Лака сарадња је од највеће важности у доба рада на даљину. Срећом, Гоогле има много опција за дељење које омогућавају да више корисника ради на истом пројекту. Познавање ко је извршио промене у датотеци и када може бити кључно за ефикасно управљање табелама.
Срећом, Гоогле табеле имају две функције које вам омогућавају да пратите промене направљене у вашим табелама. Прва су обавештења Гоогле табела, док је друга историја верзија. У овом чланку ћемо детаљно описати ове основне функције, показати како их можете активирати и објаснити зашто би могле бити од виталног значаја за ваше табеле.
Зашто користити обавештења е-поштом у Гоогле табелама?
Када радите на великом листу где више запослених прави промене у табели, може бити изазовно знати које промене је направио сваки сарадник. Много је боље знати ко је направио одређену промену, посебно за вође пројеката.
Можемо да проверимо користећи историју верзија да видимо ко је извршио промену. Али, скенирање историје верзија може бити заморно ако има много случајева. Уместо тога, можете да користите обавештења Гоогле табела. На овај начин, Табеле ће вас обавестити путем е-поште.
Ако сте у покрету, требало би да се уверите да обавештења путем е-поште на вашем мобилном телефону раде, тако да ништа не пропустите.
Како омогућити обавештења е-поштом у Гоогле табелама
Укључивање обавештења е-поштом траје само неколико минута, а када то урадите, остаће активно док не извршите даље промене у подешавањима. Пратите ове кораке да бисте укључили обавештења:
- Отворите табелу на којој желите да омогућите обавештења путем е-поште.
- Притисните Алати на врху табеле. Појавиће се падајући мени.
- Притисните Правила обавештења, који отвара нови прозор на средини екрана.
- Овде можете поставити правила. Ако изаберете опцију из првог одељка, морате да изаберете када желите да примате обавештења. Или изаберите: Све промене су направљене, или Корисник подноси образац.
- У другом одељку можете изабрати Е-пошта - Дневни сажетак или Е-пошта - одмах.
- Притисните сачувати када изаберете жељена подешавања,
Детаљније ћемо описати свако од подешавања мало даље у чланку.
Како додати и избрисати правила обавештења у Гоогле табелама
Ако желите да додате још правила, измените постојећа или их избришете, идите на Подесите опцију правила обавештења кликом на Алати и Правила обавештења.
Ако већ имате постојеће правило обавештења, оно ће се појавити на листи. Можете кликнути на Избриши или Уредити, или притисните Додајте још једно правило обавештења да створи нову. Када завршите са изменама, кликните Готово да их спасе.
Разумевање опција у Правилима обавештења
Постоје два одељка у правилима за обавештења: први је Обавести ме у, а други је Обавести ме помоћу.
1. Обавести ме на [Ваша е-пошта] када…
- Све промене су направљене: Када изаберете ову опцију, све промене које направите у табели се евидентирају и обавештавају корисника путем е-поште, одмах или у дневном прегледу.
- Корисник подноси образац: Избор ове опције ће вас упозорити кад год неко пошаље образац. Гоогле обрасци вам омогућавају да повежете своје обрасце са табелом. Ово може бити било шта, од анкете до обрасца за пријаву на универзитет.
2. Обавести ме са…
- Е-пошта – Дневни сажетак: Кад год се изабере ова опција, листа корисничких промена ће стићи када се дан заврши или у одређено време. Ако изаберете ову опцију, примаћете обавештења касније, а не одмах након што буду послата. Ово користи појединцима који не воле да буду обавештени о променама одмах. Такође је идеалан за оне који раде за огромну компанију у којој се табела на којој раде стално мења како би се избегло попуњавање пријемног сандучета обавештењима. Обавезно подесите време доласка изван вашег период блокирања е-поште, ако имаш једну.
- Е-пошта - одмах: Када одаберете ову опцију, добићете е-поруку кад год дође до промене њихове табеле. Ово је идеално за људе који се баве осетљивим информацијама и желе да приме е-пошту ако се нешто промени.
Не бисмо препоручили да користите ово подешавање за лист са више од два или три сарадника, да не бисте били бомбардовани сталним обавештењима. Ако треба да користите овај метод, можда би било добро да подесите Гмаил фолдер да примате сва обавештења.
Зашто користити историју верзија Гоогле табела?
Можете да користите функцију историје верзија Гоогле табела ако не желите обавештења путем е-поште, али пратите промене унете у табелу. Гоогле табеле ће чак и сачувати мале промене ако се догоде довољно удаљене једна од друге, тако да не морате да бринете да ћете пропустити неке важне промене.
Власник табеле и они који имају приступ за уређивање табеле су једини који могу да виде историју верзија табеле у Гоогле табелама.
Пошто су промене у облаку, можете приступити историји верзија и пронаћи тачну верзију коју тражите. Ово је савршено ако је неко од чланова вашег тима (или ви) направио грешку и мора да се врати на старију верзију. Такође можете именовати промене да бисте знали коју верзију желите.
Како да погледате историју верзија у Гоогле табелама
Приступа Историја верзија Гоогле табела, уверите се да је направљено довољно измена на листу пре него што Схеетс могу да креирају дневник промена. Ево корака које морате да пратите да бисте приступили историји верзија:
- Кликните на Филе у горњој траци. Ово ће приказати падајући мени.
- Тамо, кликните на Историја верзија.
- Кликните на Погледајте историју верзија у менију. Алтернативно, можете користити Цтрл + Алт + Схифт + Х.
На десној страни екрана ће се отворити бочна трака. Тамо можете кликнути на три вертикалне тачке поред старијих верзија и кликнути на Вратите ову верзију. Такође можете кликнути на Именујте ову верзију да дају имена појединим сачувањима. Ако желите да креирате нову инстанцу табеле, кликните на Направите копију.
Када направите нову копију табеле, она ће почети изнова и имати нову историју верзија. Ако и даље желите да пратите промене у новој табели, можда ћете желети да избришете старију да бисте избегли забуну у будућности.
Разлике између обавештења е-поштом и историје верзија
Обавештење Гоогле табела вам омогућава да примате е-поруке кад год корисник промени табелу. Када користите историју верзија, промене се само евидентирају и не обавештавају корисника активно.
Врх леденог брега
У већини случајева, добра је идеја да користите обе ове функције за важне табеле. Иако су две функције о којима се говори у овом чланку одличне за сарадњу, оне су само мали део свих алата које Гоогле табеле нуди тимовима који раде на табелама.
Има још много тога за научити, па наставите да читате о свему што овај моћни програм може да понуди.