Како написати професионални одговор на е-пошту ван канцеларије

Када је реч о имејловима, може бити изазовно успоставити професионалне границе. На крају крајева, многе компаније претпостављају да све док имате интернет, можете слободно одговарати на било коју поруку.

Иако се некада очекивало да ће професионалци увек бити на располагању, времена се полако мењају. Ових дана постаје све уобичајеније да људи буду ван мреже током својих слободних дана, и то са добрим разлогом.

Ако идете на одмор, узимате слободно време због свог здравог разума или морате да будете далеко од канцеларије из било ког другог разлога, ево неколико савета како да напишете професионални одговор на е-пошту ван канцеларије.

1. Обришите заглавље предмета Одсутност

Један од најлакших начина да кажете људима да сте ван канцеларије је да промените заглавље теме одговора на е-пошту. Уместо да само пишете „Ван канцеларије“, можете да наведете и врсту одсуства које узимате, ако желите да га делите.

Ево неколико примера заглавља предмета е-поште ван канцеларије:

• Ван канцеларије – одмор на одмору (25. децембар – 4. јануар)
instagram viewer
• [Ван канцеларије] Медицинско одсуство
• Ван канцеларије | Одсуство због очинства
• *Одсуство ван канцеларије* Хитно одсуство
• Ван канцеларије (одсуство због туге)
• Ван канцеларије | Породиљско одсуство
• Ван канцеларије ~ Рад на терену
• [Ван канцеларије] Празнични одмор (Божић)
• Ван канцеларије – боловање
• Ван канцеларије – Вјенчање!

2. Наведите какву врсту одсуства узимате

За неке људе, уобичајено је претпоставити да је свака е-пошта ван канцеларије у сврху забаве. Међутим, то није увек случај са свима.

Неки људи такође користе имејлове ван канцеларије када раде, али не могу да приступе својој е-пошти током дана. На пример, представници продаје или они који раде на терену можда ће морати да путују у подручја која немају интернет везу.

Поред тога, такође је могуће да узимате слободно време за личне ствари као што су посете болници, сахране или за опоравак од болести. Уз ово, може бити незгодно одговорити на: „Надам се да сте имали добар одмор.

Повезан: Начини да одмор учините забавнијим помоћу технологије

Да бисте то избегли, можете да уметнете детаље о свом одсуству у тело е-поште. Не морате да будете искрени у вези са својом ситуацијом ако вам је непријатно, али искреност са својим шефом, саиграчима или клијентима може помоћи у изградњи емпатије.

На пример, ако сте доживели саобраћајну несрећу и треба вам неко време да се опоравите од повреда, пустите Ваши контакти знају да им помаже да управљају својим очекивањима у вези са вашим одложеним излазом и очекиваним повратак.

3. Избегавајте непотребна извињења

За многе радохоличаре, уобичајено је да у имејлове који нису у канцеларији укључе извињење, као што је „Извините што нисам у могућности да одмах одговорим!“ Међутим, важно је схватити да не би требало да се извињавате због узимања слободног времена са посла, посебно ако је то заувек разлог.

Уместо да кажете извини, ево неких термина које можете користити:

• „Хвала што сте се обратили!“
• "Хвала на емаил."
• „Овај имејл је примљен.“

Уместо извињења, можете љубазно да потврдите да је њихова порука званично примљена. Уз ово, можете се одлучити за језик који се фокусира на захвалност на њиховом времену и труду.

4. Не гарантујте датум одговора

За многе људе може бити неодољиво видети огроман заостатак е-порука када се врате у канцеларију након дугог одсуства. У ствари, анксиозност се може чак удвостручити када користите фразе попут „Одговорићу чим се вратим у канцеларију“.

Не само да ово може додати велики непотребан притисак да се гарантује одговор првог дана вашег повратка, већ поставља погрешна очекивања за људе који покушавају да ступе у контакт са вама.

Повезан: Савети како натерати људе да отварају и читају ваше е-поруке

Иако је исправно потврдити пријем е-поште, није неопходно гарантовати одговор на њу одмах. Да бисте избегли претерано обавезивање када сте доступни да одговорите, најбоље је да се уместо тога држите широког одговора или општег опсега.

Ево неколико примера реченица које можете да користите:

• Одговорићу када будем доступан после празника.
• Очекујте мој одговор до краја _______.
• Ако није хитно, очекујте одговор до ________.

Запамтите, ако је е-пошта критична, људи ће се или потрудити да вас позову или да вас контактирају након неког времена. Уз ово, важно је поставити бафере како не би дозволили људима да се надају брзом одговору.

За неке улоге је уобичајено да имате резервне контакте који ће преузети оптерећење када сте одсутни. Међутим, пре него што доделите шефа, колегу или члана тима да преузме терет када нисте доступни, неопходно је да добијете сагласност.

С обзиром да су многи људи већ преоптерећени својим послом, може бити стресно преузети одговорности других људи, чак и ако је то само на кратко. Поред тога, можда неће бити пријатно да клијентима или клијентима дају приступ одређеним адресама е-поште или личним бројевима телефона.

Из тог разлога, пре него што додате нечије контакт податке у своју е-пошту ван канцеларије, обавезно их питајте да ли је у реду да то урадите и које детаље желите да делите.

6. Креирајте различите имејлове ван канцеларије за интерне или екстерне стране

У зависности од тога ко ће примити е-пошту, количина информација коју сте можда спремни да поделите у одговору на е-пошту ван канцеларије може да варира. На крају крајева, још увек морате узети мере предострожности за приватност, посебно када сте на одмору.

На пример, док се осећате пријатно да делите где путујете са својим колегама из канцеларије, можда нећете желети да то радите са случајним људима.

Користећи системе за управљање е-поштом, можете подесити другачији одговор ван канцеларије у зависности од тога ко ће га примити. Овим можете људима дати праву количину контекста о вашој ситуацији ван канцеларије.

Направите боље радне границе са својим одговорима ван канцеларије

У свету у коме се од нас очекује да увек будемо доступни, имејл ван канцеларије који показује границе може да направи разлику. Ако будете чврсти у свом слободном времену, можете научити људе око себе и о вредности вашег личног живота.

Поред тога, тражећи од других да поштују ваше време, такође можете подстаћи друге да учине исто. Иако ово не звучи као велика ствар, тимовима може значити све када се у канцеларији поставе здрави стандарди.

Како написати поруку о одсуству из канцеларије на ЛинкедИн-у

Желите да кажете својој ЛинкедИн мрежи да сте ван канцеларије? Ево како написати поруку о одсутности на ЛинкедИн-у.

Реад Нект

О аутору