Кључ успешне сарадње је комуникација. Не само да будете сигурни да довољно комуницирате, већ и да не претерујете.
Вероватно сте били тамо. Осећате се као да сте више пута одговорили на питање или да се води више од једног разговора о истом пројекту. С друге стране, можда ће вам сметати примање истих порука при понављању.
Ако желите да научите како да избегнете прекомерну комуникацију, читајте даље. Овде ћете научити како да проведете мање времена у комуникацији—а више радећи—са ЦлицкУп-ом.
Како смањити број е-порука помоћу ЦлицкУп задатака
Да бисте делегирали или делили задатке, не морате да креирате савршену е-пошту. Нити не морате да прочешљате низ одговора са људима који се уносе и излазе. Све што вам треба је одличан софтвер за управљање пројектима.
Има их много уштеде времена за коришћење софтвера за управљање пројектима. Једна од најбољих погодности коришћења ЦлицкУп да ли ће то помоћи да се смањи број е-порука које шаљете и примате у вези са задацима или задацима.
То је зато што својим колегама дајете детаљан преглед битних информација од самог почетка. Не само они, већ свако ко има приступ задатку.
То може бити цело ваше одељење, цела компанија или чак мали тим који се заједно бави пројектима. Међутим, то не значи да ће сви добијати обавештења.
Можете брзо да доведете неопходне сараднике у петљу тако што ћете их додати као посматрача помоћу иконе ока на картици задатка. За разлику од слања ЦЦ-а некоме у имејлу, као посматрач, он ће аутоматски примати сва ажурирања убудуће. Поред тога, видеће старије информације чак и ако их касније додате у задатак.
Главна предност коришћења задатака у ЦлицкУп-у је да када неко први пут погледа задатак, може одмах да види основне информације. Такође је мање вероватно да ћете пропустити да сами додате детаље јер сваки задатак који креирате у основи почиње са шаблоном састављеним од колона на вашој листи.
Како додатно смањити поруке е-поште користећи ЦлицкУп описе задатака
Поред укључивања назива задатка, рока, приоритета и других ставки које обично укључујете, ЦлицкУп нуди низ простора за сарадњу. Најзначајније за замену е-порука са захтевима за пројекат је поље за опис које се налази на картицама задатака.
Поље за опис је управо онако како звучи, али нуди више од места за постављање текста. Овде можете додати јединствене специфичности пројекта које се иначе не би уклапале у колоне и дотерати их помоћу команди.
Када користите овај простор, важне информације такође неће бити закопане у пријемном сандучету колеге или у супер дугачкој нити јер остају постављене – чак и док их уређујете или додајете. Штавише, ово поље нуди историју верзија која вам омогућава да се вратите на претходна издања описа ако је потребно.
Како провести мање времена на састанцима користећи ЦлицкУп
ЦлицкУп нуди низ корисних погледа да вам помогне да организујете своје пројекте и сарађујете са другима. Један од тих погледа је Ћаскање.
Додавањем приказа ћаскања на вашу листу, ви и ваши сарадници можете комуницирати о детаљима пројекта у реалном времену. Осим тога, сви ће касније знати где да се обрате на тему ако им затреба освежење.
У ЦлицкУп-овом ћаскању можете поменути друге људе да бисте им послали обавештење или све који користе @ватцхерс. Ако поменете задатак, можете креирати директну везу до њега. Такође можете добити више детаља користећи команде, снимке екрана или додавање датотека.
Згодна функција у приказу ћаскања је додељивање других да коментаришу. Ако неко има питање или коментар на који колега може да одговори, можете му скренути пажњу на то — или га доделити себи као подсетник за касније.
Као и Слацк, можете одговорити у нити ако желите да ствари буду уредне и организоване. Уз овај низ функција, можете да користите приказ ћаскања да замените састанке специфичне за пројекат или дневне стандуп састанке. Још једна предност доступности овог месинџера директно у вашем пројектном простору је да ће помоћи да се минимизира неповезано чаврљање.
Како побољшати комуникацију у ЦлицкУп-у
Постоји много начина на које можете комуницирати са својим колегама. То можете учинити путем месинџера, СМС-а, е-поште, брзог позива или кратке посете. Касније, када вам затреба освежење, можда ћете се трудити да се сетите са којом сте апликацијом разговарали или где сте је записали.
ЦлицкУп-ов одељак за коментаре помаже да се елиминише потреба за листањем више апликација и медија јер се све налази у једном софтверу. Ако имате питање о одређеном задатку, можете га поставити директно на одговарајућој картици.
Попут приказа ћаскања, можете помињати друге људе, помињати задатке, додељивати људе коментарима и користити команде, снимке екрана или додавати датотеке да бисте лакше објаснили. Поред тога, можете креирати нове документе у коментарима где ви и ваши сарадници можете сарађивати.
Како брзо сарађивати у ЦлицкУп документима
Сарадња у ЦлицкУп документима функционише слично као Гоогле документи. Можете их задржати приватним или позвати своје сараднике да допринесу страници.
Овде можете радити на страници користећи команде за додавање текста и елемената. Такође можете да коментаришете напред-назад са својим колегама ако не желите да уносите промене одједном.
Док радите, можете да видите курсор свог колеге и измене у реалном времену. Ако желите да будете сигурни да виде нешто, можете скренути пажњу на одређене линије у простору да бисте поставили питања или саопштили идеје.
Поред тога, када сте ви и ваш колега спремни, можете га извести као ПДФ ако желите да га делите ван ЦлицкУп-а.
Проведите мање времена идући напред-назад уз ЦлицкУп
Захваљујући бројним комуникационим алатима, ЦлицкУп ће вам помоћи да смањите назад и назад сарадњу на пројекту и делегирање. Такође ћете открити да трошите много мање времена на прелиставање између апликација и копање кроз разговоре да бисте пронашли информације које су вам потребне.
Било да тражите брз начин да комуницирате са целим тимом на пројектима или са одређеним људима на задацима, то је право место за вас. Ако вам прекомерна комуникација успорава напредак, зашто не бисте покушали?