Данас су е-поруке од суштинског значаја за продуктиван живот. Омогућавају вам да комуницирате, да се пријавите за услуге, да заштитите налоге и још много тога. То такође значи да ваше пријемно сандуче лако може постати огромно, што је проблем када користите е-пошту за посао.
Гмаил је посебно богат функцијама и ометањима, али постоје начини да управљате својим налогом и собом како не бисте поново радили више задатака. Могућност да се фокусирате на један по један посао је ствар организације и дисциплине. Хајде да истражимо шта ово тачно значи.
1. Организујте своје имејлове
Пре свега, можете кликнути на Звезда или етикета икона поред било које е-поште да бисте је означили као Са звездицом или Важно. Ово ће га послати у одговарајућу фасциклу на вашој бочној табли, а такође ће повећати вероватноћу да Гмаил аутоматски означи важне поруке е-поште у будућности.
Можете ићи још даље креирање ознака кодираних боја у Гмаил-у и архивирање е-порука логичним редоследом уместо да морате да пролазите кроз зид мешовитих е-порука, неке од интереса, друге нежељене.
Дакле, када стигне нова серија е-порука, прелистајте их и означите их у складу са тим. Затим, на пример, можете се фокусирати на е-пошту у Важно прво, а оне које сте означили као „Лични“ оставите за касније.
2. Користите функцију одлагања на е-порукама које могу да чекају
Други алат који вам може помоћи да одредите приоритете на које е-поруке да се фокусирате се зове Одложи.
Изаберите или пређите курсором преко е-поште и видећете икону која изгледа као сат. Кликните на њега и можете одабрати његову дужину Одложи.
Шта год да изаберете, имејл ће нестати из вашег пријемног сандучета и вратити се у заказано време. Можете му приступити пре тога, међутим, једноставним отварањем Одложено фолдер.
3. Промените врсту пријемног сандучета
Постоји много начина да прилагодите своју Гмаил контролну таблу тако да вас спречава да обављате више задатака. Твоје Брза подешавања нуде веома лак и практичан метод.
Кликните зупчаник икона на врху странице да бисте отворили свој Подешавања мени. Финд тхе Тип пријемног сандучета одељак и погледајте своје опције:
- Уобичајено
- Прво важно
- Прво непрочитано
- Прво означен звездицом
- Приоритетна пошта
- Више пријемних сандучића
Сваки тип другачије структурира пријемно сандуче. Такође ћете пронаћи ову функцију у Брза подешавања > Види сва подешавања > Пријемно сандуче.
Да бисте додатно прилагодили изглед свог Гмаил-а, комбинујте најпродуктивнији изглед са филтере који сортирају ваше Гмаил пријемно сандуче. Уз пажљиво планирање, можете осигурати да ваша пажња увек падне на е-поруке које су вам најважније.
4. Промените густину пријемног сандучета
Учините своје пријемно сандуче што лакшим за очи, а уочавање важних е-порука биће једноставније. Такође ћете избећи да се пребрзо уморите док радите на Гмаил-у.
Још једна карактеристика у вашем Брза подешавања може вам помоћи да то постигнете. Испод Густина, постоје три опције за то колико близу треба да буду ваше имејлове:
- Уобичајено
- Удобан
- Цомпацт
Погледајте који вам омогућава да брзо и лако прегледате пријемно сандуче.
5. Промените максималну величину странице свог Гмаил налога
Гмаил вам даје већу контролу над изгледом вашег пријемног сандучета, укључујући колико имејлова треба да наведе по страници. Да бисте пронашли ову функцију, идите на Брза подешавања > Види сва подешавања > Опште.
У овој картици је ваш Максимална величина странице одељак, где можете да изаберете број разговора који ће се приказати на свакој страници. Ваше унапред подешене опције се крећу од 10 до 100, тако да заиста можете да распоредите своје е-поруке или да их повежете заједно.
Одлучите који ће вам распоред помоћи да се највише фокусирате на задатке, док добро користите алате за филтрирање.
6. Раздвојите окно за читање
Можете да престанете да обављате више задатака и усмерите пажњу на једну по једну е-пошту помоћу још једне Гмаил функције. Изнад ваших имејлова је Укључите режим подељеног окна икона.
Ако кликнете на њу док је контролна табла у свом стандардном неподељеном облику, Вертикални подела ће се активирати, што значи да ће ваше е-поруке добити панел поред њих за приказ садржаја сваког разговора који изаберете. Ово вам омогућава да видите шта се налази у вашим имејловима без потребе да их потпуно отварате. Након тога, брже ћете моћи да прођете кроз пријемно сандуче.
Ако кликнете на стрелицу поред Укључите режим подељеног окна икона, наћи ћете Хоризонтална подела опција, такође.
Све ово је такође доступно у Брза подешавања > Види сва подешавања > Пријемно сандуче.
Али постоји још много тога што можете да урадите прилагођавањем Гмаил подешавања, нпр постављање понављајућег одговора на одмор. Истражите шта још може користити вашем моно-задатку.
7. Почните да читате нове е-поруке од дна
Када су у питању личне навике које вас могу одвратити од обављања више задатака, један сигуран метод је читање е-поште са сврхом или логичним редоследом.
На пример, у стандардној листи е-порука, најновији ће бити на врху, тако да има смисла почети од дна непрочитаних разговора, прво се бавити најстаријим.
Можда имају рокове или важне информације које су релевантне за касније имејлове. Ако само да будете на безбедној страни и да се концентришете, унапредите своје имејлове.
8. Прво обришите најлакше е-поруке
Помоћу Гмаил-овог подељеног панела можете брзо да идентификујете е-поруке које вас не занимају или које се могу брзо решити. Прођите кроз пријемно сандуче и прво се позабавите најлакшим задацима, склањајући их с пута. Затим можете дати приоритет сложенијим имејловима.
То је једноставна стратегија, али она која брише ваше пријемно сандуче брзо и конструктивно без да вас оптерећује.
Ваш Гмаил налог има две уграђене корисне функције за постављање задатака и прављење белешки.
Почнимо са Гоогле Таскс, означено са проверавати икона на вашој бочној траци. Кликните на њега, а затим Додајте задатак, ако већ немате. Сваком задатку можете дати наслов, опис, датум и подзадатак. Улепшајте их колико је потребно да бисте били организовани.
Тачно изнад Задаци је Гоогле Кеепсијалица икона, која отвара таблу са списком свих постојећих Кееп уноса испод Да записем дугме. Користите то да бисте себи оставили белешке о имејловима одређеног клијента, на пример, или да бисте одвојили неколико минута током Гоогле Меет сесија.
Оба ова алата могу да вас подсете на важне послове које треба да обавите, а истовремено нуде начине да будете продуктивнији са сваким задатком на који се фокусирате.
10. Користите проширења претраживача
Ако волите подршку практичних алата, погледајте додатке за прегледач који повећавају вашу ефикасност тако што структуришу ваш ток посла или га разбију на делове са којима можете лакше да се носите.
Упознати како Тодоист може побољшати вашу продуктивност, на пример, кроз чисту моћ паметног управљања задацима. Можете га синхронизовати са својим Гмаил налогом и поједноставити сваки важан посао.
Онда, имаш Сортирајте Гмаил пријемно сандуче, проширење које додаје филтере вашим стандардним Гмаил опцијама. Можете сортирати своје имејлове по контактима, компанијама, прилозима и још много тога.
Ако користите Гоогле табеле са својим имејловима, размислите Маркер редова, који ради управо оно што име сугерише: истиче редове у табелама, тако да можете да их читате брже.
Чак и нешто слично Монотаб може бити од непроцењиве вредности за онлајн раднике. То је проширење које чува везе у једној картици тако да не завршите са неколико отворених и успоравајући ваш претраживач.
На крају, потребни су вам организациони алати, као и дисциплина, како бисте спречили да се ваша концентрација подели у више праваца и наруши вашу продуктивност.
Горе наведени савети и алатке могу да сложе ваше имејлове и било који други посао који обављате на Гмаил-у у логичан, па чак и пријатан ред. Моћи ћете да се посветите задацима које желите и престанете да одступате.
Као што је већ поменуто, ваша самоконтрола игра велику улогу у спречавању да обављате више задатака, али пуно дигиталне подршке такође иде далеко. Дакле, погледајте шта још Гоогле може да понуди на својим платформама, од вашег Гмаил налога до Цхроме прегледача.
