Шта је груписање задатака? Свеобухватан водич

Продуктивност на радном месту се често дефинише као количина посла коју особа може да обави у одређеном временском периоду. Што сте продуктивнији, више ствари радите.

Међутим, уместо да користите конвенционални приступ обављању посла, постоји низ различитих стратегија које можете применити.

У неким случајевима, чак и суптилне промене могу довести до дубоког утицаја на количину посла који обавите. Групирање задатака је класичан пример овога.

Дакле, шта је тачно груписање задатака? И како то можете учинити како треба? Хајде да сазнамо.

Шта је груписање задатака?

Групирање задатака је једноставно процес груписања задатака сличне природе у групи и довршавања их у једном потезу уместо да их радите један по један током дана.

Можете скупити скоро сваки задатак заједно. На пример, ако морате да одговарате на своје имејлове, можете да одредите одређено време и да се фокусирате искључиво на то.

Уместо да повремено одговарате на е-поруке које нису хитне током дана, можете да одвојите време и обавите посао у једном потезу са потпуним фокусом.

Повезан: Најбоље апликације које можете користити за одређивање приоритета задатака на послу

Главна предност груписања задатака је то што га можете користити за скоро све, у распону од дубоког рада до обављања ситних задатака током дана.

Како ефикасно групирати задатке

Да бисте ефикасно групирали задатке, потребне су вам две ствари: алатка за праћење времена и апликација за обавезе. Ево поступног водича за ефикасно груписање задатака.

Прва ствар коју треба да урадите је да изаберете алатку за праћење времена. Групирање задатака је ефикасно само ако знате колико времена трошите на сваку серију задатака.

Повезан: Бесплатне апликације за праћење времена за максимални рад

Популаран избор је Цлоцкифи, јер је потпуно бесплатан за употребу. Наравно, постоје и друге опције као што је Тоггл, па изаберите било коју апликацију коју желите да користите.

2. Користите апликацију То-До да бисте категоризовали задатке у складу са тим

Не недостаје апликација које треба да урадите, тако да је више питање шта волите и шта сте спремни да платите. Мицрософт То До је фантастична апликација која је бесплатна за коришћење и која се синхронизује на више платформи, укључујући иОС, Андроид, Виндовс и мацОС. Можете пронаћи и друге опције, као нпр ТицкТицк.

Када бирате апликацију за обавезе, обавезно изаберите ону која вам омогућава да доделите ознаке или категоризујете задатке. То ће направити велику разлику када заједно групишете задатке.

3. Серијски рад ниске вредности за напорне сате у дану

Да бисте успешно групирали задатке и побољшали своју продуктивност, морате да разумете како нивои ваше енергије варирају током дана.

Скоро сви доживљавамо затишје или падове енергије током дана. Међутим, за већину људи, јутра су најпродуктивнија. Нивои енергије су до неба, а ум пуца на све цилиндре.

Међутим, већина људи доживљава пад одмах након ручка, при чему продуктивност знатно опада. Током ових периода ниске потрошње енергије можете да групишете посао мале вредности, као што је одговарање на небитне е-поруке или обављање свакодневних задатака.

Повезан: Најбоље апликације за достављање времена за повећање продуктивности

Слично томе, за захтевније задатке, најбоље је да их ускладите за време када ће вам ум бити свеж и фокусиран. То могу бити касни ноћни сати или рани јутарњи сати!

4. Раставите веће пројекте на мање задатке

Важна ствар коју треба да урадите је да разбијете веће пројекте при груписању задатака. Не можете да саставите задатак заједно ако ће вам то одузети велики део дана.

Уместо тога, ако радите на великом пројекту, морате га поделити на мање, извршне задатке. И, као и увек, уверите се да можете категоризовати ове задатке у складу са тим.

На пример, ако треба да припремите свеобухватан извештај, можете поделити ток посла на неколико корака, укључујући планирање, прикупљање података, израду нацрта извештаја и представљање.

5. Поставите временска ограничења и прегледајте свој учинак

Коришћење алата за праћење времена је од кључне важности за успешно груписање и довршавање задатака. У многим случајевима, одређени задаци могу измакнути контроли и одузети вам више времена него што сте мислили.

Поставите реална временска ограничења и покушајте да их се држите. Временом ћете боље разумети колико вам је времена потребно да извршите одређене задатке, а ваша временска ограничења ће постати ефикаснија.

Требало би да спроводите ревизије времена недељно да бисте знали које категорије задатака су вам одузеле највише времена и како можете да смањите време проведено на мање захтевним задацима.

Повезан: Најбоље алтернативе за апликације за праћење времена Тоггл

4 главне предности батцхинг-а

Групирање задатака је фантастична техника продуктивности која ће вам помоћи да урадите више у краћем временском периоду. Ево највећих предности које нуди.

1. Побољшана продуктивност

Ако се више фокусирате на сличне задатке, урадићете више уместо да дозволите да вам пажња одлута. Групирање задатака је преовлађујуће јер вам омогућава да завршите све послове високог приоритета у једном потезу када су ваши нивои енергије виши.

Ово вам такође омогућава да боље управљате својим нивоима енергије током дана и да се фокусирате на различите задатке на основу нивоа вашег фокуса.

2. Повећано самопоуздање

Ваше самопоуздање ће очигледно бити ниско када сте психички или физички исцрпљени и имате важан задатак који треба да завршите. У већини случајева једноставно нећете имати поверења у сопствени рад.

Обављањем важног посла током периода велике енергије и фокуса, ваше самопоуздање ће се такође повећати. Како будете обављали више посла током времена, он ће наставити да расте!

3. Боље задовољство послом

Покушајте да групишете задатке ако стално јурите за роковима и скачете са једног задатка на други. То ће вам омогућити да ефикасније управљате својим временом, на крају повећавајући задовољство послом.

4. Смањени стрес

Уз груписање задатака, нећете губити сан због предстојећих рокова или лошег квалитета рада. Пошто ћете имати дефинисане периоде за довршавање свих битних и небитних задатака, знаћете када да станете и потрошите неко време на друге ствари.

Наравно, то ће вам помоћи да смањите ниво стреса и омогућите вам да постигнете бољу равнотежу између посла и живота.

Регулисање продуктивности је кључно за успех

Мерење и регулисање вашег нивоа продуктивности је веома важно. Омогућиће вам да постанете бољи у свом послу, ослободите времена да трошите на ствари које волите и научите више. Што је још важније, нећете се осећати стално заробљени послом тако што ћете регулисати нивое продуктивности и управљати њима.

Како управљати четири стуба продуктивности: савети и алати за употребу

Да ли желите да побољшате своју продуктивност? Ево како помоћу технологије управљати четири важна стуба продуктивности.

Реад Нект

О аутору