5 Предности коришћења софтвера за управљање пројектима које штеди време

Тимски рад чини да сан функционише — осим када је реч о погрешним комуникацијама. Када разговарате о новом пројекту, прекомерна комуникација, недовољно комуницирање и неспоразуми могу одузети много времена.

Вероватно сте провели неко време тражећи делове информација или фајлова који живе у нашим сандучићима, инстант месинџерима или лепљивим белешкама са састанака и телефонских позива.

Ако се можете повезати, можда ћете имати користи од коришћења софтвера за управљање пројектима. У овом чланку ћемо вас провести кроз листу предности које овај тип софтвера нуди за уштеду времена, са примерима из ЦлицкУп, Нотион и Асана. Чак и ако радите соло, можда ћете пронаћи неке ствари за понети.

1. Нема више слања и претраживања путем е-поште

Захваљујући софтверу за управљање пројектима, можете одбацити слање е-порука са задацима.

Уместо тога, можете да користите колону додељених у вашем ЦлицкУп пројектне табле. Ово вам омогућава да власништво над пројектом доделите неком другом.

Када додате опис пројекта, рок и све друге детаље које желите да укључите, једноставно додајте свог колегу у ову колону и он ће добити обавештење или га видети у својим обавезама листа.

Ако желите да више особа преузме власништво над пројектом, можете да омогућите колону са више носилаца користећи ЦлицкУп-ове ЦлицкАппс.

Имате опцију да ово омогућите када креирате свој радни простор. Међутим, ако треба да га додате касније, идите на аватар свог профила у доњем левом углу и кликните на њега да бисте пронашли ЦлицкАппс у менију.

Одатле, скролујте кроз опције да бисте пронашли Вишеструки примаоци, укључите га и означите га за радни простор у којем желите да га користите.

Колона носиоца је за оне који предузимају радње на пројекту. Ако желите да ЦЦ некога на пројекту, додајте га као посматрача тако што ћете кликнути на симбол ока у горњем десном углу картице задатка.

Повезан: Појам вс. Еверноте: Који је прави за вас?

Сада су задужени и посматрачи у петљи за каснија ажурирања, укључујући особу која је креирала задатак—и нико не мора да скролује кроз е-поруку од 50 нити за детаље.

2. Мање непотребних састанака

Ако сте икада чули да је неко рекао да је састанак могао бити имејл - то би такође могла бити страница у Нотион-у.

Уместо да се окупљате или одржавате сесију размишљања о мањим пројектима и идејама, направите нову страницу и сарађујте у њој.

Ако сте нови у Нотион-у, Тимски задаци шаблон ће вам помоћи да почнете. Да бисте направили нову страницу у поглед на таблу овог шаблона, кликните на дугме за додавање на дну своје колоне. Ако вам је драже приказ листе, једноставно додајте нови ред на своју листу.

Пре него што додате своје саиграче, попуните својства као што су рок и приоритет, као и детаље и идеје које имате. Укључите упит за своје колеге да додају своје мисли и предлоге, а затим их додајте као задужене.

Такође можете назвати ову имовину саиграчима ако више волите нешто неутралније.

Пример слике користи облачић да би се истакла сврха странице. У наставку свако може да дода информације користећи текст, заглавља, слике, прилоге, везе и многе друге згодне команде.

Такође, ако ви или ваш сарадник случајно избришете нешто значајно, можете погледати претходне верзије странице кликом на икону сата у горњем десном углу.

3. Нема потребе да више пута објашњавате пројекат

Не треба вам превише колона или својстава да бисте били сигурни да су детаљи вашег задатка јасни и доследни. У ствари, вероватно се можете извући користећи само носиоца, рок и приоритет.

Повезан: Креативни начини да извучете максимум из Асане

Пре него што додате своје колеге као задужене или сараднике задатку у управљању пројектима софтвер, попуните информације у свакој колони и отворите картицу или страницу задатка да попуните Опис.

Ево како то изгледа коришћењем једноставног распореда бесплатна верзија Асане.

Захваљујући јасном распореду и ознакама, сви ће знати ко је повереник или сарадник када их додате. Такође ће имати јасна упутства о томе када је рок, ниво приоритета задатка и ком пројекту или делу задатак доприноси, поред детаља.

4. Избегавате да одговорите на исто питање при понављању

Ако неко затражи појашњење преко Слацка или е-поште, немају сви приступ одговору. Ако питају у одељку за коментаре одговарајућег задатка у вашем софтверу за управљање пројектима, сви ће то видети.

Ево примера коришћења ЦлицкУп-а.

Оно што је одлично у вези ЦлицкУп-ових коментара је да сваки од њих креира нову нит. Ако добијете два питања, можете да одговорите на њих одвојено тако што ћете изабрати Одговорити испод коментара. Такође можете некоме доделити питање ако сматрате да можда има бољи одговор.

Јавно питање и одговор треба да спрече појављивање истих питања. Али ако поново добијете питање, а то није брз одговор, можете свог колегу усмерити у правом смеру тако што ћете и њему доделити одговор.

5. Далеко мање јурите друге због њиховог посла или тражите датотеке

Пошто софтвер за управљање пројектима промовише сарадњу, имате много алата за комуникацију са својим колегама. Ако желите брзо ажурирање статуса, све што треба да урадите је да их означите у коментару — у Нотион-у. То можете учинити помоћу на знаку (@) и повлачећи њихово име у траци за претрагу.

Такође нећете морати да прегледавате е-пошту или тражите од својих сарадника да вам пошаљу документ е-поштом, јер их могу додати директно у копију странице пројекта. Међутим, ако желите да се документи појављују на истом месту сваки пут, можете додати колону документа у свој страница пројекта.

Колона документа чини чуда ако имате саиграча који је озлоглашен јер вас тражи да поново пошаљете датотеку сваки пут када јој изгубе траг. Можете им љубазно рећи да је тамо на пројектној табли ако поново изгубе појам.

Повећајте своју продуктивност помоћу софтвера за управљање пројектима

Тимски рад је забаван, посебно када пројекат тече глатко. Управљањем својим задацима у софтверу за управљање пројектима, можете помоћи у смањењу трења и уштедети вама и вашим колегама много времена тако што ћете све организовати на једном месту.

Чак и ако радите сами, и даље ћете имати користи од сазнања где да пронађете све детаље и документе који су вам потребни. Који софтвер ћете изабрати зависи од вас. Уз много доступних одличних опција, више је него вероватно да ћете пронаћи ону која одговара вама и вашем тиму.

Нотион, ЦлицкУп и Асана су сјајни избори ако тражите неке предлоге за почетак.

ЦлицкУп вс. Асана: Шта је боље за управљање пројектима?

Постоји много опција за софтвер за управљање пројектима, ево неколико савета који ће вам помоћи да одаберете између Асане и ЦлицкУп-а.

Реад Нект

О аутору