Типичан начин ручног управљања уговором је да потпишете комад папира и похраните га у ормар за датотеке. Ручни процес је спор и мање ефикасан у праћењу и праћењу удаљених запослених.
Пошто је рад на даљину постао нова „нормала“ за многе компаније, никада није било важније осигурати да уговори и процеси управљања теку несметано.
Добра ствар је што можете да користите софтвер за управљање уговорима да аутоматизујете цео животни циклус уговора од креирања до преговора, потписивања и обнове. Постоје многе предности софтвера за управљање уговорима. Ево првих шест.
1. Побољшава приватност и безбедност
Један од изазова са ручним управљањем уговорима је тај што се у великој мери ослања на папир. Проблем са физичким документима је што су склонији оштећењу и губитку. Док рад на даљину ризикује кршење података, цурење и хаковање, софтвер за управљање уговорима елиминише ове ризике омогућавајући вам да направите резервну копију свих ваших докумената.
Софтвер за управљање уговорима вам омогућава да складиштите документе у облаку, смањујући шансе да се изгубе или оштете. Софтвер такође штити осетљиве информације о уговору од неовлашћеног приступа. Алат за управљање укључује уговоре и споразуме са различитим нивоима приступа, омогућавајући вам да диктирате ко може да приступа, уређује и дели одређене документе.
На пример, администратори система могу да конфигуришу правила заснована на дозволама, одлучујући ко чему може да приступи информације, било да се физички налазе у канцеларији или раде на даљину било где у свет. Поред тога, неки програми штите документе користећи двофакторска аутентификација и најновије технологије шифровања.
2. Штеди време
Ручно управљање уговорима је спор и дуготрајан процес. То често укључује разговоре лицем у лице, потписивање папирних копија, слање поштом напред-назад, скенирање и отпремање докумената за дељење. Такође, мораћете да поновите цео процес сваки пут када мењате уговор.
Са софтвером за управљање уговорима, постоји мало времена за чекање да бисте добили уговоре било где у свету. Софтвер попут Запендова стандардна опција омогућава вам да искористите његов е-потпис да бисте уштедели сате на уговорима и споразумима.
За неке компаније кашњења почињу током склапања уговора. У овом случају, неки софтвери користе унапред одобрене шаблоне за покретање нацрта, као и стандардизоване услове и клаузуле за специфичне случајеве употребе.
Радници на даљину без приступа уговорној документацији обично траже одговоре на питања на која је одговорено у уговору. Ово може отежати интерном тиму да задржи контролу над својим послом.
Софтвер за управљање уговорима чува све верзије уговора у организованом формату. На овај начин удаљени радници могу приступити најновијој верзији и пронаћи одговоре на своја питања. Процеси који одузимају време који се могу аутоматизовати укључују потписивања, обнове и непланиране радње управљања уговорима.
3. Поједностављује дељење и сарадњу
Предузећа у радном окружењу на даљину могу да се консултују и сарађују са члановима тима који раде од куће или раде у покрету док путују.
Софтвер за управљање уговорима заснован на облаку даје овлашћеним корисницима приступ у реалном времену информацијама које су им потребне. Омогућава вам да се пријавите, склопите уговор и сарађујете са колегама из било ког дела света.
Софтвер такође има алате за сарадњу и комуникацију као што су коментарисање и ћаскање са документима, што олакшава преговарање и ажурирање услова у реалном времену. Ови алати омогућавају удаљеним тимовима да уносе податке, помажући у стварању аутономне радне снаге у контролисаном окружењу.
4. Смањује ризик и побољшава усклађеност
Проблеми као што су неодобрени услови и пропуштене обавезе могу довести организацију у опасност. Срећом, софтвер за управљање уговорима може помоћи у смањењу ризика коришћењем унапред одобрених клаузула и алата за ревизију уговора.
Користећи софтвер за управљање уговорима, менаџерски тим може да провери да ли су резултати сваког уговора испунити очекивања и да се удаљени запослени придржавају уговора са алатима за ревизију.
Софтвер вам омогућава да са било ког места пратите и ревидирате сваки корак прекретнице уговора, што вам омогућава да све запослене, укључујући и удаљене раднике, сматрате одговорним за своје поступке. Ово помаже у побољшању ефикасности и истовремено штити вашу компанију од неусаглашености.
Алат такође укључује ревизијске трагове који вам омогућавају да видите целокупну историју уговора са само неколико кликова. Овлашћени корисници могу да виде у којој се фази налази уговор и његов статус (активан, на чекању, истекао, итд.), побољшавајући одговорност и усклађеност.
Такође можете користити софтвер за анализу здравља ваших пословних односа. Софтвер за управљање уговорима укључује извештаје који вам помажу да процените ниво усклађености трећих страна са политикама и прописима.
Боља комуникација запослених и омогућавање приступа интерним политикама широм компаније стварају осећај укључености, омогућавајући већу усклађеност. Ово посебно важи за запослене који раде од куће.
5. Аутоматизује упозорења за кључне датуме и резултате
Рад са удаљеним тимовима повећава шансе за пропуштање рокова и прилика. Срећом, софтвер за управљање уговорима може да ухвати кључне датуме уговора и резултате и пошаље обавештења одговорној страни.
Софтвер за управљање уговорима је један од најбољих алати за поједностављење процеса рада на даљину. На пример, можете да конфигуришете софтверску алатку за обавештења да обавестите менаџере о уговорима који треба да буду отказани или обновљени, чувајући ваше финансијске интересе безбедним.
Удаљени радници могу бити обавештени и почети да раде на задацима раније, што вам даје већу контролу над пројектима. Такође можете слати обавештења свим удаљеним запосленима у вези са променама смерница или потребом за прегледом смерница.
Обавештења о покретању су кључна карактеристика софтвера за управљање контактима и могу вас упозорити када је важан део уговора потписан. Осим тога, неки софтвер вам омогућава да подесите аутоматске понављајуће аларме који се не ресетују све док додељени тим не предузме очекивану акцију.
6. Централизује податке за већу видљивост
Уобичајени проблем са коришћењем ручног управљања уговорима је проналажење загубљеног уговора. Са софтвером за управљање уговорима, не морате да се ослањате на неуредне ормаре који отежавају брзо тражење кључних докумената.
ЦМС заснован на облаку решава проблеме тако што обезбеђује централно спремиште које се може претраживати. Централизовано чвориште докумената укључује алате за претрагу и филтрирање како би се осигурало да чланови тима, укључујући удаљене раднике, приступају критичним информацијама било када и било где.
Чување свих докумената у централизованом, виртуелном спремишту повећава видљивост уговора. Такође вам даје контролу над приступом документима уговора и ствара један извор истине. Неке компаније дозвољавају члановима тима да виде текуће обавезе, резултате, предстојеће пројекте и датуме обнове, као и трошкове уговора.
Поједноставите процесе и токове рада помоћу софтвера за управљање уговорима
Управљање уговорима на даљину није један од најгламурознијих задатака у организацији. Надгледање и праћење удаљених запослених је још изазовније када се уговори управљају ручно.
Ручне и папирне технике чине процес управљања уговорима споријим и мање ефикасним. Али са поузданим софтвером за управљање уговорима, компаније могу лако да рукују уговорима, чак и када раде са удаљеним тимовима.
