Нове идеје за радну недељу су се појавиле док све више компанија покушава да се бори против сагоревања радника. На пример, један друштвени експеримент мења 40-часовну петодневну радну недељу у 32-часовну четвородневну радну недељу.
Иако се неки брину да ће смањење броја радних сати смањити продуктивност, то није нужно тачно. Према извештајима из ББЦ, четворогодишње испитивање 32-часовне радне недеље показало је да је „продуктивност остала иста или побољшана на већини радних места“.
Ако ваше радно место размишља о преласку на 32-часовну радну недељу, следите ових пет корака да бисте максимално повећали продуктивност.
1. Организујте задатке
Да бисте били сигурни да су важни задаци главни приоритет, наведите своје задатке за тај дан (или недељу, ако желите да планирате унапред). Гледајући листу, сортирајте сваки задатак у три категорије: Висок приоритет, Средњи приоритет, и Низак приоритет.
Задаци високог приоритета су од суштинског значаја за ваше пословање и морају се обавити што пре. Задаци средњег приоритета треба да се заврше брзо, али могу бити мало одложени. На крају, задаци ниског приоритета су они које треба завршити, али не одмах.
Ако нисте сигурни како да класификујете своје задатке, покушајте систем са три тачке за одређивање приоритета на листи задатака.
Када наведете и сортирате своје задатке, користите апликацију за белешке за сарадњу као што је Мицрософт ОнеНоте или Гоогле Кееп тако да цео ваш тим зна који посао треба да даје приоритет. Апликација за белешке ће такође омогућити члановима вашег тима да дају повратне информације о листи приоритета како бисте могли да се уверите да је основни посао прво завршен.
2. Делите календаре
Наставите са замахом сарадње који сте започели организовањем задатака тако што ће ваш тим поделити своје календаре. Већина календарских апликација, нпр Мицрософт Оутлоок и Гоогле календар, омогућавају вам да свој распоред делите са другим корисницима.
Свест о свачијем распореду кључна је за одржавање продуктивног окружења. Дељењем календара са својим тимом, свако може да прати важне састанке тима и да се увери да не ометају колеге током периода блокираног времена.
Такође ће бити лакше прекинути непотребне састанке. Познавање свачијег распореда ће вам омогућити да одредите време када ће се сви састати уместо да имате више једнократних састанака. Такође ће вам омогућити да видите да ли се теме састанка понављају.
3. Користите апликације за тајмер (и слушајте их)
Са вашом радном недељом смањеном за 20%, сваки минут у дану постаје вреднији ресурс. Да бисте оптимизовали своје време, морате да направите распоред за себе и да га се придржавате. Блокирајте време у свом календару за сваки задатак који треба да обавите и за састанке и паузе (јер морате да адекватне и ресторативне паузе да буде у најбољем издању).
Када направите свој распоред, поставите тајмер за сваки задатак. Неке популарне апликације за тајмер укључују Помофоцус и Тоггл. Без обзира коју апликацију изаберете, обавезно је слушајте. Када вам тајмер каже да престанете, требало би да станете и пређете на следећи задатак, чак и ако га нисте завршили.
Да бисте се борили против недовршеног посла, увек додајте блок за сустизање у свој распоред. Блок за сустизање је одређено време које себи дајете да наставите да радите на задацима које нисте имали времена да завршите. Додавање једног у ће вам омогућити да останете на правом путу да завршите сав свој посао.
4. Користите систем за складиштење у облаку
Дељење докумената је од суштинског значаја за сваки посао. Срећом, дани система за складиштење штампаних копија, који су ограничавали доступност, давно су прошли. Али у 32-часовном радном окружењу, не одговара било који дигитални систем за складиштење података.
Уверите се да ваш тим дели документе у окружењу за дељење у облаку, нпр Један погон или Гоогле диск. Када хостујете документе у локалном окружењу, приступ је ограничен, што успорава ток посла. Системи за складиштење у облаку омогућавају свима да приступе неопходним материјалима, спречавајући брзе ударце током радног дана.
Системи за складиштење у облаку такође омогућавају свима да прате напредак у раду, што помаже у пројектним напорима унакрсне сарадње. Међутим, да бисте свој систем складиштења у облаку учинили доступним, организујте и очистите складиште у облаку с времена на време. На овај начин ви и чланови вашег тима нећете губити време сортирајући застареле фасцикле и датотеке да бисте пронашли оно што вам је потребно.
5. Пратите свој дан у табели
Поред блокирања времена у календару, бележите своје дневне задатке у табелу помоћу програма као што је Мицрософт Екцел или Гоогле табеле. Забележите сваки задатак и колико вам је времена требало за посао.
Када бележите време за задатак, немојте само да записујете оно што сте блокирали у свом календару. Уместо тога, ако вам треба више времена да завршите задатак, запишите то. Познавање укупног времена које проведете на задатку је од суштинског значаја да бисте открили како да оптимизујете свој дан.
Након недељу дана праћења времена проведеног на свакодневним задацима, погледајте како је ваше време распоређено на листи задатака које сте морали да обавите. Проучите листу и запитајте се шта пише. Где проводиш највише времена? Који задаци трају дуже од очекиваног? Где можете да смањите време проведено?
Ово праћење и испитивање ће вам омогућити да боље разумете како се ваше време користи током дана. Знајући где трошите своје време, можете да схватите шта се може смањити, делегирати и чему је потребно више пажње.
Максимизирајте своју 32-часовну радну недељу
Да бисте максимално повећали продуктивност током 32-часовне радне недеље, не заборавите да организујете своје задатке, делите календаре, користите апликације за тајмер, користите складиште у облаку и пратите свој дан. Ових пет корака су мале промене у вашем радном дану које ће значајно утицати на вашу радну недељу.
Важно је запамтити да губитак осам сати у недељи не значи да морате да изгубите било шта од свог рада. Напротив, прелазак на четвородневну радну недељу може мотивисати ваш тим да ради више.
Продуктивност није увек везана за време које имате; ради се о томе како користите то време.
