6 савета за управљање временом за организовање сопственог посла

Послови, где добијате аутономију над оним што радите, су одлични ако не волите да вам се говори шта да радите и нудите велико задовољство. Међутим, са слободом долази и потреба да организујете и управљате сопственим радом.

За ово су потребне вештине управљања временом и задацима, а то није нешто што је нужно природно. Хајде да погледамо неке поуздане начине на које можете да учврстите своје способности у овој области и почнете да ефикасно преузимате своје радно оптерећење.

1. Стекните навику да користите календар

Ослањање искључиво на своје памћење да бисте пратили свој распоред је отворено за огромне количине људских грешака. Најлакши начин да савладате добро управљање временом је да користите календар за све и то редовно радите.

Постоји много апликација за дигиталне календаре које можете да користите, као нпр Изгледи и Гоогле календар. Поред тога, можете се одлучити за Твеек, ако више волите планер заснован на задацима.

Повезан: Како категоризирати свој Оутлоок календар бојама

Циљ је да све ставите у свој календар, укључујући састанке, делове посла и догађаје, и у суштини све што знате да треба да урадите. Ако постоји нешто што знате да можете заборавити, ставите то. Добра је пракса да испуните свој календар што је могуће више унапред, па блокирајте неко време на почетку недеље да бисте то урадили.

2. Организујте своје имејлове у фасцикле

Чување свих ваших е-порука у пријемном сандучету може створити хаос, посебно ако касније треба да пронађете важну долазну е-пошту. Да бисте ово поправили, требало би да организујете своје е-поруке у релевантне фасцикле.

Фасцикле које креирате треба да буду специфичне за ваш посао и улогу и да буду тако да можете брзо да пронађете информације. Ово може укључивати фасцикле за пројекте, саопштења и ажурирања компаније, чланове тима, е-поруке које треба да пратите и тако даље.

Најбоље је да избегавате брисање мејлова у вези са послом, јер чак и ако вам нешто сада не изгледа релевантно, то не значи да неће у будућности.

Можда нећете одмах уочити корист од организовања комуникације на овај начин, али дугорочно ће вам то помоћи да задржите контролу над својим послом.

3. Организујте свој диск датотека

Не постоји ништа штетније за вашу продуктивност од диск јединице која има стотине слободних датотека. Ово отежава и отежава проналажење онога што вам треба, што доводи до одлагања и избегавања.

Баш као и код ваших е-порука, важно је да своје датотеке распоредите у фасцикле тако да можете да будете у току са својим послом. У суштини, не би требало да имате датотеке које нису ускладиштене у наменској фасцикли.

Повезан: Продуктивни алати за побољшање фокуса у канцеларијама које ометају

Ово вас неће аутоматски побољшати у управљању радним оптерећењем, али ће вам помоћи у управљању временом и одржати вас доследним. Да ли сте икада чули за изреку „Уредан дом је уредан ум“? Исто важи и за ваш дигитални радни простор!

4. Пратите свој рад

Аутономија на послу значи да се од вас очекује да пратите своје текуће задатке и како се то уклапа у шири тимски напор. Стога се подразумева да вам је потребан практичан начин да то урадите.

Можете да направите табелу која наводи сав ваш напредак у раду, од клијената са којима радите до планирања пројекта. Мицрософт Екцел и Гоогле табеле имају много шаблона које можете да користите или можете да направите један од нуле. У идеалном случају, табела би требало да вам пружи надзор над:

• Шта је то дело.
• Рокови.
• Индикатори напретка.
• Задаци повезани са тим.

Алтернативно, можете користити софтвер за управљање послом, нпр Асана, то ће вам помоћи да организујете. Без обзира на то како одаберете да пратите свој рад, ако имате искључиву одговорност за свој посао, битно је да имате неку врсту визуелног прегледа.

Повезан: Асана хакови које треба да знате

5. Ефикасно одредите приоритете својих задатака

Када немате некога ко вам говори шта да радите, морате да схватите који задаци имају приоритет у односу на друге. Ова вештина је често она са којом људи имају највише потешкоћа јер захтева размишљање о широј слици и предвиђање будућих исхода.

Срећом, постоје неки испробани и тестирани методи за ово, који ће вам помоћи. Тхе МоСЦоВ Метход помаже вам да распоредите задатке у обавезне, требало да имате, могли сте и нећете имати. То је систем на нивоу који вам омогућава да утврдите који задаци су неопходни, а који нису.

Тхе Еисенховер Матрик је још један метод који категорише ваше задатке у мрежу 2к2: хитно, важно, није хитно и није важно. Стога, ако ваш задатак падне у оквир Хитно/Важно, то значи да то треба да урадите сада. Док ако падне у оквир Није хитно/Није важно, вероватно бисте га за сада могли занемарити.

6. Уштедите време на задацима који се понављају

Људи проводе око 25% свог времена на послу на задатке који се понављају; ово је огроман део времена и невероватно је неефикасан. То могу бити е-поруке које шаљете где је садржај идентичан или блокови текста које пишете у извештајима.

Добра вест је да можете аутоматизовати овакав рутински рад помоћу Цхроме проширење Магицал Тект Екпандер. То је бесплатна апликација која вам омогућава да креирате до 10 пречица уместо да пишете исти текст изнова и изнова.

Повезан: Свакодневни задаци које можете аутоматизовати користећи Запиер

Окидач пречице може бити комбинација симбола и слова. Када их унесете, он аутоматски производи цео текст који вам је потребан. На пример, куцање #извештај ће произвести комплетан скелет извештај, а ви можете само да уђете и уредите све релевантне детаље.

Будите у току са својим послом

Веома је лако постати неорганизован и погрешити када је у питању управљање сопственим оптерећењем. Стога је неопходно осигурати да имате све да то сведете на минимум.

Као људи, можемо само да ускладиштимо толико информација у свом мозгу, па се немојте оптерећивати покушајима да запамтите све. Користећи савете који су овде истражени, бићете на добром путу да ефикасно управљате сопственим бројем предмета, а временом ће то постати друга природа.

4 Дигитал Боард апликације за сарадњу и планирање пројеката

Дигиталне плоче за сарадњу су пут напред, али који бисте требали користити? Ево најбољих апликација за сарадњу и планирање пројеката.

Реад Нект

О аутору