Почети изнова са новим софтвером за управљање пројектима је пројекат за себе. Сваки од њих се разликује од следећег, тако да поред покушаја да мапирате све своје пројекте, можда имате посла са кривом учења. То може бити неодољиво.

Међутим, једна ствар коју сви имају заједничко је да планирање унапред може помоћи да се направи глатка транзиција. Поред тога, припремићете се да одржавате чист и доследан радни простор. Читајте даље да бисте сазнали које кораке можете предузети када почињете са новим софтвером за управљање пројектима.

Одлучите како желите да користите софтвер за управљање пројектима

Пре него што подесите софтвер, потребан вам је план како желите да га користите. Познавање ко ће користити налог и врсте пројектних плоча у њима ће вам помоћи да започнете.

Са ким ћете радити?

Хоће ли још неко бити на рачуну? Ко су они и које су њихове улоге? Ниво приватности и дозвола које можете да подесите за свој тим ће се разликовати у зависности од тога који користите и нивоа на који сте претплаћени. Дакле, добро је планирати унапред, чак и пре него што изаберете један, ко користи налог и чему желите да им дате приступ.

На пример, личне верзије Нотион-а се веома разликују од Тим налог, али можете да сарађујете користећи било који од њих. Личне нуде странице које почињу приватне и омогућавају вам да позовете госте, док Тим налог откључава радне просторе за сарадњу који вам омогућавају да делите са целом организацијом далеко.

У оквиру ваше организације, такође ћете желети да размотрите коме желите да дате администраторске дозволе. Поред тога, ако ваш софтвер дозвољава гостима, можете одредити да ли је дељење пројектне плоче са клијентима, извођачима или другима ван вашег радног места неопходно или не.

Које врсте пројектних плоча ћете користити?

Можете учинити више од креирања једноставних нацрта пројекта у софтверу за управљање пројектима. Можете такође:

  • Направите табле са захтевима за пројекте на којима ви и ваши сарадници можете делегирати разне задатке или тражити помоћ. ЦлицкУп је одличан софтвер за прављење, али их можете уградити у било који софтвер за управљање пројектима.
  • Наведите текући ток посла од почетка до краја да бисте добили брзи преглед у којем се кораку налазе пројекти.
  • Поставите отворену таблу за задатке на којој ви и ваши сарадници можете себи да доделите доступне задатке.

Одлучивање како да организујете софтвер за управљање пројектима

Сада када знате са ким радите и које врсте пројектних плоча ћете користити, морате да одредите како желите да организујете налог.

Начин на који ћете то урадити је ствар преференције, али број људи са којима радите такође ће вам помоћи да одлучите. Постоји много начина на које можете да организујете своје пројектне табле, као што су:

  • Клијент
  • Пројекат
  • Одељење
  • Тим

Можете чак користити комбинацију горе наведеног. Али, ако радите са великом компанијом, организовање по одељењу или тимовима ће свима олакшати проналажење пројеката и задатака.

Док организујете ставке, желите да избегнете претерано компликовање назива ваших задатака, пројеката, табли и фасцикли. Ви и ваши сарадници ћете брзо пронаћи оно што вам је потребно ако ствари будете што једноставнији.

Ово се посебно односи на подфолдере. Ако алатка коју користите нуди потфасцикле, запитајте се пре него што је креирате да ли је заиста потребна, и ако јесте, одредите оптимално име када га други траже. Укључивање низа малих, празних или погрешно означених фасцикли само ће створити забуну.

Замислите то скоро као фасцикле са датотекама на вашем рачунару. Желите да пронађете оно што тражите у што мање кликова.

Додавање задатака софтверу за управљање пројектима

Када одредите како желите да организујете своје задатке и пројекте, можете почети да их мапирате. Прво, корисно је ако направите листу текућих пројеката и поделите их на акције. То можете да урадите на папиру или у софтверу за обраду текста — било који метод који вам највише одговара.

Држање тренутних пројеката ће помоћи да се процес поједностави. Креирајте табле и задатке само за пројекте на којима тренутно радите или на којима предстоје, уместо да укључујете застареле информације или информације о чуварима места.

Обавезно назовите своје пројектне плоче у складу са тим и укључите само повезане задатке. Ова хијерархија ће вам помоћи да брже пронађете детаље и пружиће вама и вашим сарадницима брзи преглед статуса пројекта.

На пример, ако развијате нову веб страницу за производ, креирали бисте пројектну плочу и назвали је нешто попут Веб страница производа. Затим бисте навели све акционе ставке које чине веб локацију као задатке унутар. Дакле, ствари као што су избор имена домена, подешавање хостинга, дизајнирање жичаних оквира и тако даље.

Ако држите систем за додавање пројеката и задатака доследним, мање је вероватно да ћете морати да трошите време на расклапање или реорганизацију.

Шта треба избегавати приликом подешавања софтвера за управљање пројектима

Неке ствари које желите да избегнете приликом подешавања новог софтвера за управљање пројектима су:

  • Радећи све одједном— почните са малом листом тренутних пројеката како бисте избегли да будете преоптерећени или затрпани радни простор.
  • Користећи сваку функцију— посебно ако је у питању плаћени налог, можда мислите да желите да зарадите свој новац. Међутим, постоји много ствари које долазе са софтвером за управљање пројектима који могу само да вам сметају. Претходно истраживање производа је једно од начине на које можете да избегнете замор карактеристика.
  • Прекомпликовани пројекти— приступите мање је више када планирате своје пројекте. На пример, велики број софтвера за управљање пројектима нуди мање видљиве подзадатке које можете угнездити унутар већих. Међутим, за вас може бити досадно да наведете кораке у оквиру задатка и да их ваш колега означи.

Започните са софтвером за управљање пројектима

Почетак рада са новим софтвером за управљање пројектима је мање тежак ако мало планирате унапред, а почнете са малим. Уместо да га градите са застарелим пројектима или информацијама о чуварима места, креирајте ставке док идете и одржавајте доследан систем именовања за задатке, пројекте и фасцикле.

Не заборавите да буде једноставно. Што мање кликова треба да пронађете оно што вам треба, то боље.