Иако су апликације за продуктивност дизајниране да вам омогуће да радите ефикасније, понекад се чини да раде супротно. То је зато што је једна ствар имати на располагању изузетне алате за продуктивност. Али друга ствар је да их користите на начин који вас чини продуктивнијим.
Све се своди на то како их користите. Овај чланак покрива савете који ће вам помоћи да максимално повећате своје алате за продуктивност.
Први корак ка ефикаснијем коришћењу ваших алата за продуктивност је схватање да они не могу много да ураде независно. Иако се скоро свака апликација за продуктивност на тржишту заклиње да ће вам „олакшати“ живот, истина је да могу само толико. Неки се могу похвалити јединственим карактеристикама и могућностима са потенцијалом да вам помогну да урадите више за мање времена, али су на крају само оне које омогућавају.
Да бисте максимално искористили предности својих алата за продуктивност, морате бити јасни у вези својих циљева и задатака и имати вештине и системе да их подржите. Ово је слично фотографу који има најбољу и најкомплетнију камеру, али и даље не може да направи одличне фотографије. Познавање овога и смањење ваших очекивања о томе шта вам алати за продуктивност могу помоћи да постигнете је одлична полазна тачка.
Потребни су вам системи и процеси који подржавају ваше алате за продуктивност да бисте их ефикасно користили. Ово су стубови продуктивности који држе све заједно и омогућавају вам да максимално искористите своје апликације. Без њих, стално ћете јурити за најновијом апликацијом за продуктивност која обећава свет, али никада нећете стићи никуда.
На пример, записивање свих ваших задатака у апликацију за листу обавеза је бесмислено ако немате систем да их решите. Један од разлога за то је тај што сваки задатак има другачији ниво хитности и важности, а ви имате само ограничену количину времена и енергије сваког дана. Дакле, у овом случају ће вам требати а систем одређивања приоритета, попут Ајзенхауерове матрице, да вам помогне да схватите које задатке прво треба да урадите и да будете сигурни да напредујете у стварима које су вам најважније.
У другим случајевима, можда ће вам требати систем који вам помаже да задржите фокус и ограничите ометања или промену контекста. Батцхинг задатака је одговарајући систем продуктивности то може помоћи у овоме. То укључује груписање сличних задатака заједно и рад на њима један за другим како би се смањиле сметње и максимизирао ваш фокус.
Све у свему, циљ је пронаћи или поставити системе који подржавају ваше алате за продуктивност и помажу вам да постигнете жељене резултате.
Са широким спектром алата за продуктивност доступних на дохват руке, то може бити изазовно да изаберете праву за посао или у искушењу да користите више опција истовремено за исти задатак. Али чешће него не, коришћење различитих алата за продуктивност за исту ствар може довести до забуне и заправо вас учинити мање продуктивним. Дакле, од виталног је значаја да пажљиво одаберете прави алат за продуктивност, онај који ће вам најбоље функционисати на основу ваших потреба, циљева и околности.
Да бисте то урадили, почните проценом својих потреба и конкретног задатка који покушавате да постигнете. Одатле истражите, упоредите различите опције и испробајте их (ако је могуће) да видите која вам најбоље одговара. Можда ћете морати да експериментишете са неколико алата пре него што пронађете савршено пристајање, али на крају ће се исплатити.
Када пронађете прави алат, избегавајте искушење да стално тражите најновију апликацију са сјајним новим функцијама. Шансе су да нећете морати да додајете више алата за продуктивност за исти задатак јер онај који већ имате испуњава све ваше потребе. Дакле, можете се држати својих тренутних алата и фокусирати се на њихово ефикасније коришћење.
Сада морате да научите све детаље о вашем тренутном алату за продуктивност. Ово је неопходно ако желите да извучете максимум из њих и постигнете жељене резултате. Штавише, пошто је њихова крајња сврха да уштеде време, познавање сваког кутка и рупе ваших алата помоћи ће вам да их ефикасније користите и да урадите више за мање времена.
На пример, ако сте а Слацк корисник, учење његових најнапреднијих функција ће вам олакшати ток посла, уштедите време и учините комуникацију са својим тимом ефикаснијом. Штавише, такође можете да појачате свој Слацк радни простор додавањем неких интеграција.
Исто важи и за кориснике Гмаил-а. Учење је највише корисне пречице на тастатури помоћи ће вам да брже прегледате пријемно сандуче, штедећи вам време за друге битне задатке. Уопштено говорећи, одвајање времена да научите како да ефикасније користите своје алате ће се дугорочно исплатити повећањем ваше продуктивности.
Већ смо утврдили да вам у већини случајева неће требати више апликација за исти задатак. Међутим, на типичном радном месту биће вам потребна различита решења за комуникацију, управљање задацима, складиштење у облаку и још много тога. То значи да ћете губити драгоцено време на стално пребацивање између апликација и ризиковати да изгубите важне информације.
Да бисте то избегли, морате да интегришете своје алате за продуктивност како би они беспрекорно функционисали. Срећом, најпопуларнији алати за продуктивност нуде интеграцију са широким спектром апликација, тако да можете лако да повежете оне које користите и да поједноставите свој радни ток. Такође можете користити Запиер интеграције за аутоматизацију радног тока управљања задацима.
Алтернативно, када тражите праве алате за своје потребе, можете одабрати пакет радног простора који укључује све што вам је потребно на једном месту. На пример, Нотион је све-у-једном радни простор који комбинује неколико функција, укључујући управљање задацима, вођење белешки и сарадњу са документима на истој платформи.
6. Прилагодите своја обавештења
Последње, али подједнако важно, морате пажљиво да управљате својим обавештењима како бисте избегли ометања и фокусирали се на свој посао. Подразумевано, већина апликација је подешена да шаље обавештења за све, што може брзо да постане неодољиво и отежава концентрацију.
Прво одредите која обавештења су вам неопходна и колико често желите да их примате. Затим можете да одете у подешавања своје апликације и фино подесите подешавања обавештења како би одговарала вашим потребама. У другим случајевима, када радите на досадном задатку који захтева дубок фокус, можете да онемогућите сва обавештења да бисте остали фокусирани.
Алати за продуктивност могу вам помоћи да постигнете више за мање времена, али само ако их користите на прави начин. Са толико опција доступних на тржишту, лако је ухватити се у синдром сјајне нове апликације и изгубити појам о својим потребама и циљевима.
Кључно је да будете стратешки у вези са својим алатима за продуктивност и користите само оне алате који одговарају вашим специфичним потребама. Савети које смо поделили изнад ће вам помоћи да то урадите и да подигнете своју продуктивност на виши ниво.
