скривени проблеми или пружили разумевање суштинског питања са већом јасноћом.
4. Интервјуи
Интервјуи могу бити квалитативни или квантитативни алат за евалуацију, у зависности од тога како их користите. Процес укључује разговор између анкетара и особе која одговара на питања.
Интервјуе можете користити за прикупљање наративних информација и података како бисте боље разумели јединствени поглед на свет, перспективе и мишљења испитаника. Постоје различите врсте техника и приступа интервјуа, укључујући:
- Структурирани интервјуи: Ово су квантитативна истраживања, често истраживања заснована на анкетама са стандардизованим питањима у формату упитника. Одговори су обично у структури листе са вишеструким избором и нису отвореног типа.
- Полуструктуриран: Као што назив имплицира, ово је мешовити оквир општих тема и унапред постављених питања који се могу прилагодити контексту сесије интервјуа. Анкетар је слободан да изостави питања и игра се са редоследом питања која поставља, а питања су различита, отворена и затворена.
- Неструктурисано: Овај формат је неформални или разговорни, где су сва питања отворена.
5. Фокус групе
Фокус групе су групни интервјуи које осмишљавате да бисте истражили ставове људи о одређеној теми. Они су одличан начин за откривање најчешћих проблема за групу или заједницу када су информације ограничене.
Да бисте направили фокус групу, морате осигурати да имате способног фасилитатора и да сте је добро испланирали. Фокус групе могу доставити детаљне информације о питањима која се тичу заједнице или одређене демографске категорије.
Да ли сте спремни за следећу евалуацију пројекта?
Евалуације су витални део сваког пројекта и помажу вам да потврдите да ли сте испунили циљеве и циљеве пројекта и могу вам помоћи да успоставите најбоље праксе за будуће пројекте. Ако након сваког пројекта не прегледате шта ради, а шта не, остављате се отвореним за понављање скупих грешака.
Ако тражите начин да поједноставите своје будуће пројекте, можете размислити о коришћењу софтвера за управљање пројектима ако већ нисте. Можда ћете желети да прочитате неке информације о томе како да почнете ако испробавање новог софтвера делује застрашујуће.
