Како ефикасно олакшати састанак тима на даљину

Било да сте менаџер, имате водећу улогу у својој компанији или радите на пројекту, велике су шансе да ћете морати да водите састанке тима. Велики плус овде је то што можете организовати свој састанак како вам одговара.

Ипак, постоје неке велике разлике између састанака лицем у лице и састанака на даљину, што може повећати или нарушити њихову ефикасност. Овде разматрамо неке потешкоће са омогућавањем даљинских састанака тима и како их можете превазићи да бисте их ефикасно водили.

Предности и мане даљинског организовања састанака

Апликације за видео конференције као што су Гоогле Меет, Зоом и Мицрософт Теамс, учиниле су одржавање састанака на мрежи веома популарним. Једним кликом на дугме, спремни сте да кренете. Постоје многе предности виртуелног вођења састанака тима, укључујући:

• Лак приступ дигиталним материјалима које треба да делите.
• Могућност снимања сесија.
• За путовање нису потребна никаква времена.
• Нема потешкоћа са резервисањем соба за састанке.
• Можете се састати са колегама и спољним заинтересованим странама из целог света.

И још много тога. Међутим, постоје и неке баријере са овом методом, које могу ометати продуктивност. Неки примери могу бити:

• Технички проблеми са аудио и видео записом.
• Умор од видео конференција.
• Проблеми у комуникацији када има много учесника.
• Кашњење или недостатак одзива тима због нормалног визуелног и слушног заостајања.
• Поремећај визуелних знакова и говора тела.

Постоје неки аспекти разговора лицем у лице који се једноставно не могу реплицирати виртуелно. Добра вест је да ово искуство можете оптимизовати уз неколико ефикасних савета и трикова.

1. Креирајте органске дискусије са дневним редом

Неопходно је имати план за било који састанак тима, без обзира на то како се испоручује. Дневни ред је једноставно структурирани преглед онога о чему треба разговарати. Генерално, они се деле са вашим учесницима пре сесије. Ово може бити путем е-поште или помоћу апликација као што је Гоогле Воркспаце укључите дневни ред у позивницу за календар.

Али, да бисте водили ефикасан даљински састанак, требало би да избегавате да наведете ажурирања и подсетнике свима. Уместо тога, ваш дневни ред треба да буде занимљив и да изазове дискусију. Ево неколико идеја:

• Одвојите време за пријаву тима која није везана за посао.
• Почните са отвореном темом за дискусију о којој знате да ће ваш тим имати мишљење.
• Укључите само тачке које желите да људи коментаришу.
• Нека дневни ред буде кратак (људи могу да се концентришу само на ограничено време).

Не морате све ово да радите сваки пут, али ће свакако подстаћи органски разговор што их више будете радили.

2. Искористите собе за одмор

Обично се састанци тима углавном фокусирају на одређени дневни ред и фокусирани су на окупљање тима као целине. Ипак, освежавајуће је понекад прекинути ове традиције и пробати нешто ново.

Зоом, Мицрософт Теамс и Гоогле Меет имају могућност да креирају собе за селидбе. Ово су мини собе за састанке у оквиру састанка, тако да ваш тим може да разговара о стварима у мањим групама.

Ово је згодно ако имате већи тим или се састајете са више тимова одједном. Такође решава проблем који је претходно поменут у вези са колегама који имају потешкоћа у комуникацији када има много присутних.

Издвојене собе нису увек прикладне, на пример, ако имате мање чланова тима. Такође би требало да обезбедите да је свака дискусија која се одвија неопходна, а не само да бисте испунили време. Када се сви врате у главну салу за састанке, слободно тражите повратну информацију о дискусијама ваших колега. Ово је зато да бисте могли да сакупите главне тачке и да их унапредите.

3. Презентирајте информације користећи Схаре Сцреен

Једна од потешкоћа са дељењем информација на даљину је то што људи понекад једноставно не разумеју шта говорите. Стога, уместо да само кажете свом тиму шта да ради, зашто им не бисте показали? Постоје бројне предности дељења екрана у апликацијама за видео конференције, укључујући:

• Пружа визуелни приказ вашем тиму.
• Рачуни за различите стилове учења.
• Даје вашем тиму прилику да посматра процесе.
• Додаје додатни слој информација, осим слушног објашњења.

Без обзира на то, то не значи да треба само да поделите свој дневни ред на екрану, јер је мало вероватно да ће то привући пажњу вашег тима. Уместо тога, размотрите које тачке дневног реда треба додатно објаснити или су им потребни пратећи докази. Неки примери могу бити:

• Ако сте открили да ваше особље не обавља задатак како треба, покажите им како да прате одређени процес.
• Представљање података и истраживања.
• Могућности за обуку.

4. Када организовати састанак вс. Слање е-поште

Било их је много спроведене студије, који закључују да претерани састанци штете продуктивности, добробити и мотивацији особља. Колико пута сте присуствовали видео позиву који је могао бити само имејл?

Када сте домаћин скупа, у суштини прекидате радни ток и концентрацију вашег тима. Из тог разлога, морате се уверити да је садржај неопходан. Видео позиви треба да буду резервисани за детаљну дискусију, сарадњу и подстицање ангажовања тима. Само зато што је виртуелне састанке лако резервисати и присуствовати, не значи да треба да се ослоните на њих.

Ево неколико случајева у којима се можете одлучити за алтернативе видео конференцијама:

• Захтевање повратних информација од слање Гоогле обрасца.
• Користите апликацију за слање порука или апликације за асинхроне комуникације за ажурирање статуса тима.
• Пошаљите е-пошту са недавним ажурирањима или вестима (о којима није потребна дискусија).

Понекад ваше колеге само желе да се одморе од куцања и уместо тога разговарају са људима. Ово свакако треба узети у обзир, али немојте то трошити на састанке на којима су сви неми и слушају вас како говорите.

Ефикасни састанци на даљину захтевају планирање

Хостовање састанака преко апликација за видео конференције захтева нешто другачије планирање у поређењу са оним лицем у лице. Потешкоће углавном настају када се не води рачуна о присутнима.

Међутим, сваки састанак на даљину може бити ефикасан са потпуно заокруженим дневним редом који продуктивно користи време. То значи да истражујете теме за дискусију које заиста занимају све укључене и да се једноставно придржавате онога што је потребно. Уз савете који су овде истражени, имаћете много практичних начина да угостите своја окупљања на даљину, одржавајући их ефикасним и релевантним за све укључене.

Како да почнете да користите Зоом аватаре за забавне састанке

Реад Нект