Дељење датотека је уобичајена пракса у тимском раду. Али контрапродуктивно је када су датотеке које делите неорганизоване и прљају ваш систем. Постоји само толико посла који можете да урадите усред нереда.
Организовање дељених датотека кључно је за поједностављење тока посла. Ако то не урадите, можете изгубити важне датотеке или их помешати током рада. Погледајте ефикасне начине да организујете своје дељене датотеке за повећану продуктивност.
1. Прегледајте постојеће датотеке
Периодично прегледавање постојећих датотека је неопходно да би ваш систем био добро организован. Постоји велика шанса да имате неке датотеке на вашем систему које више не користите или вам нису потребне. Те датотеке могу остати тамо и заузети простор без вашег знања.
Увек одвојите време да прегледате своје датотеке, тако да можете да избришете оне које вам више нису потребне и ажурирате застареле да бисте од њих добили највећу вредност. Само прегледање датотека може бити тешко пратити. Образујте и подучите чланове свог тима или запослене о важности прегледа постојећих датотека. Ова једноставна дужност ствара чист радни простор за већу ефикасност.
2. Детаљно креирајте и именујте своје фасцикле
Ништа није дезоријентишуће од тога да већину свог радног времена проведете тражећи датотеке у вашем систему. Уштедите себи невоље тако што ћете креирати различите фасцикле за своје датотеке према њиховим категоријама.
Мастеринг како детаљно организовати своје фасцикле штеди време и повећава продуктивност. Можете брзо да се крећете по датотекама или фасциклама без отварања да бисте их идентификовали или приступили. Слично томе, креирање и именовање ваших фасцикли помаже члановима вашег тима да идентификују које датотеке им припадају за приступ и оне које садрже осетљиве информације.
Када дајете назив фасцикли, покушајте што је више могуће да избегавате коришћење дугих и компликованих имена јер их је тешко запамтити. Такође, избегавајте коришћење посебних знакова и симбола јер не само да нису видљиви, већ су и бесмислени. На крају, ако морате да користите размаке за раздвајање речи, уместо њих користите доње црте или цртице.
3. Ограничите своје фасцикле
Иако је креирање и именовање фасцикли добра пракса за организовање дељених датотека, немојте претеривати. Имати једну фасциклу за сваку датотеку коју имате створиће неред. Имаћете превише датотека на својим системима, а то може бити огромно.
Дакле, уместо да креирате фасциклу за сваку датотеку, спојите датотеку у фасциклу са сличним садржајем. Знате тачно где да тражите када тражите датотеке у истој категорији.
4. Одбаците локално складиште
Локално складиштење је некада било суштинско, али са дигитализацијом, постоје одрживије опције. Дакле, ако и даље користите локалну меморију за чување датотека, заглавили сте у прошлости. Осим што је скупо за одржавање због куповине веће пропусности за складиштење више датотека, локално складиште представља безбедносни ризик. Ако неко уђе у ваш уређај за складиштење података, можете изгубити све информације које имате на њему.
Дакле, уместо локалног складишта, идите на складиште у облаку. Са складиштем у облаку, можете даљински приступити својим датотекама, имати више простора за складиштење и имплементирати већу сигурност. Погледајте најјефтинији провајдери складиштења у облаку да се уштеде трошкови.
5. Усвојите софтвер са контролом верзија
Постоји велика шанса да ћете морати да измените своје датотеке након што их креирате. Контрола верзија вам помаже да пратите измене направљене у датотеци или колекцији датотека. Ручно праћење промена је застрашујуће и може вас збунити.
Баш као што можете да користите апликације за контролу верзија за повећање продуктивности, можете користити софтвер за организовање датотека са контролом верзија да бисте пратили измене које направите у датотеци, тако да их не мешате.
Одржавање свих чланова тима на истој страници је улога система контроле верзија. Оно што је најважније, осигурава да сви у тиму сарађују и раде на истом пројекту, истовремено осигуравајући да сви користе најновију верзију датотеке.
6. Креирајте пречице и фаворите
Ако имате буџет или вам је потребна брза акција, најбоље је да направите пречице и фаворите. Пречица је референца на датотеку чврстог диска. Програм, датотека или фасцикла се могу одредити његовим показивачем.
Пошто садржи информације о локацији оригиналне датотеке, пречица је мала датотека која користи врло мало простора за складиштење. Дупликат се не поклапа потпуно са оригиналном датотеком. Дакле, оригинална датотека је и даље нетакнута када уклоните пречицу.
Уз помоћ пречица можете поставити најчешће коришћене програме и пречице за фасцикле на лако доступна места као што је радна контролна табла или трака за брзо покретање.
7. Претходно направите шаблоне фолдера
Други начин да организујете своје дељене датотеке је да унапред направите привремени шаблон. Можете унапред да креирате шаблоне фасцикли ако нисте сигурни који шаблон да користите у овом тренутку.
Претходно креирање шаблона фасцикле помаже вам да неке датотеке задржите у фасцикли, уместо да их остављате било где у систему. Такође спречава појаву печурака у свемиру. Ако коначно одредите свој став према тим унапред креираним фасциклама, можете или не морате да их преместите у своју трајну меморију.
8. Искористите софтвер за аутоматско организовање
Један од најефикаснијих начина да организујете своје дељене датотеке је да у свој систем уградите софтвер за аутоматско организовање. Ручно организовање датотека није само заморно, већ и дуготрајно. Премештање различитих датотека на одређене локације захтева пажњу на детаље.
Чак и тако, постоји тенденција да ствари прођу кроз пукотине. Али то је другачија игра лоптом када аутоматизујете процес помоћу софтвера за организовање. Ефикасан софтвер за организовање поставиће ваше дељене датотеке на праве локације уз мало или нимало надзора. Ви и ваш тим ћете имати више времена на располагању да се фокусирате на важније задатке како бисте повећали своју продуктивност.
9. Избришите застареле датотеке
Застареле датотеке вам нису од користи. Осим ако не планирате да их ажурирате, они немају посла у вашем систему. Ако прегледате своје датотеке, можда ћете открити да датотеке које више не користите заузимају значајан простор за складиштење. Њихово брисање би вам дало више простора за креирање и складиштење релевантних датотека.
Такође, остављање застарелих датотека у системским датотекама може се случајно спојити са новијим или актуелним датотекама, што ће изазвати забуну. Овај сценарио се може десити када су ове датотеке у рукама нових или неискусних запослених. Да бисте аутоматизовали овај процес, можете се одлучити за софтвер за брисање датотека као што је ПриватЗер, Филе Схреддер, и Глари Утилитиес, међу другима.
Организовање заједничких датотека за повећану продуктивност
Чист радни простор повећава продуктивност. Можете лако приступити било ком документу који вам је потребан и померати ствари без препрека. Организовање дељених датотека не само да ће повећати вашу продуктивност, већ ће вас и учинити ефикаснијим, јер ћете бити више фокусирани на задатке који су пред вама.
Занимљиво је да не морате све да радите сами. Можете користити аутоматизоване алате за подизање и постављање, тако да можете да се бавите другим задацима којима је потребна ваша пажња.
