Како све више организација прихвата рад на даљину, потребни су им сви ресурси које могу да прикупе да би имали продуктивне виртуелне састанке. Упркос бројном софтверу за виртуелне састанке на тржишту, неки пословни тимови тек треба да пронађу прави.
Мицрософт Теамс ствара равноправан терен за радне тимове да се ангажују и сарађују виртуелно, а да притом не нарушавају. Читајте док разговарамо о томе како можете да повећате своју продуктивност помоћу система.
1. Закажите састанак тачно
Заказивање је први корак ка одржавању састанка у Мицрософт тимовима. Иако можете започети састанак у било ком тренутку, ако желите да вам се придруже други људи, морате их претходно обавестити.
Када постављате састанак у Мицрософт тимовима, требало би да узмете у обзир временске зоне учесника. Ако сте домаћин, можете заказати састанак са својом временском зоном и она ће аутоматски одражавати временске зоне учесника на њиховим контролним таблама.
Да бисте повећали одзив на састанак, закажите га у време које одговара већини учесника, ако не и свима. Заказивање састанка у непарне сате може спречити чланове вашег тима да се појаве. Чак и ако се појаве, можда неће оптимално учествовати ако је тајминг искључен.
2. Изаберите модератора
Чињеница да сте домаћин састанка у Мицрософт тимовима не значи да морате бити модератор састанка. Један од начине за успешно одржавање састанка тима на даљину је да именујете модератора, посебно ако већ имате превише посла.
Поверите свом модератору одговорност да води дневни ред састанка и ефикасно ангажује учеснике. Модератор треба да пажљиво прати понашање учесника и да обезбеди да нико не представља сметњу током састанка. Омогућите модератору адекватан приступ и контролу поставкама састанка, како би могао да покрене команде када је то потребно.
3. Оптимизујте онлине искуство
Онлине састанци су најпродуктивнији у правим подешавањима. Пре него што започнете састанак, пронађите одговарајуће место и позицију за седење. Уверите се да је камера вашег рачунарског уређаја у добром стању за одличан квалитет слике. Исто важи и за аудио. Обезбедите микрофон доброг квалитета звука. Тестирајте камеру и микрофон пре почетка састанка да бисте избегли непријатна изненађења.
Док већина домаћина радије седи удобно и преноси своју поруку елегантним приказом, други више воле да се повежу са учесницима на штанду. Мицрософт Теамс нуди више прилагођених позадина за улепшавање вашег онлајн простора.
4. Узети белешке
Прављење белешки је једно од начине за вођење продуктивног виртуелног састанка. Када обрађујете много информација, постоји тенденција да пропустите неке битне детаље. Пошто ваш мозак може да задржи само толико тога, изгубићете виталне информације ако не правите белешке. Зато је вођење белешки кључно током састанака.
Не требају вам оловка и папир да бисте правили белешке када имате састанак у Мицрософт тимовима. Алат нуди бележницу у коју можете писати и чувати информације са састанка. Увек можете да се вратите на своје белешке да бисте преузели кључни дневни ред вашег састанка.
5. Искључите звук учесника који не говоре
Бука омета продуктивност на радном месту. Ако га не збијете у корену, то би могло ометати и ваш виртуелни састанак. Чак и када се потрудите да будете на тихом месту за састанак, други учесници можда неће учинити исто. Мицрософт Теамс вам помаже да се решите буке помоћу функције за утишавање звука.
Као домаћин састанка, можете да искључите звук не само себе, већ и других учесника састанка у Мицрософт тимовима. Правило је да у сваком тренутку искључите звук учесника који не говоре. Ово ствара ред и пристојност. Остали учесници ће разумети поруку коју учесник који говори преноси.
6. Користите прозор за ћаскање за истицање
Виртуелни састанци морају бити занимљиви како би учесници били заинтересовани. Људима лако досаде дуги разговори, тако да морате да користите и прозор за ћаскање у Мицрософт тимовима да бисте задржали њихову пажњу.
Као домаћин, можете да креирате прозор за ћаскање где ви и други учесници можете оставити релевантне коментаре о састанку. То је добро место за писање кључних информација којих би учесници требало да буду свесни. Модератор такође може замолити учеснике да испусте сва питања која имају у прозору за ћаскање, тако да свако може јасно разумети питања.
7. Снимите састанак
Једна грешка коју праве домаћини виртуелних састанака је да не прате све активности. Када треба да се врате на тему, не могу. Мицрософт Теамс је олакшао процес снимања увођењем функције снимања за брзо разумевање сваког ситног детаља.
Прављење референци је део процеса учења, а вођење евиденције о сваком онлајн скупу је веома корисно. Када снимите свој састанак у Мицрософт тимовима, имате конкретан доказ о детаљима састанка.
8. Замагли своју позадину
Баш као што би бучно окружење могло проузроковати да неко други пропусти поруку коју говорник преноси на састанку на мрежи, бучна позадина такође може изазвати ометање. На пример, прелепа слика на учеснику могла би да вас одвуче од онога што говоре. Можда ћете чак заборавити своју линију размишљања.
Мицрософт тимови омогућавају учесницима да замуте своју позадину како би се могли фокусирати на себе и оно о чему разговарају. Са овом функцијом, не морате да бринете о савршеној позадини за ваш састанак.
9. Користите функцију беле табле
Многи корисници не користе максимално функцију беле табле на Мицрософт тимовима. То је онлајн платно за снимање ваших порука и идеја у акцији.
Мицрософт Теамс бела табла је згодна када треба да објасните сложене идеје члановима свог тима током састанка. Нуди различите елементе за скицирање који ће вам помоћи да јасно изразите своје мисли.
10. Активирајте дељење екрана
Понекад објашњење идеја и концепата тимовима на виртуелном састанку није довољно. Морате им показати информације какве су на вашем рачунарском уређају. Мицрософт Теамс то омогућава са својом функцијом дељења екрана.
Добијате прилику да побољшате нивое ангажовања учесника на вашем онлајн састанку са Мицрософт тимовима када активирате дељење екрана. Омогућава вам да покажете другим људима о чему причате и како је тачно на вашем систему.
Учините своје виртуелне састанке вредним са Мицрософт тимовима
Виртуелни састанци су дошли да остану. Радни тимови праве велике кораке у међусобној интеракцији са својих удаљених локација. Али да би се то догодило, морате бити намјерни да максимално искористите своје састанке користећи многе функције у Мицрософт тимовима.
Ако ћете угостити људе на састанку, учините то вриједним оптимизирањем искуства. Створите простор за све да допринесу и деле идеје. Када чланови вашег тима виде вредност ваших састанака, биће жељни да се придруже кад год закажете састанак.
