Како користити само текстуалну комуникацију за побољшање виртуелне радне ефикасности

Виртуелни тимови немају слободу да имају интеракције лицем у лице као њихови колеге у канцеларији. Они се ослањају на различите алате да комуницирају једни са другима са својих удаљених локација.

Због разлика у локацијама и временским зонама, телефонски позиви нису увек најбољи. Слање СМС-а је боља алтернатива, јер чланови тима могу слати поруке у било ком тренутку, а да једни другима не сметају. Али комуникација само путем текста такође није савршена. Промашује се ако се одређени фактори не узму у обзир.

У овом чланку расправљамо о томе како виртуелни тимови могу ефикасније да користе само текстуалну комуникацију.

Како слање СМС-а побољшава вештине комуникације

Слање порука доноси другачији осећај на комуникацијском столу. Постоје два главна начина на која комуникација заснована на тексту побољшава комуникацију. Хајде да их погледамо.

Постоје два главна начина на која комуникација заснована на тексту побољшава комуникацију.

1. Побољшајте вештине читања и писања

Коришћење стенографије и емоџија је тренд у слању порука, посебно за неформална ћаскања. Овај метод слања порука вас одвлачи од употребе правилног енглеског.

Када комуницирате са својим шефом, колегом или пословним сарадником, не комуницирате с њима као са својим пријатељима или неком другом значајном особом. Од вас се тражи да пишете на правилном енглеском, што захтева потпуно поновно читање и реструктурирање. Ово такође помаже да се задржи формалнији тон у комуникацији.

2. Охрабрите јасну комуникацију

Комуникација само путем текста такође ствара јасне комуникационе вештине. Када комуницирате путем текста, приморани сте да останете у току са својом комуникацијом. Пошто је ваша намера у пословне сврхе, нема места за претеране речи или реченице.

7 савета за коришћење само текстуалне комуникације за виртуелни рад

Пошто је слање порука витални део рада на даљину, важно је разумети како да га учините још ефикаснијим. Ако се уради на погрешан начин, ваш тим трпи пропусте у комуникацији који ометају ваш ток посла. Ево неколико савета који ће вам помоћи да ваше поруке буду једноставне и свеобухватне.

1. Избегавајте употребу стенографије

Без обзира колико сте блиски са својим пословним сарадницима или колегама, комуникација са њима не би требало да буде неформална. Коришћење непотребних скраћеница или скраћеница у порукама представља непрофесионалан поглед.

Не морате да будете изузетно крути са својим порукама, али коришћење скраћеница попут „У“ уместо „Ви“ у разговору у вези са послом је неетично. Ово би могло бити велика препрека за већину људи који очекују обједињене и структуриране текстуалне поруке.

2. Користите капице на одговарајући начин

Велика слова су погодна за одређене сврхе у писању. Употреба великих слова у реченици је један од начина замке које треба да избегавате у слању порука. Пошто смо навикли да читамо текст малим словима, није лако читати све великим словима.

Текст са великим словима такође даје жесток призвук вашој поруци. Изгледа да сте љути или вичете на слушаоца. Ако желите да објављујете на друштвеним мрежама, писање текста великим словима чини да изгледате као тражитељ пажње.

3. Направите добар тајминг

Комуникација само путем текста даје вам привилегију да одговорите на поруку када вам одговара. Међутим, то не би требало да буде на штету вашег пријемника.

На пример, неприкладно је слати текстуалну поруку усред ноћи или у раним јутарњим сатима осим ако вам изричито не кажу да то није проблем. Не бисте требали очекивати брз одговор на такву врсту поруке. Најбоље је слати све поруке везане за посао током радног времена.

4. Избегавајте дугачке реченице

Најдобро написана граматика постаје досадна ако је предугачка без ломљења пасуса. Распон пажње људи може бити мањи од пажње златне рибице. Обимна текстуална порука може их натерати да прелете садржај уместо да га читају.

Снимање може довести до тога да пропусте важне детаље у поруци, мењајући вашу намеру као пошиљаоца.

5. Користите емоџије само када је потребно

Емоји нису лоши. У ствари, имају позитивно утицали на начин на који комуницирамо. Емоџи вам помажу да на одговарајући начин изразите одређене емоције.

Када шаљете текст који се односи на посао, не морате у потпуности да елиминишете употребу емоџија у тексту. Уместо тога, требало би да знате када је прикладно да их користите, како не бисте створили погрешан утисак. Ако нисте сигурни када да их користите, изоставите их.

6. Не правите претпоставке

У слању порука постоји тенденција да се претпостави када и како ће прималац одговорити на вашу поруку. Ово може негативно утицати на ваше расположење јер би њихов одговор могао бити потпуно другачији.

Без обзира колико касни ваш пријемник да одговори, никада не претпостављајте шта мисле. Сачекај да се чујеш од њих. Можете послати подсетник ако је хитно.

7. Прочитајте своју поруку

Немојте журити да притиснете „пошаљи“ без лекторисања поруке. Веома је лако не приметити ситне грешке у свом писању, па одвојите време да ухватите и исправите правописне и граматичке грешке.

Потребно је више времена да се реше проблеми изазвани лоше написаним СМС-ом, ћаскањем или е-поштом него да се то исправи први пут. Уморни сте од ручног читања порука? Граматички је од велике помоћи у том погледу.

3 најбоља комуникациона алата само за текст које можете да користите

Растућа популарност рада на даљину довела је до увођења неколико алата за радни ток последњих година. Неки од ових алата одлично обављају посао дајући виртуелним тимовима прилику да напредују у свом послу уз комуникацију само путем текста. Хајде да погледамо неке од њих.

Првенствено апликација за размену порука за предузећа, Слацк омогућава члановима тима да се окупе под једним кровом у пословне сврхе. Нуди могућност комуникације један на један између два члана, као и групну комуникацију са три или више чланова.

Ако радите на пројектима са неколико одабраних, можете ограничити комуникацију унутар тих људи у наменском простору који се зове канали. Чланови у просторији могу слободно да комуницирају без бриге да ће други чланови тима приступити њиховим порукама.

Мицрософт Теамс је алатка за ток посла заснована на ћаскању за пословну комуникацију. Погодно за виртуелне тимове, омогућава члановима тима да сарађују на задацима уз могућност да деле радне датотеке и документе.

Удовољавајући различитим комуникацијским потребама виртуелних тимова, чланови тима могу да ћаскају једни са другима појединачно, а такође и да ћаскају у групи када сарађују на пројектима. Члановима тима се могу одобрити различити нивои приступа на основу њихове укључености у пројекте.

Басецамп је онлајн алатка за комуникацију и радни ток. Добар избор за виртуелне тимове, омогућава тимску сарадњу користећи само текстуалну комуникацију.

Можете делегирати задатке одређеним радницима и комуницирати са њима појединачно. На исти начин, чланови тима могу да сарађују на задацима и отворено комуницирају са свима који су у вези са оним што се дешава. Такође нуди подсетнике на задатке који подстичу саиграче да испоштују рокове.

Фокусирајте се на важне информације уз комуникацију само путем текста

Одговарање на бројне телефонске позиве у вези са послом одузима вам време више него што мислите. На крају причате о непродуктивним стварима дуго након што је порука прослеђена.

Са комуникацијом само путем текста, пишете само важне детаље који су потребни. Свако добија информације које су му потребне да би био ефикасан на послу. Има мало или нимало места за погрешну комуникацију, пошто су речи јасно написане да их сви виде.

Предности и недостаци коришћења само текстуалне комуникације на виртуелном радном месту

Да ли су алати за комуникацију само са текстом право решење за ваше радно место? Ево неколико предности и недостатака које треба размотрити.

Реад Нект

О аутору