5 најбољих алата за сарадњу са документима за даљински рад

Са процватом културе рада од куће, тимови се у великој мери ослањају на алате за сарадњу да би наставили да раде на даљину. Постоји неколико доступних алата за управљање удаљеним тимовима, праћење њиховог напретка, организовање виртуелних састанака и останак у вези како би им помогли да остану продуктивни.

Слично томе, сарадња са документима има подједнако важно место за ефективну комуникацију. Да бисте поједноставили креирање докумената, дељење и сарадњу, ево неких од најбољих алата за сарадњу са документима које треба да испробате.

За сарадњу са документима, Гоогле документи су најбољи избор. Помаже да останете испред игре сарадње без трошкова. Елиминише фрустрације и пошиљаоца и примаоца додељивањем јединствених веза за сваки документ и омогућавајући корисницима да их неприметно деле једним кликом.

Функција заједничког дељења докумената у Гоогле документима омогућава више корисника да уређују исти документ, пратите и прихватајте предлоге и видите синхронизоване промене у реалном времену да бисте били у току са најновијим информацијама верзија. Штавише, омогућава уредницима да додају коментаре и сугестије у реалном времену.

ПОВЕЗАН: Како доделити и ограничити дозволе у ​​Гоогле документима

Као власник документа, можете прилагодити права на уређивање према својим потребама. Можете додати људе као што су уредници или гледаоци користећи њихове адресе е-поште. Такође можете да подесите документ на „Само приказ” или „Ограничено” тако да само људи са ИД-овима е-поште са истог домена могу да му приступе. Поред тога, можете да контролишете ко може да дели ваш документ са другим члановима тима.

Међутим, већина људи наилази на један проблем када користи Гоогле документе. Корисници нису свесни опција позивања и дељења линкова у Гоогле документима. Прималац може преузети, изменити и послати е-поштом примљени документ ако не зна како да сарађује у Гоогле документима. Стога, ако је први пут да га користе, можда ћете морати да их мало едукујете.

Нотион вам даје потпуну контролу над дељењем докумената. Помоћу њега можете лако да контролишете ко може да уређује, прегледа, коментарише или дели ваше Нотион странице. Документи се могу делити са једном особом или са целим тимом одједном.

У групном дељењу можете ограничити ко има приступ документима, било да је цео тим или само неколико чланова из целе групе. Можете, на пример, поставити своје заменике уредника у једну групу и дати им приступ за уређивање поверљивих информација једним кликом. Или, можете дати приступ за уређивање неколико уредника док и даље делите документ са целом групом за уређивање.

ПОВЕЗАН: Основни савети и трикови за почетак рада са појмом

На левој бочној траци, Нотион води евиденцију о вашим приватним и дељеним страницама. Као резултат тога, можете брзо да превлачите и испуштате странице из једног одељка у други док подешавате дозволе приступа тако да одговарају онима које су већ постављене у одељку приватне странице. Исте дозволе приступа важе за угнежђене странице, али их касније можете променити по потреби.

Такође, администратор има право да промени дозволе за документ већ дељеног документа на неколико чланова из позване групе или да уклони некога да му приступи. Ако забрљате дозволе за уређивање, све што треба да урадите је да притиснете Ресторе. Стога је Нотион добар избор за мале тимове са таквом контролом дељења докумената.

Нотион се интегрише са Слацк-ом, Гоогле Дриве-ом, Трелло-ом, Маилцхимп-ом и многим другим услугама за једноставно дељење докумената. Бесплатни план долази са ограничењима, као што је број гостију које можете позвати и праћење историје. Да бисте добили максималну корист, размислите о надоградњи на плаћени план. Погледајте Страница са ценама појмова За више детаља.

Зохо Вритер такође омогућава корисницима да неприметно деле документе за сарадњу, слично Гоогле документима. Дељење докумената са вашим тимом ради прегледа, док им се дозвољава да коментаришу датотеке у реалном времену је супер лако. Када оставите своје предлоге у коментарима, ваш тим зна шта да измени и може брзо да предузме акцију.

Можете чак и да разговарате о свом напретку док радите. Као власник документа, можете да укључите прекидач за промене праћења тако да ће свака промена направљена у документу од сада бити лако поново проверена. Штавише, са Зохо Вритер-ом, такође можете да делите документе екстерно са клијентима који нису у вашем радном простору.

Документи се чувају у добро организованој библиотеци у облаку и могу се брзо претраживати и преузимати. Поред тога, Зохо Вритер можете лако интегрисати са апликацијама као што су Гоогле Дриве, Дропбок, Еверноте и Зохо Маил. Штавише, Зохо Вритер има професионални интерфејс и нема стрму криву учења. Дакле, неће вам бити тешко да се навикнете.

ПОВЕЗАН: Зохо Вритер вс. Гоогле документи и Мицрософт Ворд на мрежи: да ли је време за замену?

Када је у питању цена, Зохо Вритер је слободан за употребу за појединце. Међутим, да бисте уживали у додатним погодностима као што су додатни простор или заштита лозинком, мораћете да користите његове плаћене планове. Проверите Страница са ценама Зохо докумената За више детаља.

Неколико практичних функција у којима можете уживати са Зохо Вритер-ом су:

1. Чување докумената у реалном времену.
2. Закључавање осетљивих података.
3. Помоћник за писање са АИ.
4. Заказивање или директно објављивање чланака на ВордПресс-у.
5. Ради и ван мреже.

ЦлицкУп Доцс је још један веома ефикасан алат за даљинско дељење докумената. Преко свог невероватног интерфејса за сарадњу, препун функција, свако у радном простору може да сарађује, уређује и ради на задацима истовремено.

Омогућава заједничко уређивање у стилу Гоогле докумената. Можете видети како се курсор помера када неко уређује документ, а његово име је приказано изнад курсора. Кликом на жуту икону двогледа такође можете видети ко гледа ваш рад.

Поред тога, промене у реалном времену се синхронизују на свим уређајима како би се осигурало да сваки члан тима може да приступи најновијој верзији документа. Док делите документе са својим тимом, имаћете флексибилност да неке документе задржите приватним, док су други доступни свима.

Штавише, штитећи своје документе, можете спречити одређене чланове тима да приступе тим документима без тражења дозволе од вас. Нестинг је још једна од јединствених карактеристика ЦлицкУп-а. Омогућава вам да групишете странице унутар документа, а помоћу функције Релатионсхипс можете повезати повезане странице унутар документа.

Такође можете да увезете свој рад из других апликација, укључујући Еверноте, Гоогле документе, па чак и Мицрософт Ворд документе. Ако тражите алатку за сарадњу са документима са високим одзивом, требало би да испробате ЦлицкУп.

Дропбок Папер платформа је још једна напредна опција за сарадњу са документима доступна удаљеним тимовима. Помоћу њега можете неприметно да делите документе са члановима тима док им дате приступ документу преко адреса е-поште.

Додељивање задатака члановима вашег тима са само неколико кликова и тренутно креирање рока одмах поред њега одржава све у току. Поред тога, можете планирати своје састанке тако што ћете повезати догађаје из календара у дељеном документу.

ПОВЕЗАН: Испробајте ове најбоље карактеристике Дропбок папира

Као сарадник, можете брзо да откријете који су вам задаци додељени према документу или по документу, и да се крећете кроз задатке додељене другима и оне који су већ завршени. Штавише, за разлику од Гоогле докумената, Дропбок Папер подржава дељење мултимедијалних датотека, чинећи сарадњу привлачнијом.

Поред тога, Дропбок Папер вам омогућава да увезете Мицрософт Ворд, Екцел и ПоверПоинт документе и повежете Гоогле документе, табеле и слајдове. Дакле, ако тражите алатку за сарадњу богату функцијама за свој тим, испробајте Дропбок Папер.

Подигните своју сарадњу са документима на следећи ниво

Сарадња са документима постоји деценијама. Испробајте алате на листи да подигну сарадњу на документима са вашим тимом на виши ниво. Да бисте утврдили који алат је најбољи за тим, морате да га они управљају и изаберете решење које одговара захтевима тима.

Да ли имате чланове тима који се налазе у различитим деловима света? Заказивање важног састанка несумњиво би био изазов да не знате временску зону. Ако јесте, требало би да проверите претвараче временских зона да бисте олакшали посао.

10 најбољих претварача временских зона за глобалне удаљене тимове

Да ли треба да радите са људима из друге временске зоне? Користите алате за претварање временских зона за благовремену сарадњу.

Реад Нект

О аутору