Ако има много људи који заједно раде на заједничкој табели пројекта, требало би да подесите неку врсту контроле тока посла или процеса за лакше обављање ствари. На тај начин нећете изгубити појам о томе шта је урађено и шта треба да се уради следеће — то ће помоћи да сви остану на истој страници.
Овде говоримо о оним суштинским саветима и најбољим праксама које треба да пратите када сарађујете са другим корисницима у програму Екцел или Гоогле табеле или слично.
1. Документирајте кључне промене и ажурирања
Када сарађујете на табелама, важно је да пратите шта се променило. Можда ћете на крају преписати туђи рад ако нисте пажљиви.
Покушајте да додате коментаре или белешке да бисте забележили промене—као што су разлози за ажурирање ставке, имена уредника који су направили промене и зашто или како су то урадили. То можете лако да урадите користећи Истакните промене функција у заједничкој радној свесци. Да бисте активирали ову функцију, следите доле наведене кораке:
- Иди на Датотека > Опције > Трака са алаткама за брзи приступ. За мацОС идите на Екцел > Преференцес… > Трака и трака са алаткама > Трака са алаткама за брзи приступ.
- Из падајућих опција изаберите Све команде.
- Изаберите Истакните промене и изаберите да ли желите да додате траку са алаткама за брзи приступ изнад траке или испод ње. Кликните У реду.
- Када завршите, додирните падајуће филтере у Трака са алаткама за брзи приступ > Прикажи ознаке команди. Можете да прилагодите како желите да истакнете промене у табели тако што ћете изабрати неку од опција у падајућем менију.
Такође можете да означите ставке бојама или картице у заједничкој табели тако да можете лако да видите промене на први поглед.
2. Исправно унесите изворне податке
Лако је направити грешке док уносите необрађене податке у своје табеле. Проблем је у томе што ако ово не урадите како треба, то може потпуно искривити ваше резултате и одвести вас у погрешном правцу.
Срећом, постоји неколико брзих упутстава како бисте били сигурни да уносите изворне или необрађене податке исправно у своје Екцел датотеке.
- Ваши подаци треба да буду јасни и тачни. Покушајте да избегнете скраћенице, ако нису апсолутно неопходне, и уверите се да су формати бројева или датума јасни и доследни у вашој табели (табелама).
- Обавезно укључите наслов на врху сваке колоне/реда, тако да други корисници могу боље тумачити табеле.
- Користите релевантне (и тачне) формуле, где год је потребно.
3. Користите контроле табеле
Коришћењем контрола табеле, можете смањити ризик од грешака у уносу података. Ево неколико алата које можете користити:
Валидација података: Коришћењем алата као што је валидација података омогућава вам да прикупите податке од више корисника у одговарајућем формату. Такође обезбеђује униформност у уносу података и спречава ненамерне грешке корисника. Ако уносите податке који припадају познатом скупу вредности, као што је „Да“ или „Не“ или „Не може се утврдити“, можете креирати падајућу листу са овим опцијама како бисте омогућили другим корисницима да бирају са унапред дефинисане листе Опције.
Приказ листа: Тхе Функција приказа листа је још једна корисна функција која омогућава корисницима табела да креирају прилагођене приказе своје радне свеске и постављају сопствене филтере за преглед информација – без утицаја на промене на радном листу од стране других корисника.
4. Користите табеле и графиконе
Да се разумемо: табеле су у почетку прилично заморне, посебно ако нисте навикли да радите са великим количинама података. Зато препоручујемо да користите табеле, графиконе или графиконе да бисте подесили своје податке на интуитиван начин.
Док вам табеле помажу да организујете и сортирате своје информације, коришћење графикона или графикона може помоћи у визуелном представљању. Ово олакшава исцртавање трендова или приказивање поређења између различитих група варијабли током времена, тако да можете уочити важне односе и трендове у вредностима података.
5. Истакните важне вредности бојама и форматирањем
Додавањем боје тексту и насловима, можете да организујете своје податке на читљивији начин.
На овај начин, можете се фокусирати на одређене аспекте података, а да не будете преоптерећени свим информацијама одједном. Такође можете користити алате као што су могуће форматирање, што вам омогућава да истакнете одређене ћелије на основу критеријума као што је да ли су унутар одређеног опсега вредности.
Функција „Замрзни окна“ је посебно корисна ако треба да пратите одређена подручја док се крећете кроз дугачку табелу. Ево како то можете да урадите:
- Изаберите активни ред или колону.
- Иди на Поглед картицу на траци и изаберите Замрзни окна.
- У падајућем менију изаберите да ли желите да замрзнете колоне или редове.
Користећи функцију хипервезе, можете повезати сидрени текст са датотекама, веб страницама или радним листовима.
- Да бисте то урадили, изаберите ћелију у табели која садржи текст.
- Иди на Уметните језичак на траци.
- Са десне стране траке додирните Линк и изаберите опције из левог менија. Можете одабрати да се повежете са датотекама у вашем локалном складишту, или веб-везом, или са другим изворима.
Ово помаже члановима вашег тима да лако пронађу референце или изворне датотеке. На пример, ако веб страница ваше компаније наводи производе и услуге, можете лако да направите хипервезу унутар ћелије која води чланове тима директно на страницу када кликну на њу.
Често може бити тешко знати на чему раде ваше колеге. Међутим, алатке за прорачунске табеле као што су Гоогле табеле олакшавају сарадњу више уредника на документима у реалном времену. Можете да отворите бочну траку за ћаскање тако што ћете додирнути облачић са иконом ћаскања поред листе активних корисника.
Ово је згодна функција—можете да разговарате о свим проблемима на које сте можда наишли док радите на дељеним датотекама. Такође вам омогућава да брзо комуницирате једни са другима ако вам је потребна помоћ или помоћ око нечега специфичног у њиховом документу.
9. Омогућите сарадницима приступ за уређивање/преглед
Један од првих корака у сарадњи на дељеним табелама је да обезбедите да чланови тима имају приступ за уређивање/преглед (само за читање). Прво морате да се уверите да сте омогућили дељење.
Друго, додајте сараднике у своје појединачне радне свеске по потреби и дајте им приступ само за читање или за уређивање по жељи. Уверите се да сви имају приступ компатибилним верзијама датотеке, тако да немају проблема са синхронизацијом или чувањем док раде.
Паметнија сарадња са табелама које се лако читају
На крају крајева, све је у комуникацији. Када радите на заједничком пројекту са групом људи, важно је осигурати да комуникација вашег тима протекне што је могуће лакше.
Ови горе наведени савети би требало да помогну да ваше табеле буду лакше за коришћење и лакше за читање, тако да је дељење и тумачење информација увек лако.