Ако сте икада почистили ормар, знате колико је једноставно након тога пронаћи своје ствари. Не само зато што има мање ствари за проћи, већ зато што сте уклонили све што више не користите или што не припада.
Исто важи и за ваше алате за управљање пројектима. Користите их да бисте остали на врху својих задатака, али понекад прелажење између њих или између њих може постати контрапродуктивно.
Када практикујете минимализам са својим стварима, окружени сте само својим највреднијим и омиљеним стварима. Дакле, зашто бисте требали минималистички приступити вашим алатима за управљање пројектима? Читајте даље да бисте сазнали.
Замислите ово: Ви и ваши сарадници користите ЦлицкУп за управљање креативним током рада, Асану за слање пројектних захтева и Нотион за све остало. Иако знате где да пронађете или ставите све, морате да прелазите између алата да бисте стигли тамо. Затим постоје тренуци када задатак пада између. Не можете га заиста поставити ни у један софтвер, тако да изаберете један и морате да се подсетите где се налази.
Држећи се једног софтвера за све своје пројекте, штедите време. Замислите колико често се пријављујете или одјављујете или се крећете између више њих. Да не спомињемо скроловање да бисте сазнали само да су информације које су вам потребне негде другде.
На први поглед, можда мислите да један софтвер неће задовољити све ваше потребе, али они као што су Нотион, ЦлицкУп и мондаи.цом су веома прилагодљиви. Први корак у почетак рада са било којим софтвером за управљање пројектима одређује како желите да га користите. Одатле можете комбиновати планирање и креативност да бисте оцртали своје токове рада и пројектне плоче.
Ти и твој тим успевате. Пажљиво наводите сваки задатак и обавезно укључите детаље. Али често кликнете на погрешан задатак, а ваше странице су толико дугачке да постајете нестрпљиви док листате.
Ако сматрате да су ваше пројектне плоче предугачке или претрпане, постоји једноставно решење. Било да је свако одговоран за своје задатке или сте одредили некога да среди ствари, желите да будете у току са одржавањем. Ово значи:
- Архивирање извршених задатака.
- Брисање дупликата задатака.
- Само навођење релевантних информација.
- Држећи се тренутних ставки.
- Уверите се да су подаци и белешке ажурни.
Редовним прегледом и поспремањем, лако ћете пронаћи оно што вам треба.
3. Мање функција значи мање ставки за управљање
До избегавајте замор функција када користите софтвер за управљање пројектима, важно је да добро разумете шта желите да урадите са тим – уместо да дозволите да програми то ураде уместо вас. Виџет или интеграција који се сада чини корисним могу једноставно постати додатни корак у вашем процесу.
Гледање на то како већ додељујете задатке и управљате њима помоћи ће вам да одредите које су функције најкорисније, а које су само бука. Можда ће вам користити основне функције као што су листе софтвера, алати за комуникацију и подсетници довољно корисним.
Држећи се само најкориснијих функција, изглед ваше плоче или тока посла ће такође бити чишћи и лакши за навигацију.
Мање значи више продуктивности и фокуса
Заузимање минималистичког приступа вашим алатима за управљање пројектима помоћи ће вам да уштедите време на проналажењу онога што вам је потребно, а пред собом ћете имати најрелевантније и најновије информације. Осим тога, на први поглед можете да видите где сте ви и ваше време.
То значи да ограничите број алата које користите, да одржавате уредну таблу са актуелним информацијама и да се држите само функција које вам користе.
