6 најбољих алата за превазилажење уобичајеног трошења времена на радном месту

Неколико повремених трептаја током радног дана је неизбежно. Али, ако ове сметње постану конзистентне навике, могу наштетити квалитету вашег рада и продуктивности.

Док су неке убице продуктивности очигледне, друге се маскирају као неопходне задатке. Ако нисте пажљиви, ови расипници времена могу се лако ушуњати у ваш дан и изгубити сате. Препознавање ових активности и коришћење одговарајућих алата за њихово сузбијање може вам помоћи да повратите контролу над својим временом.

1. Спике да бисте смањили преоптерећење е-поште

Читање и одговарање на е-пошту једна је од оних радних активности која може изгледати безазлено, али може брзо појести ваше вријеме ако се не управља правилно. Преоптерећење е-поште може бити узроковано неколико фактора, као што су препуна пријемног сандучета, недостатак организације или некоришћење одговарајућих интерних комуникационих алата. Ако се не означи, преоптерећење е-поште такође може постати значајан извор стреса и анксиозности.

Унесите Спике, једноставан, али робустан алат за е-пошту за сарадњу који вам може помоћи да добијете

управљајте својим препуним пријемним сандучетом и повећајте своју продуктивност. За почетак, Спике вам омогућава да обједините све своје налоге е-поште на једном месту, тако да можете лако да управљате свим својим порукама са исте контролне табле. Такође пружа низ функција које ће вам помоћи да организујете и одредите приоритет ваших е-порука, као што су Приоритетна пошта, који одваја важне поруке од неприоритетних е-порука, омогућавајући вам да се фокусирате на своју најважнију комуникацију.

Поред тога, имате потпуну контролу над обавештењима путем е-поште. Такође можете да искористите Спајкове функције одлагања и подсетника да одвојите време за читање и одговарање на е-пошту (скупите вашу активност е-поште), уместо да им дозволите да троше ваше продуктивне сате радни дан.

Преузимање: Спике фор Андроид|иОС | Виндовс | мацОС (Доступни су бесплатни, премијум налози)

Преглед најчешћих расипника времена на радном месту не би био потпун без помињања друштвених медија. Може се тешко одупрети привлачности провере Фацебоок-а, Твиттер-а или ТикТока-а, али ове активности могу брзо појести ваш радни дан, а да не схватите колико сте времена изгубили.

Ако се трудите да останете фокусирани на послу, Унплук је алатка која вам може помоћи да превазиђете апликације које вам ометају тако што вам отежавају коришћење. Све што треба да урадите је да додате апликацију коју желите да блокирате и изаберете своју баријеру за ометање, на пример, скенирате КР код, протресете телефон 5 секунди или додирнете 7 дугмади. Такође можете прилагодити нивое тежине ових баријера.

Унплук ће блокирати сва обавештења из апликације и спречити вас да је отворите док не истекне постављено време или свесно не извршите баријеру одвлачења пажње. Циљ је да вам помогне да прекинете навику безумног листања кроз своје фидове друштвених медија и уместо тога да се фокусирате на свој посао.

Преузимање: Унплук фор Андроид (Бесплатно, нуди у куповини)

3. ИФТТТ за аутоматизацију задатака који се понављају

Као и ваша активност е-поште, задаци који се понављају могу постати вукови у овчјој кожи вашег радног дана, који вам се ушуњају и гутају ваше време, а да ви тога нисте свесни. Понављање истих задатака може бити значајан извор изгубљеног времена и досаде на радном месту, посебно ако можете да аутоматизујете ове процесе да бисте искористили своје време и вештине на задацима велике вредности.

ИФТТТ је платформа која вам омогућава да повежете различите апликације и уређаје да бисте креирали „рецепте“ који аутоматизују задатке. Не морате да будете програмер да бисте користили ИФТТТ; све што вам треба је а основно разумевање прављења рецепта.

На пример, можете га користити да аутоматски постављате дневне подсетнике на ваш Слацк канал или додајте завршене Асана задатке у Гоогле табелу, уместо да то радите ручно. Можете користити један од неколико већ креираних рецепата или креирати сопствени на основу ваших специфичних потреба.

Овај алат ефикасно аутоматизује свакодневне задатке који се понављају који би вам иначе одузимали време и енергију.

Преузимање: ИФТТТ за Андроид | иОС (Бесплатна, доступна премиум верзија)

4. Иац да скрати време проведено на састанцима

Састанци могу бити суштински део радног места, али такође могу брзо постати губљење времена ако не управљате њима добро. Удаљени радници су посебно погођени непотребним састанцима, јер су постали уобичајен начин да тимови остану у току.

Једно од главних проблема са састанцима, посебно на удаљеним радним местима са тимовима раштрканим широм света, јесте да захтевају да сви учесници буду онлајн и доступни истовремено, што може бити тешко постићи због временске зоне Разлике. Штавише, синхрона комуникација није увек најпродуктивнији начин рада, јер може довести до ометања и прекида.

Можете користити асинхрони комуникациони алати попут Иац-а да смањите време проведено на састанцима. Иац је апликација за ћаскање која вам омогућава да снимате и делите гласовне поруке са својим тимом.

Да ли желите да дате повратне информације о дизајну или објасните процес? Уместо да започнете још један Зоом састанак, можете да снимите брзу Иац поруку и искористите његове могућности дељења екрана да бисте илустровали своју поенту.

Слање гласовне поруке је брже од куцања, а њена асинхрона природа значи да људи могу да је слушају када им одговара, помажући вам да избегнете непотребне састанке и штедите време.

Преузимање: Иац фор Андроид | иОС | Виндовс | мацОС (Бесплатна, доступна премиум верзија)

5. РецуеТиме да бисте избегли мултитаскинг и открили друге расипнике времена

Мултитаскинг се често рекламира као појачивач продуктивности, али истраживања прича другачију причу. Мултитаскинг заправо може довести до смањења продуктивности због когнитивног преоптерећења. Штавише, мултитаскинг може бити значајан извор ометања, што вас доводи до тога да изгубите фокус и потрошите више времена на задатке који вам нису потребни.

РецуеТиме је апликација за праћење времена која вам може помоћи да пратите како проводите своје време и блокира ваше највеће сметње да вам помогне овладати једним задатком. Ради у позадини ваших уређаја како би пратио апликације и веб локације које најчешће користите, као и колико дуго проводите на свакој од њих.

Ове информације вам могу помоћи да идентификујете који задаци одузимају највише времена и које активности узрокују да изгубите фокус. Затим можете користити ове информације да откријете и елиминишете друге губитнике времена. РесцуеТиме такође има а Фоцус Ворк функција која вам омогућава да се концентришете на свој посао током одређеног периода.

Преузимање: РецуеТиме фор Андроид | иОС | Виндовс | мацОС (Бесплатна пробна верзија, доступна је премиум верзија)

6. АНЦ слушалице за смањење позадинске буке

Проналажење мирног простора за фокусирање на свој посао у данашњим канцеларијама отвореног типа може бити изазовно. Радници на даљину се такође могу борити са буком кућних љубимаца, деце или других људи у близини. Позадинска бука може бити значајна дистракција која вас спречава да уђете у зону.

АНЦ (активно поништавање буке) слушалице могу бити одличан начин за смањење позадинске буке и побољшање фокуса. Поништавајући звук из вашег окружења, АНЦ слушалице стварају радни простор без буке, омогућавајући вам да останете фокусирани на задатак који имате.

Повратите контролу над својим временом да бисте побољшали своју продуктивност

Постављање себе у јаку позицију која вам омогућава да урадите више за мање времена је кључ успеха у било ком пољу. Да бисте повратили контролу над својим временом и побољшали своју продуктивност, морате бити проактивни у препознавању уобичајених расипника времена на радном месту и проналажењу алата и стратегија за њихово елиминисање. Алати које смо споменули у овом чланку могу вам помоћи у томе.

Како избећи прекомерну употребу алата за комуникацију и сарадњу

Да ли сте икада били преплављени огромним бројем алата за сарадњу које имате на располагању? Ево како то можете избећи.

Реад Нект

О аутору