Како ефикасније користити своје апликације за размену порука на радном месту

Апликације за размену порука су несумњиво промениле начин на који комуницирамо на радном месту, посебно током наш прелазак на рад на даљину и даље од е-поште, која је била де фацто средство комуникације за то дугачак.

Упркос бројним функцијама за повећање продуктивности које многе од ових апликација нуде, такође можемо тврдити да оне имају тенденцију да раде супротно.

Да ли апликације за размену порука убијају вашу продуктивност? Или, можда, како их користите? Хајде да заронимо дубље.

5 различитих начина на које апликације за размену порука на радном месту могу да ограниче вашу продуктивност

1. Преоптерећење информацијама

Као да преоптерећење е-поште није био довољно велики проблем, сада морате да се борите са сталним током порука у вашим апликацијама за ћаскање, које су, углавном, постале нова пријемна сандучета. Као и сви нежељени мејлови у вашем пријемном сандучету, није свака порука у вашим апликацијама за ћаскање вредна ваше пажње.

Вероватно сте се нашли на Слацк каналу на којем нисте требали да будете или на каналу који је препун превише учеснике, или имате колеге који разговарају о најновијим трачевима о славним личностима на каналу намењеном за посао питања.

Резултат је преоптерећење информацијама, које може бити једнако исцрпљујуће као и препуно пријемно сандуче е-поште, што доводи до замора при одлучивању, стреса и, на крају, смањене продуктивности.

2. Виталне информације се губе

Један од нуспојава преоптерећења информацијама је да се неке виталне информације изгубе у мешању. Ако не успете да усвојите праве процесе, информације везане за посао могу брзо да буду закопане под гомилом разговора о хладњаку воде или дискусија ван теме.

На крају проведете већи део свог радног дана пребацујући кроз море порука са једног канала или апликације за комуникацију на други у нади да ћете пронаћи ону критичну информацију која вам је потребна. Ово може бити узалудна и огромна вежба расипник времена на радном месту.

3. Превише комуникационих апликација

Који алат за интерну комуникацију користите за комуникацију са својим удаљеним колегама? Мицрософт тимови? Слацк? Емаил? ВхатсАпп?

Можда мешавина свега наведеног?

У потрази за најновијом и најкомплетнијом апликацијом за размену порука на радном месту, можда сте их инсталирали превише, што се брзо може претворити у ноћну мору за продуктивност.

Ако стално скачете са једне апликације на другу током дана, губите време и фрагментирате своју пажњу, што отежава фокусирање на било који задатак.

Међутим, можда бисте желели да пронађете начине да избегавајте прекомерну употребу апликација за комуникацију и сарадњу на свом радном месту.

4. Ти си "увек укључен"

Константна повезаност и очекивања да будете доступни у сваком тренутку за одговарање на поруке постали су норма на данашњем радном месту. Међутим, ова култура сталног рада и рада ван оквира традиционалног радног времена може довести до неколико нежељених последица.

Прво, рад дужег радног времена не мора нужно бити продуктивнији. У ствари, често има супротан ефекат. Ако нађете да радите дуго у ноћ или викендом, вероватно ћете брзо прегорети, што ће довести до смањења квалитета рада и перформанси.

Али, не ради се само о вашем професионалном животу, јер и ваш лични живот може брзо да почне да пати. Мало је времена за опуштање и подмлађивање када сте увек "укључени", што доводи до менталних и физичких здравствених проблема.

5. Бескрајна обавештења

У жељи да будете повезанији у нади да ћете повећати своју продуктивност, можда сте се нехотице пријавили за непрекидан ток обавештења из ваших апликација за ћаскање. На први поглед, ти мали црвени искачући прозори и зупци могу изгледати безазлено, али брзо могу постати огромна сметња, ненамерно водећи до промене контекста и смањене продуктивности.

Понекад, само да видите те црвене искачуће прозоре (чак и ако не читате поруке) може бити довољно да изгубите фокус и пореметите ток.

Дакле, шта можете да урадите да бисте избегли ове замке продуктивности?

Најбоље стратегије за постизање продуктивне комуникације на радном месту

1. Прихватите асинхрону комуникацију

Стављање превише нагласка на тренутне одговоре и комуникацију у реалном времену, посебно када чланови тима раде у различитим временским зонама, може на крају учинити више штете него користи.

Уместо да очекујете (или још горе, захтевате) тренутне одговоре, загрлите се асинхрона комуникација. Овај стил комуникације вам омогућава да одговарате на поруке у слободно време, смањујући прекиде и омогућавајући вам да се фокусирате на важније задатке.

Не морате увек да додате другу апликацију за комуникацију у свој арсенал када пронађете нову. Потребно је време да се сви у вашем тиму навикну на нову алатку, тако да је често боље да се држите онога што имате, посебно када већ нуди функције које су вам потребне.

Уместо да се региструјете за још једну апликацију, одвојите време да процените постојеће алате да бисте видели да ли можете да их интегришете са другим апликацијама које користите да бисте поједноставили свој ток посла. На овај начин нећете морати тако често да мењате апликације и можете избећи повезани губитак продуктивности.

3. Направите интерну Вики

Ан интерна вики је централно складиште за знање и информације вашег тима. То је одличан начин да све ваше виталне информације држите организованим и доступним на једном месту.

Вики може помоћи да се смањи потреба за сталном комуникацијом тако што олакшава члановима тима да пронађу одговоре на своја питања. Такође можете да искористите свој интерни вики да бисте са својим тимом направили комуникацијски приручник за документовање најбољих пракси и смерница за целу компанију.

Ово може укључивати било шта, од тога како и када користити одређене алате, до дефинисања онога што сматрате „хитном“ комуникацијом и идеалног времена за одговор.

Начин на који користите алате за комуникацију и сарадњу може значајно утицати на вашу продуктивност. Ако вас стално ометају обавештења, покушајте да прилагодите подешавања како бисте свели ометања на минимум.

На пример, можете да онемогућите обавештења за одређене канале или разговоре, да подесите сате Не узнемиравај или чак да потпуно одложите обавештења током планираног времена фокуса. Прилагођавањем алата тако да боље одговарају вашим потребама, можете вратити контролу над својом продуктивношћу.

Поред тога, ако користите Слацк, можете додати @Муст-Реад екстензија на ваш радни простор како бисте били сигурни да хитне поруке увек буду видљиве. Ова Слацк апликација вам омогућава да означите одређене поруке као обавезне за читање, а чланови тима ће имати све своје критичне поруке у једној групи како би избегли губљење времена на скроловање кроз историју ћаскања.

Користите своје апликације за размену порука на прави начин да повећате продуктивност

Док апликације за ћаскање могу бити одличан начин за повећање продуктивности, оне такође могу бити значајна дистракција ако се не користе правилно. Можемо закључити да то првенствено зависи од тога како користите ове алате.

Пратећи горе наведене стратегије, можете вратити контролу над својом продуктивношћу и избјећи те замке продуктивности.

Како превазићи преоптерећеност сарадњом на радном месту

Реад Нект

О аутору