4 савета за продуктивност за проверу пријемног сандучета

Сви смо били тамо. Фокусирани сте на задатак који имате када добијете е-поруку од колеге која вам скреће фокус са задатка. Радознали, кликнете на њега да видите како можете помоћи, али то заиста није нешто на шта треба хитан одговор.

Ипак, можда ћете се запитати да ли би требало да им се сада вратите или да покушате да повратите фокус — што може бити посебно изазовно када вам се често јавља током дана.

У овом чланку ћемо вас провести кроз неколико савета који вам могу помоћи да останете продуктивни приликом провере е-поште.

1. Ограничите колико пута дневно проверавате пријемно сандуче

Ако кликнете на пријемно сандуче сваки пут када добијете е-поруку – или очекујете да је – стално прекидате фокус. Такође желите да узмете у обзир време које вам је потребно да се вратите на посао након прекида, посебно ако одмах одговарате на сваку е-поруку.

Иако се можда осећате заузето, ово напред-назад можда није најпродуктивнији начин рада. Желите да проверите своје пријемно сандуче са намером да испразните своју листу е-поште.

Осим ако ваш посао заиста не захтева тренутни одговор на све е-поруке, покушајте да ограничите број проверавања пријемног сандучета дневно. Као предлог, можда ћете желети да проверите и одредите приоритет својих е-порука два до три пута дневно – једном када дођете на посао, једном после паузе за ручак, а можда и сат времена пре него што завршите дан.

Међутим, најбоље је смислити рутину која одговара вашем распореду и онима са којима радите. Иако можете да дате тренутне одговоре, то не значи да увек морате, посебно ако сте фокусирани на важан задатак или рок.

Наравно, имаћете људе којима морате да се вратите пре него касније, било да је то ваш шеф, клијент или приоритетни колега. Када проверите пријемно сандуче, нека вам одговор на њих буде приоритет. Такође можете да укључите упозорења када вам та особа пошаље е-пошту на режиму „Не узнемиравај“ – или једноставно да подесите колико пута ваше пријемно сандуче проверава нову пошту.

На вама је да ли желите да прилагодите подешавања обавештења да бисте потпуно утишали одређене поруке е-поште. Међутим, да не бисте пропустили нешто веома важно, можда ћете само желети да баците поглед на примаоца и тему у обавештењу и брзо се вратите на прави пут ако може да сачека.

2. Избегавајте рад са истом е-поштом двапут

Да ли сте икада отворили и прочитали исту е-пошту више пута да бисте се освежили пре него што предузмете акцију? Ово може бити губљење вашег времена и фокуса.

Ово можете спречити предузимањем радњи сваки пут када га отворите. Одлучите да ли захтева одговор, можете га архивирати или архивирати, или је смеће или нешто што можете једноставно да избришете.

Одлучивање да одговорите на то не значи да се то мора догодити одмах, али додајте заставицу или неку врсту подсетника тако да ћете знати да то урадите следећи пут када се бавите својим имејловима.

Ваше пријемно сандуче такође може имати функцију за подсетнике путем е-поште. На пример, Спарк вам омогућава да одложите поруке на одређени временски период и подсећаће вас на њих на одређени датум и време. Такође вам омогућава да поставите подсетник за праћење послате е-поште ако још увек нисте добили одговор од примаоца.

Било шта у вашем пријемном сандучету за шта није потребан одговор, фајл, смеће или смеће одмах – већина провајдера е-поште то чини супер лаким, па је најбоље да то једноставно урадите и завршите.

Такође помаже да сами смислите нека правила на основу количине е-порука које примате. На пример, ко је приоритет и време одговора. И други ће се навикнути на ово и сазнати да ћете им дати одличан одговор, али не одмах.

Ако откријете да постоји имејл који сте одлагали, користите једи методом жабе да се то уради.

3. Откажите претплату на бескорисне билтене и маркетиншке е-поруке

Вероватно ћете добити довољно обавештења током дана без додатне буке билтена и маркетиншких е-порука. Лако је пустити да клизи и пустити их да се гомилају у пријемном сандучету јер сте заузети.

Међутим, њихово прегледавање је још један задатак који ће вам одузети фокус и продуктивност. Ово је посебно тачно ако је пошиљалац написао е-пошту довољно добро да бисте могли да кликнете на њу и прочитате је, а да заправо не знате зашто сте.

Осим ако се ради о нечему на чему заиста намеравате да предузмете акцију, на пример да прочитате садржај аутора или искористите предности продаје компаније, откажите претплату. Уштедите време и енергију које бисте уложили у ове е-поруке и ставите их у нешто значајније или опуштајуће.

Ако имате билтене и маркетиншке е-поруке које волите да читате, можда бисте желели да испробате добављача е-поште као што је Спарк који нуди Смарт Инбок.

Функција Смарт Инбок одваја билтене и поруке од услуга од личних е-порука. Такође искључује обавештења од странаца и аутоматизоване поруке.

4. Блокирајте нежељену е-пошту—адресе и домени

Када је у питању филтрирање нежељене поште, неки провајдери е-поште раде бољи посао од других. Чак ни популаран избор као што је Оутлоок није савршен, дозвољавајући да прође нека нежељена пошта.

Међутим, ако вам неко шаље нежељену пошту, можете блокирати његову адресу е-поште. Можда ћете такође моћи да блокирате цео домен ако откријете да добијате е-пошту са различитих корисничких имена, али са исте веб адресе.

Ако користите Оутлоок, ову функцију можете пронаћи у Нежељене поште одељак на Пошта картицу под Подешавања и Прикажи све поставке програма Оутлоок. Гмаил је још један провајдер који вам то омогућава лако блокирајте адресе е-поште и компаније.

Ако користите другог провајдера е-поште, потражите ову функцију претраживањем блокирај домен е-поште и назив провајдера којег користите.

Имајте на уму да је најбоље да не кликнете на „Откажи претплату“ у оквиру нежељене е-поште, јер би вас то могло одвести на скицирани сајт који жели да добије ваше личне податке. У ствари, избегавајте интеракцију са њима, осим ако то не означите као нежељену пошту или их избришете.

Повећајте своју продуктивност ограничавањем е-поште

Е-пошта је користан алат у комуникацији. Међутим, то такође може да нам омета пажњу када не обраћамо велику пажњу.

Ако откријете да проводите много времена у пријемном сандучету, зашто не бисте испробали један или више ових савета да видите да ли ће вам помоћи?

Како да преузмете контролу над пријемним сандучетом е-поште и останете продуктивни

Константна провера е-поште може одузети много времена. Ови савети ће вам помоћи да контролишете пријемно сандуче и да урадите више.

Реад Нект

О аутору