Како избећи прекомерну употребу алата за комуникацију и сарадњу

Алати за сарадњу и комуникацију су од виталног значаја за успех сваког пројекта, посебно за удаљене тимове. Они помажу да се повећа продуктивност и везе међу запосленима, док им омогућавају приступ информацијама са било ког места у било које време.

Међутим, превише опција може постати стресно, посебно када сваки радни дан морате да почнете жонглирајући између различитих алата да бисте остали у току. Овај чланак ће истражити неке савете и алате који ће вам помоћи да ефикасније користите алате за сарадњу.

Преоптеретити свој тим сарадњом алати нису решење за бољу продуктивност; напротив, то може довести до:

• Нижа продуктивност јер ваш тим проводи више времена тражећи информације на више платформи него обављајући задатке.
• Одложени пројекти јер комуникација пада између пукотина.
• Смањена сарадња јер би неки људи могли имати проблема да се упознају са више платформи за сарадњу.
• Отежан приступ информацијама када су вам потребне.
• Жонглирање између бројних апликација за сарадњу може довести до промена контекста и нижа ефикасност.
instagram viewer
• Расипна потрошња јер многа од ових софтверских решења имају функције које се преклапају и захтевају претплату.

Дакле, ако су алати за сарадњу кључни за тимски рад, како можете избећи ове проблеме?

1. Дајте приоритет потребама свог тима и компаније

Важно је да почнете тако што ћете схватити да ефикасна сарадња није везана за технологију – већ о вашим људима и начину на који они комуницирају да би постигли заједничке циљеве. Алати за сарадњу и комуникацију долазе да то омогуће и олакшају.

Стога би требало да почнете тако што ћете проценити потребе ваше компаније и какву културу желите да изградите за свој тим. Штавише, добијте јасан увид у то какве задатке ваш тим обавља свакодневно и најбоље начине да међусобно комуницирате.

На пример, ако желите да промовишете поверење и слободу рада током флексибилног радног времена, бирајте дигитална решења која омогућавају асинхрону комуникацију и сарадња, као Твист и Иац, могао би најбоље радити. Ови алати омогућавају вашим људима да остану фокусирани током свог најпродуктивнијег временског оквира.

С друге стране, ако је ваш тим углавном у покрету и цените комуникацију у реалном времену, алати који олакшавају синхрону комуникацију и нуде приступ са десктопа и мобилних уређаја, као што су Слацк, можда је ваша најбоља опција.

Једном када имате јасну представу о својим потребама и врсти културе коју желите да промовишете, лакше је сузити број опција које су у складу са вашим приступом у послу. Одабир алата само зато што је популаран може ненамерно променити културу и оперативни систем ваше компаније, што доводи до непродуктивних резултата.

2. Искористите Воркспаце Суитес

Након што сте проценили потребе ваше компаније и покушали да смањите број алата за сарадњу које користите, могли би почети тако што ћете погледати све-у-једном или разноврсне платформе које нуде низ функција потребних за рад са вашим посао.

Ова решења су посебно дизајнирана да све споје комбиновањем основних карактеристика и функционалности из више апликација у једну платформу, уклањајући муку отварања неколико програма за приступ информације.

На тај начин помажу у уштеди времена и новца, а истовремено олакшавају свима да обаве ствари без пропуштања ажурирања. Они су идеални за мала и средња предузећа којима нису неопходна најновија звона и звиждаљке, већ једноставно, једноставно решење које им помаже да неометано функционишу.

Ови алати вам омогућавају да размењујете поруке, зовете, правите белешке, додељујете задатке, па чак и планирате пројекте – све са једног места. Неки примери за најбољи апартмани за радни простор које пружају више функција за поједностављење вашег тока рада укључују Спике или Самепаге. Можете користити један од ових алата да спојите све своје активности.

Претпоставимо да се ваша организација специјализовала за одређену област рада и да се чини да је ваша вишенаменска платформа „мајстор за све занате, мајстор ниједан." У том случају, требало би да размислите о проналажењу најбољих одговарајућих решења за појединачне функције које се могу лако интегрисати са сваком друго.

Ако је управљање пројектима ваш примарни фокус, можда бисте желели да погледате алате са функцијама као што је креирање задатака и додељивање, робусне функције претраге, вишеструки прикази контролне табле, извештавање о статусу пројекта и пројекат шаблони.

Повезан: Запиер интеграције које ће аутоматизовати ваш радни ток управљања задацима

Међутим, требало би да размотрите и решења за управљање пројектима која нуде могућности интеграције са другим алатима, на пример, Кошница, мондаи.цом, или Врике. На овај начин можете користити неколико алата погодних за одређене сврхе и повезати их да бисте постигли још боље резултате.

Штавише, ови алати су лаки за коришћење, што свима олакшава њихово учење и ефикасно коришћење.

4. Направите централизовано спремиште знања

Као што смо горе поменули, један од главних недостатака коришћења превише алата за сарадњу је то што запослени губе драгоцено време скакање са једне платформе на другу да бисте приступили информацијама или узнемиравање других колега питањима на која је одговорено неколико пута.

Да бисте ово избегли, можете да складиштите све битне информације у централизованој бази знања којој је лако приступити са било ког места. Можете користити ан интерна вики компаније алат као Теттра да задржите било шта, од политика за целу компанију и водича са упутствима до специфичних информација о производу. Свако са дозволом може да додаје и мења датотеке, стварајући интуитивну платформу за сарадњу која помаже запосленима да деле информације једни са другима.

Идеја је да сваки члан тима може да се упути директно у ову базу знања да пронађе информације и добије одговоре на сва питања или проблеме које могу имати.

Започните свој пут ка ефективној комуникацији и сарадњи одмах

Ако се тренутно бавите превише нереда када су у питању алати за комуникацију и сарадњу, размислите о примени горе наведених решења.

Користећи најбоља могућа дигитална решења и стратегије за сарадњу за своје пословање, узимате велики корак ка томе да постанете продуктивнији, уштедите новац на дуге стазе и побољшате укупне перформансе.

Како растете и ваше пословање постаје све захтевније, увек можете ревидирати своје процесе како бисте задовољили потребе које се мењају.

Како повећати продуктивност вашег радног места уз дељење знања

Дељење знања на радном месту може бити моћно, али само ако створите окружење које то подстиче. Ево неколико алата и савета који ће вам помоћи.

Реад Нект

О аутору