Како да користите временско блокирање да ограничите е-пошту и поруке које ометају

Ефикасна комуникација је важна на радном месту, али понекад може да вам одвуче пажњу када покушавате да се фокусирате. Лако је помислити да на сваку е-пошту или поруку треба да дамо тренутни одговор, што се понекад претвори у пун разговор за који заиста немате времена.

У овом чланку ћемо вас провести кроз то како можете временски блокирати своју комуникацију да бисте остали фокусирани на задатак који имате.

1. Време блокира ваше пријемно сандуче

Ако стално кликнете на пријемно сандуче сваки пут када добијете е-пошту, нећете много урадити. Не само да одузимате време задатку да бисте прочитали и евентуално одговорили на е-пошту, већ вам је потребно и време да се поново фокусирате.

Можда бисте желели да дате времена блокирању покушаја.

Идеја која стоји иза временског блокирања вашег пријемног сандучета је да проверавате своју е-пошту само у одређеним временским интервалима током дана. На тај начин можете се усредсредити на задатак који имате у току дужи период са минималним прекидима.

Иако ћете можда желети да баците поглед на пошиљаоца и наслов у обавештењу да не бисте пропустили ништа важно, не предузимате радње и одмах прелазите на пријемно сандуче. Ваш ум остаје на задатку који имате при руци јер знате да ћете касније доћи до е-поште - осим ако, наравно, није хитно и морате да му посветите пажњу.

Како се навикнете на рутину да не отварате и не одговарате одмах, ваши клијенти или сарадници ће се навикнути и на ово. У ствари, можда ћете чак дати и боље одговоре јер ће ваш фокус бити на комуникацији и не журити назад на ставку на којој радите.

Као предлог, сваку посету свом пријемном сандучету можете започети тако што ћете прво проверити старије поруке. Све што је смеће или смеће, решите одмах. Ако не захтева одговор, запишите све ставке радње и поднесите их.

Ако пошиљаоцу треба само брз одговор, можете му одговорити и док сте тамо, али ако му треба одговор који ће трајати дуже од времена које сте издвојили, означите имејл или направите подсетник да се вратите на њега касније. Циљ који треба имати на уму је да чувајте своје пријемно сандуче на нули непрочитаних порука и избегавајте да се двапут бавите истом е-поштом.

Када време блокирате пријемно сандуче, такође ћете желети да узмете у обзир време и учесталост. Ово ће се разликовати од особе до особе на основу количине е-поште, улоге коју имају и распореда.

2. Време блокира ваше слање

За е-поруке којима је потребан дужи одговор или оне које треба да пошаљете сами, блокирајте време да то урадите уместо да добар део свог продуктивног времена проводите у свом излазном сандучету. Потребно је мало вежбе, али ако јесте прецизни у вашим имејловима, потрошићете мање времена и на њихово писање.

Започните сваку излазну сесију тако што ћете се бавити најважнијим порукама и када време истекне, фокусирајте се на своје друге задатке. Само зато што некоме можете одмах да одговорите не значи да увек морате. Наравно, постоје изузеци, али нарушавање фокуса на одговарање на поруке које нису хитне се додаје.

Ту је и разматрање да ли порука уопште захтева одговор. Лако је осећати се обавезним да одговорите, али ако пошиљалац заиста ништа не тражи од вас или не захтева ваш допринос, једноставно захвалност може помоћи у зависности од тога ко га је послао.

Без обзира на то да ли ћете одговорити на сваку е-пошту коју примите, питање је етикете на радном месту и вашег односа са пошиљаоцем. Неки људи радије не би добили никакав одговор него да отворе поруку захвалности од две речи, другима ће можда бити драго.

3. Стављање ваших порука на временско ограничење

За читање и одговарање на поруке није потребно ни приближно толико времена као за е-пошту – поготово зато што је прихватљивије одговорити једном речју или стратешким емоџијем или чак гиф-ом. Међутим, они се сабирају.

Стављање вашег гласника на распоред може помоћи у ограничавању прекида. Време блокирања ваших порука је мало другачије од ваших е-порука јер нису нешто на шта ће требати много времена да се одговори. Уместо тога, можда ћете желети да блокирате време да бисте се фокусирали на своје задатке и пустите да ваше долазне поруке сачекају док се сесија не заврши.

Ако користите Слацк, могли бисте показати да сте фокусирани користећи Слацк статус уместо да одложите ако и даље желите да пазите на обавештења. Међутим, ако на крају користите одлагање, људи свеједно могу послати поруку и обавестити вас да је хитна.

Ако шаљете поруке свом колеги и приметите да се разговор отеже, можда бисте желели да позовете свог колегу да вас позове ради појашњења, јер разговор преко телефона може бити бржи.

4. Постављање граница за електронске комуникације

Прво и најважније, то није свима омиљени подсетник, али ћете приметити повећање продуктивност ако чувате проверу личних порука док не направите паузу или не попијете застоја.

И Аппле и Андроид телефони имају веома прилагодљива подешавања фокуса која вам могу помоћи у томе, омогућавајући вам да утишате одређене апликације када укључите функцију „Не ометај“. На овај начин можете да утишате апликације и текстове који вам могу сметати, али да наставите да зовете ако неко треба да вам се јави.

Слична подешавања можете пронаћи и на рачунару. На пример, тхе Обавештења панел у иОС-у Системске поставке омогућава вам да закажете режим Не узнемиравај и укључите и искључите апликације.

Наравно, неки људи и ситуације ће захтевати вашу непосредну пажњу, али одређене ствари могу да сачекају док не дође до ваше сесије продуктивности да бисте им се обратили. Ово ће се разликовати од особе до особе, али покушајте да смислите сопствени скуп правила о томе коме и шта ћете дозволити да вам разбије фокус.

Ограничите сметње

Уз број е-порука и обавештења које добијате у току дана, лако се омести када покушавате да се фокусирате. Ако сматрате да је ово уобичајено, покушајте са једним или више ових савета да видите шта вам одговара.

4 најбоља савета за смањење преоптерећења е-поште

Реад Нект

О аутору