Како поставити прекретнице пројекта за повећану продуктивност

Започињање пројекта без прекретница је као да радите цео дан без пауза. Осим што ћете бити исцрпљени, биће вам досадно.

Прекретнице пројекта дају вам разлоге да будете узбуђени због свог пројекта, чак и када је крај далеко. Они вам показују награде за ваш труд и инспиришу вас да радите више.

У овом чланку ћемо разговарати о важности пројектних прекретница и о томе како поставити ефективне прекретнице за успех.

Шта је прекретница пројекта?

Прекретнице пројекта су специфичне тачке које указују на то када се догађај, фаза или циљ заврши у пројекту. Ефикасне прекретнице вам помажу да пратите пројекат и ствари које су потребне да бисте га довршили.

Прекретнице пројекта обухватају читав животни век пројекта, од почетка до краја. Баш као путокази на путу, они вас подстичу да завршите пројекат.

Неки уобичајени примери пројектних прекретница су одобрење пројекта, финансирање пројекта и окупљање чланова пројектног тима.

Зашто су важне прекретнице пројекта?

Прекретнице су стубови који држе успешан пројекат. Без прекретница на пројекту, ваш пројекат може почети да се осећа заморно или досадно. Ово је случај, посебно са великим пројектима за које је потребно много времена да се изврше. Прекретнице пројекта су међу стварима које одржавају мотивацију вашег тима током целог путовања.

Ево неких од важности прекретница пројекта.

1. Ефикасна сарадња

Имати прекретнице у пројекту помаже вам да делегирате задатке у циљу означавања прекретница. Уместо да чланови тима не раде, они ће бити стално укључени, дајући позитиван допринос пројекту.

Доћи ће до повећања продуктивности када буде сарадња унутар тима, и свако зна шта треба да уради у сваком тренутку. Резултати ће се видети у њиховим наступима.

Прекретнице које укључују тестове и инспекције ће подстаћи запослене да правилно обављају своје задатке како би положили тест.

2. Одржавајте високе стандарде

Који стандард желите да постигнете у свом пројекту? Циљање на одређени стандард у коначном резултату вашег пројекта без прекретница није изводљиво. Лакше је испунити договорене стандарде када их мерите на различитим прекретницама.

Уверите се да прекретнице достигну постављене стандарде пре него што их означите као завршене. Не можете постићи постављене стандарде када је квалитет било које прекретнице испод очекивања.

3. Доносите информисане одлуке менаџмента

Постављање прекретница вам помаже да доносе боље групне одлуке да завршите свој пројекат на време. Знаћете кораке које треба предузети, потребне ресурсе и количину времена која вам је потребна за пројекат. Свест о овим важним факторима ће смањити лењост и губљење времена.

Ваш тим може да настави са пројектом чак и у вашем одсуству јер знају да имају ресурсе да донесу исправне одлуке. Ово ће такође повећати продуктивност и учинити ваш тим више оријентисаним на акцију.

4. Идентификујте могуће изазове

Ефикасан начин за решавање проблема је да унапред идентификујете проблем, а прекретнице вам помажу да то урадите. Изазови у оквиру вашег пројекта могу бити недовољан буџет, недостатак ресурса или чланови тима.

Можете рећи изазове који могу да ометају успешан завршетак прекретнице и одмах их решите. Ако занемарите ове изазове, последице могу избити када их најмање очекујете.

5. Мотивишите тим

Тимска мотивација је неопходна за успех пројекта. Као менаџер пројекта, морате мотивишите свој тим да наставите да гурате, а то можете да урадите са прекретницама.

Прекретнице откривају тренутну фазу пројекта и подстичу тим да уложи више напора да га заврши. У недостатку прекретница, ваш тим не може да мери свој учинак.

6. Пратите рокове

Да ли желите да имате контролу над роковима пројекта? Прекретнице вам дају до знања када треба да започнете и завршите одређени задатак. Праћење вашег пројекта ће вам омогућити да испоштовати рок и завршити задатке без непотребног притиска.

Ако не контролишете своје рокове, то може довести до ниске продуктивности и на крају нећете завршити пројекат.

5 савета за постављање делотворних прекретница пројекта

Пре него што финализујете прекретнице вашег пројекта, морате бити сигурни да су реални и оствариви. Постављање прекретница да бисте себе узбуђивали је контрапродуктивно. Бићете разочарани када не можете да остварите прекретнице, а то ће утицати на ваш став према целом пројекту.

Ево неколико савета за постављање ефективних прекретница пројекта.

1. Изаберите прави тајминг

Ако су ваше прекретнице преблизу једна другој, ствара се лажан осећај напретка. Поставите своје прекретнице довољно добро тако да резултати буду значајни за цео пројекат.

Уверите се да су ваше прекретнице изазовне и потребно вам је одређено време да их завршите. Међутим, немојте их држати превише одвојено јер би то могло довести до губитка мотивације.

Нисте сигурни како да распоредите свој пројекат? Користите алат као што је ПроофХуб да разбијете свој пројекат на више прекретница и пратите време извршења.

2. Циљајте на напредак

Да би ваше прекретнице биле ефикасне, морате осигурати да вас воде неколико корака ближе крају вашег пројекта. Добра прекретница вас помера од тачке А до тачке Б. Ако вас нека прекретница остави на истом месту, то није прогресивна.

Да бисте своје прекретнице учинили прогресивним, морате осигурати да се не преклапају. Свака прекретница треба да буде независна од друге. Користите алате за управљање пројектима као што су Бригхтпод како бисте осигурали да се ваше прекретнице не преклапају како би се ток посла одвијао.

3. Поједноставите прекретнице

Најефикасније прекретнице су једноставне и лако разумљиве свима у тиму. Ако чланови тима не разумеју компоненте прекретнице и како да је постигну, имаће муке да то ураде.

Можете користити алате за управљање пројектима као што су Планер прекретница да поједноставите своје прекретнице у свеобухватне делове ради лакшег разумевања.

4. Направите лаку доступност

Као менаџер пројекта, увек треба да учините прекретнице свог пројекта доступним члановима вашег тима. Сакривање било ког дела прекретнице ће изазвати кашњење у току посла. Осим ако није приватни пројекат, држите своје прекретнице отвореним како би чланови тима пратили напредак. Они ће вршити већи притисак да постигну блиске прекретнице.

Користите алат за управљање пројектима као што је Киссфлов да би прекретнице вашег пројекта биле доступне члановима вашег тима. Они могу даљински приступити вашој контролној табли пројекта у било ком тренутку на складишту у облаку.

Прекретнице вашег пројекта неће бити ефикасне ако их нико не схвати озбиљно. Нека чланови вашег тима схвате важност постизања сваке прекретнице тако што ћете их сматрати одговорним.

Ако тим не успе да постигне прекретницу, неко или група људи мора да сноси одговорност за то. У супротном, ваши запослени неће бити вољни да обаве посао.

Останите мотивисани са прекретницама пројекта

Задовољство које долази након успешног завршетка пројекта је непроцењиво. Чланови тима ће се осећати тако поносни на себе што су урадили сјајан посао.

Прекретнице пројекта су показатељи да сте ви и ваш тим на правом путу. Када пројекат постане тежак и желите да одустанете, прекретнице које сте завршили ће вас мотивисати да наставите. Ако можете да постигнете те прекретнице, можете остварити и оне које су пред вама.

5 Предности коришћења софтвера за управљање пројектима које штеди време

Коришћењем софтвера за управљање пројектима, све можете да организујете на једном месту, штедећи време. Ево неких од његових предности које штеди време.

Реад Нект

О аутору