Како користити проверу ваљаности података у Гоогле табелама

Ако желите да смањите шансе за грешку у табели Гоогле табела прихватањем само важећих података, онда је валидација података управо оно што тражите. Помоћу валидације података можете да наложите Гоогле табеле да прихватају само одређену врсту или опсег података за ћелије или да упозорите корисника када унесе неважеће податке.

Провера ваљаности података је једноставна за коришћење, али захтева разумевање концепата да би се правилно користили. Читајте даље да бисте сазнали шта је валидација података и како можете да је користите у Гоогле табелама да бисте побољшали своје табеле.

Шта је валидација података у Гоогле табелама?

Провера ваљаности података је функција Гоогле табела која вам омогућава да ограничите врсту уноса који ваши корисници могу да унесу у одређене ћелије. Можете да користите проверу ваљаности података да бисте дали упозорење кориснику када унесу неважеће податке или да потпуно одбаците неважеће податке.

Уз помоћ валидације података можете побољшати табеле које су намењене за употребу других људи. Можете дати ограничења вредности коју могу да унесу или, на пример, направите падајућу листу ставки које могу да бирају. На крају, такође можете да унесете прилагођену формулу као критеријум за валидацију података. На овај начин, Гоогле табеле ће одбити вредност ако не задовољава прилагођену једначину.

Како користити проверу ваљаности података у Гоогле табелама

Провера ваљаности података је једноставна за рад у Гоогле табелама. Основни кораци за коришћење валидације података су следећи:

1. Изаберите ћелију или опсег ћелија за који желите да користите проверу ваљаности података.
2. Иди на Подаци мени, а затим изаберите Валидација података.
3. Унесите своје критеријуме.
4. Кликните сачувати.

Пре него што пређемо на примере у којима примењујемо проверу ваљаности података, хајде да детаљније погледамо елементе провере ваљаности података.

• Опсег ћелија: Ово је опсег у којем ће улазни подаци проћи кроз критеријуме валидације података. Ово може бити једна ћелија или низ ћелија.
• Критеријуми: Ово је критеријум у коме назначавате која врста података је важећа. Важећи тип података може бити број, текст, датум, листа, поље за потврду или прилагођена формула.
• О неважећим подацима: Ово указује на реакцију Гоогле табела на неважеће податке. Можете изабрати или да дозволите да неважећи подаци прођу и прикажете упозорење или да одбијете неважеће податке и прикажете упозорење.
• Изглед: Овде можете да унесете текст помоћи за валидацију. Овај текст ће се појавити када корисник унесе неважеће податке у ћелију.

Сада када знате шта је подешавање валидације података, хајде да видимо валидацију података у акцији са неколико примера.

Пример валидације података 1: Постављање ограничења вредности броја

У овом примеру имамо пример табеле дизајниране да прикупи информације о томе које књиге су се кориснику највише допале. Табела садржи колону која садржи називе књига и другу колону која чека на унос од корисника. Корисник треба да оцени сваку књигу од 10.

Пошто је оцена на скали од 10, а ми немамо времена да проверавамо сваки унос, циљ је да ограничимо вредности које корисник може да унесе на 1-10. Корисник не би требало да може да да оцену књизи испод 1 или изнад 10. Ово захтева валидацију података.

1. Изаберите ћелије у које желите да примените валидацију података. То ће бити ћелије Б2 до Б7 у овом примеру.
2. Иди на Подаци мени и изаберите Валидација података. Ово ће отворити прозор за проверу ваљаности података.
3. За Критеријуми, изаберите Број и између.
4. Унесите ограничење броја по свом избору. За овај пример, унећемо 1 и 10.
5. Проверавати Одбијте унос. Ово ће приморати корисника да унесе важеће податке.
6. Проверавати Прикажи текст помоћи за валидацију.
7. Унесите текст помоћи за валидацију да бисте обавестили корисника која врста података се очекује.
8. Кликните сачувати.

Сада је ваша табела спремна за корисничке податке. Као тест, покушајте да оцените једну од књига вредношћу већом од 10 или мањом од 1. Требало би да добијете грешку и ваши подаци би требало да буду одбијени. Сада, ако унесете вредност између 1 и 10, унос ће бити прихваћен. То је као сат!

Пример валидације података 2: Прављење падајуће листе

Једна од популарних употреба провере података је прављење падајућих листа у Гоогле табелама. Можете да направите падајућу листу како бисте кориснику дали избор између ставки за које сте одлучили да су валидни подаци.

У овом примеру имамо имена неких студената у табели и циљ је да направимо падајућу листу где корисник може да изабере свој смер.

1. Изаберите ћелије у којима желите да имате падајућу листу. То ће бити ћелије Б2 до Б7 у овом примеру.
2. Иди на Подаци мени и изаберите Валидација података. Отвориће се мени за валидацију података.
3. У критеријумима изаберите Списак предмета.
4. У оквир за текст унесите листу ставки. Ставке можете одвојити зарезом (,). За овај пример, унели смо следеће ставке:

   медицина, фармација, биологија, примењена математика

5. Проверавати Прикажи падајућу листу у ћелији.
6. Проверавати Одбијте унос.
7. Проверавати Прикажи текст помоћи за валидацију.
8. Унесите текст помоћи за валидацију.
9. Кликните сачувати.

Приметићете малу стрелицу у свакој ћелији. Сада можете да кликнете на ћелије да бисте изабрали са падајуће листе. Ако покушате да унесете вредност која није на листи, ваша вредност ће бити одбијена. Ипак, још увек можете да унесете ставке са листе.

Ако желите да додате тачке за набрајање ставкама на вашој листи, прочитајте наш чланак о како додати тачке у Гоогле табеле.

Пример валидације података 3: Постављање ограничења дужине текста

Можете да користите проверу ваљаности података са прилагођеним формулама да бисте постигли све врсте ствари у Гоогле табелама. Прилагођене формуле вам омогућавају да поставите критеријуме који нису ни у једном од типова критеријума уграђених у валидацију података у Гоогле табелама.

Као пример, направимо ћелију која дозвољава само 5 знакова или мање у њој. Урадићемо то помоћу провере података.

1. Изаберите ћелију. То ће бити Д1 у овом примеру.
2. Иди на Подаци а затим изаберите Валидација података.
3. У критеријумима изаберите Прилагођена формула.
4. За прилагођену формулу, унесите формулу испод:

   =ЛЕН(Д1)<5

   Ова формула користи ЛЕН функцију за бројање знакова у ћелији и враћа труе ако је дужина мања од 5 знакова.
5. Проверавати Одбијте унос.
6. Кликните сачувати.

Сада, ако унесете име које је дуже од 5 знакова, Гоогле табеле ће га одбити и мораћете да покушате поново. Можете користити функција аутоматског попуњавања да примените ову проверу ваљаности података на друге ћелије.

Потврдите своје податке помоћу Гоогле табела

Валидација података је алатка која вам омогућава да ограничите оно што ви или други корисник можете да унесете у одређене ћелије. На овај начин, валидација података може бити корисна у креирању анкета за прихватање само валидних података или у вашим сопственим табелама за повећање тачности.

Постоји много типова критеријума које можете да подесите помоћу провере ваљаности података у Гоогле табелама и ако подаци тип који желите није уграђен у валидацију података у Гоогле табелама, можете да подесите критеријуме са прилагођеним формула. Сада знате како да користите проверу ваљаности података у Гоогле табелама. Будите сигурни да ће мање неважећих података учинити вашу анализу лакшом и прецизнијом!

8 најбољих начина да користите Гоогле табеле као професионалац

Реад Нект

О аутору