Како одржати успешан почетни састанак пројекта

Почетни састанци пројекта су савршена прилика да се сви чланови тима окупе на истој страни и раде на заједничком циљу. Због тога би требало да буду добро припремљени и промишљени, јер ће вам помоћи да извучете максимум из разговора са клијентом.

У овом чланку ћемо поделити неке савете и алате који ће вам помоћи да имате успешан почетни састанак са својим тимом.

Шта је почетни састанак пројекта?

Састанак за почетак пројекта је када се менаџер пројекта састаје са тимом, а понекад и са клијентом, како би представио циљеве пројекта, објаснио како ће се они постићи и прегледати свачије улоге. Обично се одржава на самом почетку новог пројекта, мада би можда било прикладно да се то уради касније у процесу ако се појаве нове препреке или питања.

Ова врста састанка вам помаже да започнете свој нови пројекат на чврстим основама тако што јасно саопштавате шта се очекује, како ће се мерити напредак и које замке могу бити пред вама. Све у свему, поставља курс за несметану сарадњу на пројекту са свим заинтересованим странама.

Предности одржавања састанка за почетак пројекта

Као што је горе поменуто, састанци за почетак пројекта су прилика да се сви усагласе са визијом вашег пројекта и њиховим улогама у њему. Следе неке друге значајне предности успешног уводног састанка:

• Пројекти функционишу ефикасније када сви чланови тима разумеју своје одговорности.
• Почетни састанци вам показују колико је ваш тим далеко у разумевању шта ће пројекат подразумевати. Ово вам може помоћи да идентификујете све потенцијалне проблеме који се могу појавити на том путу.
• Почетни састанци помажу у изградњи односа између вас и вашег клијента тако што ће сви бити у једнаким условима на почетку процеса.
• Ако се све планира рано, смањује се вероватноћа промена које могу изазвати потенцијална кашњења касније током пројекта.
• Ваш клијент ће имати прилику да пружи вредне повратне информације и идеје пре него што оде предалеко у животни циклус пројекта.
• Успешан састанак за почетак пројекта повећава вероватноћу да останете у буџету и по плану.

5 савета за вођење успешног састанка за почетак пројекта

Ево неколико основних корака које треба предузети када се припремате за почетни састанак пројекта:

1. Креирајте свој дневни ред

Ваш дневни ред даје састанку јасан правац који треба следити, и зато је кључно да га направите и дистрибуирате пре почетног састанка. Планирање агенде унапред ће вам помоћи да останете фокусирани и на задатку.

Можете користити апликацију за бележење као што је Еверноте да направите план састанка коме сви чланови могу да приступе. Можете почети од нуле или уштедети време користећи један од његових шаблони састанака.

Додајте све релевантне детаље о пројекту када се бавите основама, укључујући трајање састанка и председавајућег (менаџера пројекта). Иако ће то зависити од конкретног пројекта на којем радите, ево неких општих идеја које треба размотрити:

• Поздрав и представљање
• Јасно објашњење шта планирате да постигнете током уводног састанка
• Сврха пројекта
• Обим пројекта
• Ограничења у вези са временом и буџетом
• Тренутни познати ризици
• Списак испоручених производа
• Отворена дискусија и питања.

2. Позовите праве људе

У овој фази, желите да се фокусирате на позивање свих кључних заинтересованих страна. Међутим, у вашој жељи да покренете лопту, можда ћете бити у искушењу да позовете све који имају било шта, макар и изблиза, везано за пројекат. Ово може утицати на ваш састанак, јер ће управљање великом гомилом бити изазовније. Требало би да укључите само чланове тима који имају улогу у пројекту (и могу дати вредан допринос).

Можете позвати учеснике састанка путем е-поште, или још боље, путем интерни комуникациони алат као Слацк. Ову алатку можете користити да креирате канал (групу) који ћете користити за дељење дневног реда састанка и других релевантних докумената како би сви могли да прођу кроз њих пре састанка.

3. Учините састанак интерактивним

Нека ваш почетни састанак буде интерактиван тако што ћете обезбедити отворену платформу за изношење идеја или предлога. Овде је циљ да се осигура да сви активно учествују током састанка. Ево неколико идеја о томе шта бисте могли да урадите:

• Групне браинстормс: Ово најбоље функционише ако неколико чланова тима има сличну област стручности. Од стране заједно размишљамо о идејама, можете брзо надограђивати једно друго знање и развијати креативна решења која утиру пут ка успеху.
• Наизменично председавајте састанком: Иако је идеално да менаџер пројекта фацилира почетни састанак, можете ротирати председавајуће како бисте избегли губљење пажње људи. Омогућава свима да заокрену вођење одређених аспеката дневног реда састанка или давање презентација, што такође може помоћи тиму да се осећа више укљученим у пројекат.
• Питајте за повратне информације: Кад год презентујете нешто ново, питајте присутне да ли имају питања о томе како би сви рекли своје мишљење на састанку. Такође бисте могли да искористите ову прилику да откријете друге мисли или бриге које можда имају да се неизвесности не гомилају током времена — примарни узрок фрустрације међу људима укљученим у а пројекат.

Ове интерактивне технике ће осигурати да све ваше заинтересоване стране буду активно укључене у почетни састанак.

4. Појасните улоге и одговорности

Под претпоставком да сви разумеју цео пројекат и како се уклапају, следећи корак би био дефинисање њихових улога и одговорности. Искористите ову прилику да поновите претходне дискусије о томе шта сви очекују једни од других. Можете користити онлајн алат као што је Асана да направи контролне листе тако да свако може да види за које задатке је одговоран.

Можете почети тако што ћете доделити ставке акције које треба да се заврше у договореном року, а затим их поделите међу члановима тима. Распоредите ове активности по приоритету, при чему су најважнији задаци наведени први. На овај начин можете осигурати да се рокови поштују без потребе да превише натежете људе.

5. Додајте резиме састанка на своју интерну Вики

Када се састанак заврши, претворите своје белешке у добро организован документ да бисте олакшали будуће референце. Можете користити своје интерна вики као онлајн репозиторијум коме сви у пројекту могу лако да приступе.

На овај начин увек можете да се позовете на белешке са састанка кад год имате питања о нечему што је покривено током почетне сесије. Такође можете да користите свој вики за додавање ажурирања како напредујете током животног циклуса пројекта.

Поставите прави тон за цео пројекат са почетним састанком

Почетни састанак је витални корак у сваком пројекту, јер поставља тон за цео животни циклус пројекта и води све укључене у истом правцу.

Можете искористити горе наведене савете и алате да бисте све своје заинтересоване стране окупили на истој страници и отворили пут за продуктиван радни ток.

6 једноставних начина да учините састанке продуктивнијим

Ако желите да знате како да водите успешан састанак тима, погледајте ових 6 основних савета које треба да пратите.

Реад Нект

О аутору