Већина људи користи софтвер за прорачунске табеле за прикупљање података или представљање информација помоћу графикона и графикона. Међутим, када размишљате ван оквира, постоји неколико употреба за Гоогле табеле. Једна од најзгоднијих алтернативних употреба је креирање распореда.
И не морате чак ни да почињете од нуле. Библиотека шаблона има припремљени лист спреман за рад. Читајте даље док ћемо детаљно објаснити како можете правилно да креирате и форматирате распоред и зашто бисте требали размислити о коришћењу листова за своје заказивање.
Како направити распоред у Гоогле табелама
Иако можете да направите распоред од нуле у Гоогле табелама, препоручујемо вам да користите шаблон, посебно ако сте у журби и није вам потребно много прилагођавања.
Можете да користите галерију шаблона у Гоогле табелама да бисте пронашли унапред направљени лист. Да бисте започели, морате отићи на Гоогле табеле и креирати налог. Ако већ имате Гоогле налог, можете га користити за пријаву. Ево корака које треба да пратите да бисте направили распоред користећи галерију шаблона у Гоогле табелама:
- Идите на главну страницу Гоогле табела.
- Кликните на Галерија шаблона испод траке за претрагу. Ово ће отворити нову страницу која садржи неколико шаблона које можете изабрати.
- Користићемо Распоред шаблон за овај водич, па кликните на њега. Ово ће отворити нову табелу са већ примењеним шаблоном.
Шаблон Гоогле табела већ има редове и колоне подешене тако да постоје поделе по сату током дана. Можете подесити почетни дан у недељи у ћелији Ц2. Датум се наводи у 3. реду аутоматски у зависности од уноса у ћелији Ц2. Четврти ред садржи формулу која аутоматски претвара датум у дан у недељи.
На дну распореда је одељак за белешке где можете оставити поруке за тим. На десној страни постоји и одељак са обавезама где можете доделити одређене задатке свом тиму.
Коришћење условног форматирања у вашем распореду
Можете да користите условно обликовање у табели да бисте проверили да ли постоји одређена реч у табели. Одређена радња ће бити предузета ако је тај услов испуњен.
За демонстрацију, додајмо условно форматирање да проверимо да ли реч „састанак“ постоји у ћелији. Ако јесте, ћелија би требало да постане црвена. Ево корака које морате да пратите да бисте то урадили:
- Изаберите област у табели где желите да примените условно обликовање.
- Кликните на Формат на главној траци са алаткама на екрану.
- Тамо, кликните на Могуће форматирање. Ово ће отворити бочну траку на десној страни екрана.
- Опсег ће се аутоматски додати ако га изаберете у првом кораку. Ако нисте, упишите опсег у Примени на опсег поље за текст.
- У Форматирајте ћелије ако одељак, можете изабрати правила форматирања. Изабрали смо Текст садржи опцију и додао кључну реч „састанак“.
- Сада изаберите ефекте који ће се применити на садржај у ћелији. У овом случају, изабрали смо црвену боју за примену на ћелију.
- Кликните на Готово да сачувате промене.
Као што видите, ефекат се додаје у било коју ћелију која садржи наведену кључну реч. Ово може бити посебно корисно када желите да обојите предстојеће задатке као што су састанци и рокови. Такође можете додати више правила, што значи да можете имати распоред у потпуности кодиран бојама.
Ово значи да нећете морати ручно да бојите сваку ћелију кад год се промени ваш распоред.
За и против прављења распореда у листовима
Иако постоји неколико предности стварања а продуктиван распоред рада са Гоогле табелама, далеко је од савршеног. Хајде да разговарамо о предностима и недостацима креирања распореда помоћу Гоогле табела:
Про: бесплатно за употребу
Иако постоји неколико софтвера за креирање распореда на тржишту, већина њих се плаћа. С друге стране, Гоогле табеле могу бити од користи приликом креирања распореда, јер су бесплатне за појединце и мала предузећа. То је једноставан начин да направите резервну копију свог распореда бесплатно без прављења ручних чувања.
Про: Лако за дељење
Најбољи део коришћења Гоогле табела у односу на друге програме за табеле је то што вам омогућава да делите табелу са само неколико кликова. Такође можете одредити дозволе тако да само неколико одабраних људи може да уноси измене у табелу, док остали могу само да је виде. Ово може бити од велике помоћи ако направи распоред рада на даљину да поделите са својим сарадницима.
Против: Нема обавештења за кориснике без приступа за уређивање
Гоогле табеле имају предност дељења у реалном времену, што значи да гледаоци могу да виде промене направљене у датотеци у реалном времену. Међутим, ако имате само дозволе за преглед, Табеле вас неће обавестити ни о каквим променама унете у табелу.
Само људи са приступом за уређивање могу да омогуће обавештења путем е-поште. Можете да користите додатке који шаљу пусх обавештења да бисте отклонили проблем, али то је далеко од идеалног.
Против: недостатак аутоматизације
Коришћење наменског софтвера за креирање распореда неће захтевати да сваки детаљ уносите ручно. Остали делови се аутоматски ажурирају ако промените један део распореда.
Напредни софтвер ће вас такође обавестити ако претерате са сменама или направите потенцијалну грешку. Ако сте стручњак, можете да урадите аутоматизацију у Таблицама. Међутим, већина људи нема времена или напредног техничког знања да то изведе.
Против: Потребно је више времена
Када користите табелу, већину ствари морате да унесете ручно или да направите падајуће листе. Напредни софтвер вам штеди много ручног уређивања јер имају алате за прављење распореда превлачења и испуштања. Они такође могу да шаљу аутоматске е-поруке кад год дође до промене распореда.
Против: Нема модерне карактеристике
Гоогле табеле немају функције као што су ГПС праћење, замена смена и управљање ПТО. Ове функције нису потребне, али вам могу помоћи да вам олакшају живот у одређеним ситуацијама.
Ефикасно планирајте свој живот
Гоогле табеле су само један од многих начина да планирате свој живот и посао. Иако постоји неколико недостатака, чињеница да је бесплатан и једноставан за коришћење чини га одрживом опцијом, посебно када га комбинујете са другим апликацијама Гоогле Суите-а као што је Гоогле календар.