Када је у питању процена времена и управљање слободним пројектима, најважније је да тачно пратите своје радно време. Важно је да добро познајете свој пројекат како бисте својим клијентима са сигурношћу дали реалну процену колико дуго ће одређени задатак трајати.

На крају крајева, не желите да се нађете да превише или премало наплаћујете своје клијенте. Хајде да погледамо неке од савета које треба да имате на уму док то радите.

1. Дефинишите обим пројекта

Први корак је да се уверите да имате чврсто разумевање шта ће пројекат подразумевати. Одредите тачно које задатке, рокове и буџете ћете обављати. Конкретно разумевање обима и задатака који су укључени помоћи ће вам да се избегнете било каквих непотребних трошкова.

Чувајте се пузања домета. Ако нисте пажљиви, ваш пројекат ће вероватно трајати дуже него што сте у почетку очекивали. Најбољи начин да се ово избегне је да имате а Структура рашчламбе посла (ВБС) за детаљно мапирање свих задатака и ефикасно поједностављење тока рада са клијентом. У ту сврху можете користити и шаблон обима пројекта.

instagram viewer

Преузимање:Смартсхеет (Доступно као Екцел датотека)

2. Користите одговарајућу технику процене времена

По сваку цену, требало би да покушате да избегнете потцењивање и прецењивање. Многи слободњаци имају тенденцију да цитирају своју сатницу када одређују вредност обављеног посла, али то може довести до надуваних фактура или чак ниским трошковима вашег времена—посебно ако нисте узели у обзир непредвиђене ситуације, ограничења ресурса и друго Фактори. Ево неколико метода за тачну процену сати пројекта:

  • Стручна пресуда: Ово је неопходно у случајевима када је податке тешко или немогуће измерити, или где детаљне спецификације нису баш доступне. Кључ за коришћење ове технике је да се добије што више информација и анализа пре доношења одлуке. Требало би да користите овај метод да идентификујете подзадатке и њихово трајање у фази процене напора и временског предвиђања.
  • Аналогна процена: Аналогна процена је уобичајена пракса која укључује коришћење пројекта (пројеката) са сличним карактеристикама као основу за вашу процену. Можете користити претходно искуство, просеке у индустрији или друге ресурсе да вам помогну у овом процесу. У суштини, аналогна процена користи историјске податке из сличних пројеката да би се направила процена.
  • Процена у три тачке: Овај метод подразумева утврђивање свих могућих сценарија (оптимистичких, песимистичких и највероватнијих), као и њихове вероватноће настанка, а затим доношење коначне процене. Обично се израчунава коришћењем технике троугласте дистрибуције или ПЕРТ бета процене.

Када користите метод троугласте дистрибуције, можете узети средњу вредност следећих процена—оптимистичку процену (О), песимистичку процену (П) и највероватнију процену (М). Дакле, троугласта једначина дистрибуције ће изгледати овако:

Е= (О+П+М)/3

ПЕРТ је скраћеница за „Техника евалуације и прегледа програма“. То је модел доношења одлука који помаже групама да дају приоритет свом раду тако што одређују колико им је времена потребно да заврше различите задатке.

Метода ПЕРТ бета дистрибуције је више пондерисани просек. То даје већу тежину највероватнијем исходу и мању тежину другим исходима. Менаџери пројекта обично користе ову методу за процену датума завршетка пројекта, јер је обично тачнија.

ПЕРТ Бета једначина се може проценити на следећи начин:

ПЕРТ Бета дистрибуција = (П + О + 4МЛ) / 6

Пратећи наш пример изнад, рецимо да у случају слободњака који ради на задатку А (што се дешава бити кампања на друштвеним медијима) најоптимистичнија процена је две недеље, а најгори сценарио је девет недеље. Највероватнија процена је четири недеље.

Применом ПЕРТ бета једначине, испоставило се да је приближна временска процена 4,5 недеље. Користећи овај метод, такође можемо узети у обзир стандардну девијацију у овом случају како бисмо нашим клијентима пружили дуже време завршетка. За задатак А можемо га изразити на следећи начин:

Стандардна девијација = (П-О)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Ово ради на 1,75 у нашем примеру. Дакле, можемо дати вероватан период завршетка од 6,25 недеља, уместо 4,5 недеље.

  • Процена одоздо према горе: Најједноставнији (и најпрецизнији) метод за израчунавање сати слободних пројеката је приступ процене одоздо према горе. Овај приступ сугерише да почнете од саме основе структуре вашег рада, сабирање свих трошкова и затим додавање по потреби.

Овим приступом можете креирати тачне процене тако што ћете почети од дна и напредовати кроз сваки трошак у обиму вашег пројекта. Помаже вам да покријете све трошкове у једном потезу.

3. Израчунајте свој Фудге однос

Пошто сви слободњаци не раде на исти начин, можда ће бити тешко измерити колико времена проводе радећи на пројекту. У таквим случајевима, коришћење калкулатора фудге ратио може вам помоћи да израчунате тачне процене. Помаже вам да видите пропорцију времена претераног/потцењеног, тако да можете да оптимизујете своје наплативе сате.

На пример, ако процените да ће вам требати четири дана да завршите пројекат, али вам треба само два дана, онда је ваш однос фудгеа 2:1. Циљ фудге односа је да одреди колико брзо можете да се крећете кроз задатке у свом пројекту и колико времена имате у распореду.

4. Рачун за време мировања и паузе

Можда мислите да можете једноставно да саберете сате које сте уложили, али то заправо не функционише. Дане одмора и време мировања треба урачунати у укупне сате које планирате да радите.

Ако не правите паузе, на крају ћете прегорети брже него што се очекивало. Ако користите алате за сарадњу као што су Слацк или Тодоист, постаје важно да подесите а статус на одмору или ван канцеларије при узимању одмора.

Ако узмете слободан дан, требало би да га узмете у обзир приликом израчунавања броја сати које планирате да радите недељно. Ако имате продужено време мировања или паузу на послу, вреди напоменути и то – једноставно додајте сат или два укупном броју радних сати сваке недеље.

Преузимање: Вертек42 (Доступно као Екцел датотека)

5. Фактор планирања, непредвиђених ситуација и ревизија

Једна од најчешћих грешака које слободњаци праве је не рачунање времена за планирање. Слично, процене непредвиђених околности су неопходне да би се узеле у обзир непредвиђене околности које могу настати током пројекта – на пример, ограничења ресурса.

  • Планирање: Требаће вам времена да испланирате свој посао и уверите се да добијате све информације које су вам потребне од клијената. Ово је посебно важно када радите са клијентима који су нови у вашој индустрији или који никада раније нису радили са вама.
  • администрација: Требаће вам времена за административне задатке као што су слање фактура или постављање налога на друштвеним мрежама. Можда ће вам такође требати време за праћење клијената након што су пројекти завршени.
  • Непредвиђене ситуације/ревизије: Ако пројекат траје дуже од очекиваног или ако нешто крене наопако са пројектом, можда ће вам требати додатно време за административне задатке или допуне или ревизије.

Праћење времена је одличан начин да боље разумете колико времена трошите на сваки пројекат. Можете користити алате као што су шаблони временске линије пројекта или шаблони распореда и апликације за праћење времена да бисте били сигурни да добијате исправне податке о томе колико вам је времена потребно да извршите задатке.

Такође ћете наћи да је подешавање система за праћење времена, као што је Помодоро техника, помоћи ће вам да повећате продуктивност, да пратите свој напредак и да будете сигурни да поштујете рокове.

7. Прегледајте своје коначне процене

Завршили сте своју процену и сада је време да направите тај коначни број. Једна од ствари које ћете морати да урадите овде је да прегледате своју процену. Проверите да ли су неки задаци изостављени из процене. Ако јесте, додајте те додатне сате назад у коначну процену. Користећи разне шаблони за управљање пројектима може помоћи.

Ако имате процену од свог клијента, прегледајте је да бисте били сигурни да су бројке у разумном року. Ако постоји неслагање између ваше две процене, питајте их за више детаља о томе шта желе и како желе да се то уради.

Прецизно процените и управљајте својим наплативим сатима

Тема пројектних сати је спорна за слободњаке, јер ће свака особа имати своју стопу (засновану на искуству, стручности предмета, захтевима клијената, итд.) и методологију решавања проблема.

Ако планирате да израчунате своје сате за наплату слободних радника, познавање ових савета и трикова ће бити од непроцењиве вредности. Надамо се да ће вам уштедети време и новац на вашем следећем пројекту — и учинити цео процес много мање стресним.