5 ефикасних савета за побољшање ваше писмене комуникације

Да ли читате неке поруке од својих колега које вас криво трљају? Поруке можда нису увредљиве, али тон је једноставно искључен. Осећате се увређено, а то се одражава у томе како се односите према њима. Вероватно нису мислили ништа лоше, али су користили погрешан избор речи.

Писана комуникација може ићи на југ на много начина. Морате бити промишљени у побољшању начина на који комуницирате у писаној форми, како ваше намере не би биле погрешно схваћене.

Шта је писана комуникација?

Писана комуникација је процес слања текстуалних порука и упутстава путем писама, извештаја, приручника итд.

Коришћена за преношење информација на радном месту, писмена комуникација често има формални приступ. То је садржано у званичним документима који служе као доказ и референтна тачка.

Нови развоји се саопштавају тиму у писаној форми. Када чланови тима покажу непослушно понашање, добијају упит путем писмене комуникације и одговарају на исти начин.

За разлику од вербалне комуникације која се може заборавити ако није снимљена, писмена комуникација траје дуго, посебно ако се у њу не мења.

Изазови писане комуникације

Као и код других облика комуникације, циљ писане комуникације је поражен ако примаоци не разумеју садржај поруке.

Писана комуникација има неколико проблема који могу променити значење поруке или намеру пошиљаоца. Хајде да погледамо неке од њих.

1. Недостатак јасноће

Комуникација губи суштину када је сложена. Избор речи које пошиљалац користи у писаној комуникацији може да збуни примаоца. А пошто пошиљалац није доступан да разјасни ствари, конфузија траје.

Ако се запослени осећају принуђеним да предузму акцију након што добију сложене писане поруке, могу на крају да направе грешке због неразумевања порука.

Грешке направљене на послу као резултат питања јасноће представљају назадак за организацију јер се време и ресурси губе.

2. Време ограничење

Најефикаснији ток посла је онај који се стално креће. Чланови тима треба да добију све информације које су им потребне одмах и да их примене у свом раду. Али то није увек случај са писаном комуникацијом.

У писаној комуникацији, пошиљалац шаље поруку примаоцу. Уместо да добију тренутни одговор, они морају да сачекају док прималац не прими поруку, а затим одговори. Време проведено између може бити скупо у хитним ситуацијама. Штета је можда већ направљена пре него што су информације прикупљене.

3. Недостатак флексибилности

Порука коју сте послали колеги на послу можда садржи нетачне информације. Можда бисте желели да ажурирате поруку ради више јасноће. Али када сте га већ послали, то не можете учинити.

Морате да напишете још једну поруку од нуле која се бави дезинформацијама или укључује ажурирања која желите да пренесете. Радити све то је стресно, посебно када имате гомилу посла.

4. Кашњење у доношењу одлука

Доношење одлука на радном месту захтева одређени ниво брзине. Сви који су укључени у процес доношења одлука морају бити ажурирани са најновијим дешавањима и благовремено давати своје доприносе.

Када је процес доношења одлука усклађен са писаном комуникацијом, време утрошено на пријем, читање и одговарање на поруку одлаже процес доношења одлуке. Можете побољшати своју групу процес доношења одлука са правим алатима.

5 начина да побољшате своју писану комуникацију

Ако желите да напредујете у свом послу или каријери, морате обратити више пажње на своју писмену комуникацију. А то је зато што са људима комуницирате у писаном облику скоро сваки дан.

Обезбеђивање да разумеју поруке које им преносите помаже вам да добијете жељени одговор. У светлу овога, хајде да разговарамо о неким начинима на које можете боље да комуницирате у писаној форми.

1. Идентификујте циљ

Шта покушавате да постигнете поруком? Важно је да то идентификујете на почетку, како бисте могли да артикулишете своје мисли у том правцу. Можете натерати људе да отворите и прочитајте своје имејлове лако са ефектним писањем.

Писана порука без јасног циља на уму је попут текућег коментара. Имаћете целу страницу садржаја без да кажете ништа конкретно. Садржај ваше поруке може да обмањује примаоца ако не схватите свој циљ.

2. Закорачите у ципеле примаоца

Писана комуникација је промашена ако прималац нема потребне позадинске информације или контекст да разуме поруку коју чита. Ако некоме пишете и поменете ствари на које не зна, биће изгубљене.

Ставите се у место читаоца док састављате своју поруку. Колико они знају о тој теми? Да ли су им потребне основне информације или контекст?

Разумевање стања ума читаоца у вези са темом такође вам помаже да одаберете праве речи и тон да пренесете своју поруку.

3. Забележите идеје

Након што сте направили менталну белешку да напишете поруку, почните да се припремате унапред за њу тако што ћете записати идеје које вам падају на памет.

Пошто не можете лако да преузмете своју поруку од примаоца да бисте извршили измене или ажурирања, унапред запишите све своје тачке како бисте их могли укључити у своју поруку.

У ту сврху не морате да носите свеску. Апликација за прављење белешки као што је Симпленоте олакшава вам да запишете своје идеје на мобилним уређајима у покрету. Својим белешкама можете приступити даљински кад год вам затребају.

4. Будите јасни и једноставни

Најефикаснија писмена комуникација је јасна и једноставна. Сада није време да импресионирате читаоца великим речима и граматичким изразима.

Постоји тенденција да желите да се покажете као интелигентни уз употребу фенси речи, али то је контрапродуктивно у писаној комуникацији. Запамтите, нећете бити физички присутни када читалац прочита поруку. Дакле, не можете разјаснити ствари ако збуњују читаоца.

Ако радите на пројекту, можете напишите изјаву о сврси пројекта убице уз ефективну писмену комуникацију.

5. Уреди темељно

Читање порука са граматичким грешкама и грешкама у куцању је искључење. Уштедите свог примаоца невоље тако што ћете темељно уредити своје поруке пре него што их пошаљете.

Одупире се нагону за слањем писмених порука на брзину. Без обзира колико је хитно, одвојите време да га уредите. У порукама може бити непотребних речи, израза и грешака. Пролазак кроз њих још једном ће вам помоћи да их уочите, али то се неће догодити ако не нађете времена за то. Апликације попут Граматички одлични су за уређивање и фино подешавање вашег писања.

Ако имате репутацију да шаљете поруке са грешкама, људи ће нерадо читати ваше поруке. Они ће дозволити да ваше поруке одуговлаче све док не стекну менталну снагу да издрже стрес који им изазива читање вашег садржаја.

Ефективно преношење ваших порука

Вербалне интеракције на послу могу бити бучне. Писана комуникација помаже у стварању тишине. Саиграчи могу да комуницирају у било којој ситуацији без привлачења пажње на себе.

Једном када ваша писмена комуникација буде јасна са правим тоном, можете навести људе да раде оно што желите без накнадног разјашњења ствари. Такође градите репутацију за себе као особе која ефикасно комуницира.

Како брзо написати ефикасну е-пошту (4 АИ алата која можете користити)

Да ли се борите са писањем е-поште да бисте обавили ствари? Ево неколико савета како да брже пишете боље е-поруке, заједно са неким алатима за коришћење.

Реад Нект

О аутору