Како престати да заборављате ствари на послу

Замислите ово: понедељак је ујутро. Забиљежили сте све своје задатке за тај дан и узбуђени сте што ћете постићи своје циљеве. Али до поднева сте заборавили пола ствари које сте требали да урадите, због чега се осећате фрустрирано.

То је сценарио који сви добро познајемо. Имати посао често значи имати гомилу задатака које треба обавити у једном дану. А покушај да запамтите све те задатке може бити само по себи посао.

Ако имате тенденцију да заборавите да радите ствари на послу, можете то променити. Овај чланак ће вам дати неке корисне савете који ће вам помоћи да престанете да заборављате ствари на послу, како бисте се до краја дана осећали успешније. Ево како да останете у току са оним што треба да урадите:

1. Користите контролне листе

Направите контролне листе за своје понављајуће задатке и за једнократне задатке. За задатке који се понављају користите апликацију која вам омогућава да проверите и поништите избор ставки како бисте избегли да сваки пут правите листу.

За једнократне задатке направите руком писану листу и држите је на видљивом и лако доступном месту на свом столу. Покушајте да користите једну бележницу и баците све странице са белешкама које сте завршили.

2. Направите листу обавеза за следећи дан

Листе обавеза нису ништа ново, али мењач игре креира вашу листу задатака дан пре вашег радног дана. Увече, када сте опуштени, размислите шта треба да урадите следећег дана и запишите то.

Бонус савет: направите листу „великих пет“ својих пет најбољих циљева или задатака за следећи дан. Истакните или одвојите ове задатке од остатка своје листе, јер су то ставке којима ћете дати приоритет. Чак и ако се нешто појави, знаћете да не дозволите да то омета задатке на тој листи.

3. Потврдите своју листу обавеза

Пре него што почнете да радите, прођите кроз листу коју сте направили претходне ноћи да бисте освежили мисли о томе на чему ћете радити током дана.

А ако вам се током дана дода још задатака на тањир, запитајте се да ли су нови задаци важнији од било које ставке на вашој листи „великих пет“. Ако јесте, замените те ставке новим задацима. Али ако не, само их додајте на листу и касније можете доћи до њих.

4. Користите ознаке (или било који други систем означавања) да бисте пратили важне поруке е-поште

Означавање имејлова ознакама или категоријама је паметан начин да пратите напредак ваших е-порука. Ако можете да додате више ознака једној е-поруци, можете је означити према њеном приоритету, напретку и пројектима и тимовима којима припада.

На пример, ако радите на задатку за 'Пројекат Кс', можете додати четири ознаке у имејл који се односи на тај задатак: прва ознака би била за пројекат. Друга ознака би била за тим за који је пројекат намењен. Трећа би означавала колико је е-маил важан, а четврта ознака да је у току.

5. Аутоматизујте шта можете

Искористите технологију која ће вам помоћи да ствари обавите на време. На пример, можете закажите е-пошту у Оутлоок-у, тако да се могу послати касније. Ако сте менаџер друштвених медија, закажите све своје објаве у апликацији.

Аутоматизација задатака скида са вас притисак да се сетите да радите ствари на време, посебно ако имате више временски осетљивих задатака које треба да завршите.

6. Делегирајте оно што можете

Не би требало све да радиш сам ако не мораш. Ваше колеге су ту да вам помогну да постигнете заједнички циљ. Искористите снаге и способности чланова вашег тима да бисте олакшали своје оптерећење делегирањем одређених задатака.

Само будите сигурни да комуницирате са члановима свог тима унапред како бисте консолидовали своје приоритете за тај дан и проценили да ли вам они могу помоћи.

7. Подесите подсетнике на свом телефону или лаптопу

Апликација Подсетници је непроцењива алатка за свакога ко је забораван или заузет. Користите га као додатни корак поред листе обавеза. Ако желите да избегнете преузимање више апликација од оних које већ имате, користите оне са којима је ваш уређај дошао.

Све док вам апликација коју користите омогућава да подесите подсетнике једном, дневно или недељно — у складу са вашим потребама. Обавезно подесите аларм који ће се укључити заједно са подсетником, како га не бисте пропустили. А ако сте у журби, користите функцију гласовних команди на телефону да бисте подесили подсетник у року од неколико секунди.

8. Користите апликацију за праћење навика

За задатке који се понављају користите апликацију за праћење навика. Апликације за праћење навика помоћи да будете одговорни. Најбољи су за дневне и недељне приоритете. Хабитица, на пример, има циљ „Радио на најважнијем задатку данашњице“.

Примери задатака које можете да додате укључују недељне сусрете са тимом, проверу е-поште сваког јутра, па чак и одвајање времена за ручак. Иако ово може изгледати као једноставне ствари које треба запамтити, лако је заборавити да их урадите када јурите за роком.

Преузимање: Хабитица за иОС | Гоогле Плаи (Бесплатно)

9. Подесите визуелна помагала

Тешко је заборавити да урадите нешто када имате светле лепљиве белешке свуда око себе. Зато су шарене лепљиве белешке одличан начин да важне задатке држите на уму.

Залепите их на лаптоп или календар. Поравнајте их по важности и увек користите исте боје за исте пројекте. Можете чак и да будете дигитални са апликацијом Пост-ит® белешке да бисте избегли затрпавање свог стола гомилом папира.

Преузимање: Пост-ит® за Продавница апликација | Гоогле Плаи (Бесплатно)

10. Зауставите мултитаскинг!

Колико често сте покушавали да урадите превише одједном, а да бисте заборавили да завршите задатак? Усредсредите се на завршетак једног задатка, а затим пређите на следећи. Прво почните са својим највећим приоритетима, а затим се спустите до најмање важних задатака.

То осигурава да су ваши најважнији задаци завршени, чак и ако вам понестане времена или вас ометају састанци у последњем тренутку и непланирани позиви.

11. Нека ваш ум буде ангажован

Дајте својим можданим ћелијама подневни подстицај брзом игром да бисте избегли ментални умор. Испробајте игре засноване на претраживачу једноставним отварањем нове картице и играњем—као Вордле, слагалица која вас тера да сваки дан погађате другу реч.

А ако немате времена, можете да играте И/О флипер, Гоогле-ова прилагођена, занимљива флипер игра која је освежавајућа представа о омиљеној игри из детињства.

12. Направи паузу

Будите намјерни да правите паузе да разбистрите ум и опустите се. Искористите ту прилику да поново погледате своју листу обавеза да бисте утврдили које задатке имате да завршите.

Одвајање времена да ово урадите у опуштеном стању помаже вам да боље запамтите ствари, за разлику од када сте под притиском за својим столом.

13. Подесите аларме

Подесите једнократне или понављајуће аларме да бисте се подсетили да направите паузу, упутите позив или присуствујете састанку. Само будите сигурни да сте подесили аларм да се укључи неколико минута пре него што задатак буде заказан, тако да можете да се припремите да га обавите.

На пример, ако је пред вама састанак, можете да подесите аларм на 15 минута пре састанка, тако да можете да завршите све чиме сте заузети у то време. То ће вас спречити да будете узнемирени када дође време да присуствујете састанку.

Будите проактивни да престанете да заборављате ствари на послу

Кључ за памћење задатака које морате да урадите је да будете проактивни. Одвојите време да се припремите за свој дан чини разлику.

Било да се ради о састављању листе обавеза, заказивању е-поште или постављању аларма, неколико минута да се организујете помоћи ће вам да преузмете контролу над својим даном. То ће вам заузврат помоћи да престанете да заборављате ствари на послу.

Како направити продуктиван распоред рада на даљину

Реад Нект