5 савета за писање дугих е-порука које примаоци могу да прочитају

Слање дугих е-порука вашим клијентима и колегама се обично не одобрава. Међутим, постоје случајеви када само треба да пошаљете дугачко ажурирање или преглед.

У том случају, желећете да учините услугу себи и примаоцу тако што ћете одмах прећи на ствар и осигурати да не морају да копају по дугим параграфима за информације.

У овом чланку ћемо вас провести кроз које понекад можете да помогнете да своје дуже е-поруке учините читљивијим и лакшим за одговарање.

1. Користите тачке за набрајање да резимирате

Једна од најважнијих ствари које треба запамтити када пишете дугачку е-поруку је да ће је прималац вероватно брзо прелетети. При томе ће можда пропустити важне информације или питања јер је једноставно било превише тога за читање.

Када пишете дугачку е-поруку, желите да будете сигурни да ћете примаоцу олакшати да погледа, а да ипак пронађе кључне ствари – другим речима, желите да будете прецизни у својим имејловима. На тај начин добијају информације које су им потребне, а ви ћете вероватно добити промишљенији одговор.

Сваки од савета у овом чланку ће вам помоћи да постигнете е-поруку са прецизнијом е-поштом која се може прелетјети – посебно користећи тачке за набрајање.

Писање информација у форми тачке не значи да не можете бити разговорни. Можете бити у другим деловима своје е-поште, као што су поздрав и одјава. Међутим, сажимање информација у тачке ће брзо и ефикасно пренети поруку.

Уместо да укључите сваки детаљ, идентификујте кључне информације из ваше поруке и избегавајте да будете претерани. Примаоцу није потребна репродукција сваке теме, већ су му потребне само главне тачке.

2. Користите подебљано за важне тачке

Коришћење великих слова у имејлу није професионално. Међутим, можете дати свом читаоцу да климнете у правом смеру са суптилним подебљаним словима. Наравно, не желите да то радите за све, али ако постоји одређена информација за коју желите да будете сигурни да ће се видети као датум, подсетник или радња, подебљајте је.

Пример користи само подебљано за наслове и две фразе, од којих обе пошиљалац жели читаоца да предузмемо акцију—тражимо даље информације у записнику са састанка и не заборавимо а састанак. Ако прегледа е-пошту, већа је вероватноћа да ће ови привући његову пажњу, а он ће можда прочитати остатак ради контекста.

Пошто је то само суптилна промена у тексту, мање је вероватно да ће се прималац осећати као да вичете, као што може са великим словима.

3. Разбијте е-пошту на теме са насловима

Додавање наслова вашим имејловима може звучати помало као слање романа примаоцу, али то не значи да испод сваког од њих мора бити много информација. Ово им једноставно помаже да брже прођу кроз е-пошту ако постоје одређене информације које траже или на које треба да се обрате касније.

Стављањем наслова подебљаним и коришћењем прелома редова између сваког одељка, можете ставити размак између сваког одељка, што олакшава читање – као и сваки други документ.

Коришћење наслова је корисно ако имате више тема које желите да покријете, а које не захтевају посебне поруке е-поште — на пример, дневни преглед или ажурирање напретка.

4. Користите различито форматирање за цитате

Ако треба да пренесете информације тачно онако како их је неко други написао, направите суптилне промене у форматирању како бисте их одвојили од сопственог наратива. На овај начин нема забуне око тога где се ваша порука завршава, а друга почиње.

Наводници би могли да ураде трик, наравно, али ако већ имате много текста пре и после, могло би направите дугачак пасус који је мање пожељан за читање и који је више изазован за извлачење информација на први поглед.

Још једна ствар коју треба имати на уму када је у питању форматирање текста у е-порукама, можда бисте желели да избегнете употребу више фонтова и боја јер то може учинити да е-порука изгледа непрофесионално.

5. Сачувајте питања до краја

Да ли сте икада поставили више питања у е-поруци и добили одговоре на можда пола? Ово се може догодити чак иу најкраћим имејловима или порукама.

Покушајте да своја питања сачувате до краја и да буду кратка и прецизна. Не само да ће ово помоћи читаоцу да их види, већ неће заборавити ни оно што сте успут питали јер касније не износите више информација.

Штавише, они могу да вам пошаљу одговор који јасно одговара на питања редоследом којим сте их поставили.

Можда звучи глупо, али размислите о свим имејловима, текстовима, порукама и дигиталним медијима који вам се свакодневно представљају. Лако се омести због преоптерећења е-поште или нека се једна информација истакне над другом.

Додатни савет — будите конкретни у свом предмету

Овај додатни савет функционише за све имејлове уопште. Тако што специфичан у вашој теми, помажете примаоцу на много начина – они ће тачно знати о чему се ради, могу да му дају приоритет и могу га поново пронаћи касније ако треба да га позову.

На пример, можете користити речи као што су пратити, питање, подсетник, ажурирање, или извештај да их обавестите о врсти е-поште. Ако се ради о одређеном састанку или пројекту, наведите име. Ако је е-порука која се понавља, наведите датум.

Слање е-поште са темом пратити само по себи не чини да звучи веома кликајуће или важно, посебно када ваш прималац можда има неколико других е-порука са истим насловом у свом пријемном сандучету.

Можете чак и да обавестите људе у насловној линији ако је ваша порука хитна, али свакако то резервишите за ствари које заиста јесу.

Комуникација је кључна

Иако неки можда саветују да не шаљете дугачке е-поруке, понекад је то потребно. Најбоља ствар коју можете да урадите за свог примаоца је да се држите тачке и обезбедите да може да пређе. Не само да ће им помоћи да пронађу информације које су им потребне у почетку, већ ће им помоћи и да их касније поново позову.

Следећи пут када будете морали да пошаљете дугачку е-поруку, зашто не испробате један или више ових савета и видите како иде.

5 савета и алата за самостално уређивање за побољшање писања

Многи писци се боре са процесом уређивања. Али, ако желите да креирате квалитетан садржај, има смисла побољшати своје вештине уређивања. Ево како.

Реад Нект

О аутору