Замор функција: Како избећи преоптерећеност софтвером за управљање пројектима

Проналажење правог софтвера за управљање пројектима може бити изазов. Уз сваки избор долази дуга листа функција и функција са различитим називима и понекад нејасном сврхом.

Када правите поређење, лако је бити преоптерећен, али то не мора бити тако. У овом чланку ћемо вас провести кроз неколико савета за смањење замора функција када је у питању избор правог софтвера за управљање пројектима за вас.

1. Направите план за софтвер за управљање пројектима пре покушаја или куповине

Већ сте донели одлуку да испробате софтвер за управљање пројектима, или бар размишљате о томе. Са толико одличних опција, учинићете себи велику услугу тако што ћете навести шта бисте желели да урадите са њим пре него што погледате могућности и карактеристике сваког софтвера.

Не само да ће вам ово помоћи да пронађете прави софтвер, већ ће вам помоћи да идентификујете и искључите погрешан.

Размислите о начинима на које сада ви и ваши сарадници комуницирате задатке. Да ли желите да софтвер замени одређене врсте е-порука, састанака и белешки? Које врсте детаља обично укључујете и који је процес у којем додељујете задатке?

Још један важан део описивања начина на који ћете га користити је идентификовање ко ће га користити. Колико људи имате у свом тиму? Које улоге и дозволе ће вам требати за налог сваког члана тима? Да ли ћете морати да укључите налоге гостију за клијенте или извођаче?

Можда бисте такође желели да размислите да ли ће вам требати приватни радни простори у оквиру вашег софтвера. На пример, можете да подесите листе које креирате у својим радним просторима ЦлицкУп као дељене или приватне подразумевано и промените их у било ком тренутку. Идеја је супротна, где су странице приватне док их не поделите са гостима, осим ако не користите налог тима.

Иако многи софтвери за управљање пројектима могу изгледати исто, одговори на ова питања ће вам помоћи да разумете које функције ћете морати да тражите у оквиру свог буџета.

2. Одлучите које су вам функције потребне на основу онога што већ радите

Ево где ствари могу постати мало незгодне. Постоји много избора у софтверу за управљање пројектима, а уз то, сваки софтвер има дугачку листу функција.

Овде треба имати на уму да је мање више. Можете чак оцртајте задатке или токове посла који се понављају са само табелом и неким контролним листама, као што је приказано у примеру коришћења појма испод. Све се своди на то како ви и ваш тим радите заједно.

Коришћење праћења времена као примера, само зато што то можете да урадите у неком софтверу за управљање пројектима, не значи да треба. Ако већ имате метод праћења времена који функционише или тренутно не пратите своје време, и то је у реду, зашто бисте изабрали онај са праћењем преко једног без њега?

Ваш софтвер за управљање пројектима не би требало да ствара никаква трења вашим свакодневним задацима. Прво и најважније, то је алат који можете користити ефикасно комуницирају пројекте, па размислите о начинима на које то тренутно радите и које би функције биле од највеће помоћи.

Лако вас ометају додатне функције, не само зато што трошите време на њихово подешавање и не коришћење, већ ће оне затрпати ваш радни простор. Ово нас доводи до следеће тачке.

3. Ако је блиставо, одлучите да ли је одрживо

Ако вам одређена функција привуче пажњу и одлучите да желите да је користите, запитајте се да ли је то нешто што ћете задржати дугорочно. На пример, Ллама фарма и виџети за батерије компаније Мондаи.цом су прилично забавни додаци контролној табли јер чине ваше циљеве донекле сличним игрици, али узбуђење може лако да нестане.

У ствари, можда бисте желели да уопште не гледате у виџете јер су понедељак, ЦлицкУп, Нотион и Асана сјајни избори без њих. Слика испод је једноставан пример а одбор за захтеве пројекта користећи само неке од многих функција доступних у неплаћеној верзији ЦлицкУп-а.

Најбоље је да изаберете свој софтвер за управљање пројектима на основу његових основа, а не на основу његових звона и звиждука — посебно ако ће вам они само одузети продуктивност.

Још једна ставка на коју треба обратити пажњу су интеграције. Као и виџети, вероватно можете да користите софтвер без њих. Међутим, ако вам се свиђа да се интегрише са другим софтвером, погледајте које задатке може да изврши пре него што дозволите да то постане одлучујући фактор. Интеграција може бити само још једно обавештење или корак који треба предузети.

4. Неке корисне основне карактеристике које треба тражити

Пре него што пређемо на основе, важно је напоменути да када упоређујете карактеристике софтвера за управљање пројектима, посећујете сваку веб локацију појединачно. Сваки софтвер може да користи другачији систем именовања за исту функцију, због чега се чини да други нема посебне могућности приликом директног поређења. Конкуренција би то могла назвати другачије.

Најбољи пример за то је Појам. Иако нећете пронаћи огромну листу сваког дела садржаја, можете додати задатке, статусе или табле на своје странице. Користећи блокове, можете креирати ефикасан систем управљања пројектима.

Без обзира на име, неке корисне основе које ћете желети да пазите су:

• Задаци, странице или импулси— коју год терминологију софтвер користи, то су празне картице у софтверу за управљање пројектима где можете додати опис, рок, приоритет, примаоца и прилоге када креирате задатак.
• Комуникациони алати—уместо да прелазите напред-назад између вашег софтвера за управљање пројектима и е-поште, имајући алати за коментарисање, одговарање и означавање других су изузетно корисни када сарађујете или делегирате пројектима.
• Статуси— део онога што чини алате за управљање пројектима сјајним је то што ви и ваш тим можете да кажете једни другима да радите на нечему, а да не дате јавну најаву.
• Подсетници— вероватно ћете желети да их прилагодите својим потребама, али бићете захвални ако имате подсетнике у софтверу за управљање пројектима, посебно у тренуцима када су вам потребни.
• Чист интерфејс— чист, минималан дизајн ће вам помоћи да се фокусирате на најважније задатке.

Не дозволите да функције сметају функцији

Софтвер за управљање пројектима у почетку може изгледати застрашујуће, али не мора бити. Ако уђете са планом и држите га се, наћи ћете најбољи за себе и свој тим.

Најбоље од свега, већина софтверских компанија за управљање пројектима нуди бесплатну пробну верзију, тако да можете да је тестирате пре него што било шта платите. Зашто не испробати неколико тако што ћете направити по једну пројектну плочу у свакој?

ЦлицкУп вс. Асана: Шта је боље за управљање пројектима?

Постоји много опција за софтвер за управљање пројектима, ево неколико савета који ће вам помоћи да одаберете између Асане и ЦлицкУп-а.

Реад Нект

О аутору