Превише табела? Организујте се уз ове савете

Табеле су фантастичан алат који вам помаже да организујете податке и пратите различите облике информација на радном месту, посебно уз коришћење формула и извештавања. Међутим, прекомерна употреба табела може бити неефикасна и штетити вашој продуктивности.

Они су добри за неке ствари, али нису нужно за друге. Без обзира да ли вам је на послу наметнуто брдо табела или једноставно волите добар лист са подацима, можда је време да погледате начине да управљате њима.

1. Потврдите прекомерну употребу табеле

Или сте овде зато што сте уморни од инсистирања на вашем радном месту да користите табеле за све, или уживате у раду са подацима и питате се да ли се ово односи на вас. У стварности, добра је пракса да размислите о томе како користите софтвер као што су Мицрософт Екцел и Гоогле Схеетс, тако да можете да извучете максимум из свог посла.

Корисно је пребројати колико табела користите на дневној или недељној бази. Ако овај број прелази шест, то можете схватити као знак да можда радите у неповољном положају и може изазвати проблеме, као што су:

• Потешкоће са управљањем временом.
• Неефикасност са процесима.
• Лоша организација информација.
• Комуникационе баријере на нивоу компаније.

Повезан: Савети за форматирање Гоогле табела за прављење табела професионалног изгледа

Утврђивање обима у којима се табеле користе за информисање о вашем раду може отворити опције за нове, продуктивније начине рада. Хајде да погледамо неке начине на које можете управљати овом прекомерном употребом и постићи боље резултате на дужи рок.

2. Поједноставите податке спајањем и редизајнирањем табела

Често је разлог за превише табела тај што се не користе интуитивно. Знаћете да се ово дешава ако морате да користите два одвојена листа за један задатак; на пример, имате један за годишњи одмор, а један за покриће смене.

У овом конкретном случају, можете их лако комбиновати у један, свеобухватни радни лист. То можете учинити тако што ћете их поделити на различите картице.

Алтернативно, можете да укључите обе као табеле на једном листу и пратите ове кораке да бисте аутоматски ажурирали табелу размака у сменама подацима из годишњег одмора:

1. У другој табели, где бисте забележили празнине у сменама, откуцајте формулу =ИФ(Изаберите ћелију, "ГАП", "ФУЛЛ")
2. Где горња формула наводи Изаберите Ћелија, откуцајте број ћелије у којој се налазе датуми годишњег одмора, на пример, Б2.
3. Када унесете датум у изабрану ћелију, ово ће аутоматски попунити реч „ГАП“ где унесете формулу.
4. Ако нема датума, аутоматски ће се попунити реч „ФУЛЛ“ где унесете формулу.

Ова формула се може користити за било шта, без обзира на вредност ћелије, и може бити од помоћи за управљање сличним деловима информација између табела.

Повезан: Како повезати Екцел податке са вашом ПоверПоинт презентацијом

Комбиновање листова и делова података на једном месту смањује број датотека потребних за одређене задатке и омогућава вам да ефикасније организујете свој рад. Проверите своју листу табела да бисте видели да ли се нека од њих може комбиновати, како би посао био јасан и лак за праћење.

Понекад није могуће спојити табеле заједно, јер подаци нису директно повезани. Међутим, можда ћете и даље морати да имате приступ више листова за сложеније процесе који укључују више од једног задатка.

У овим случајевима, можда би било вредно додати хипервезе у радни лист да бисте имали брз приступ другом. Ово такође служи као користан подсетник на цео процес. На пример, ако уносите податке о клијентима, можете да укључите хипервезу на листу са повратним информацијама о клијентима.

Повезан: Врсте Екцел графикона и графикона и када их користити

Ово се може лако урадити у Екцел-у и Гоогле табеле истовременим притиском ЦТРЛ + К на тастатури. Ово ће довести до а Хиперлинк прозор, где можете Претрага за фајл, и Име текст који желите да се појави у ћелији.

Можете чак и да направите картицу која укључује хипервезе до свих ваших других табела, са информацијама о томе када да их користите. Ово је одлична идеја ако желите да осигурате да сте ви и ваше колеге на истој страници и да радите са истим датотекама, а не са застарелим.

4. Размотрите алтернативни софтвер

Табеле могу да ураде само толико, а ако патите од прекомерне употребе, то може бити само зато што вам је потребан наменски софтвер за рад са оптерећењем. На пример, да ли вам је заиста потребна табела за годишњи одмор ако се то за вас прати у систему људских ресурса?

Често, како се посао шири, прераста у прорачунске табеле и почиње да захтева софтвер за управљање масом информација. Асана је фантастична апликација за управљање пројектима, а има их доста алтернативе софтвера за управљање пројектима који може да обради ручне токове посла уместо вас.

Уместо да се мучите да одржите корак са све већим захтевима компаније, потражите друге начине за складиштење и управљање информацијама. То ће уштедети време вама и вашим колегама и аутоматизовати многе задатке који би обично захтевали додатни надзор.

Повезан: Асана вс. Јира: Шта је боље у агилној методологији?

5. Прегледајте своје процесе и уклоните дуплирање

Прекомерна употреба табела може да се деси као резултат покушаја организовања, али то понекад може отићи предалеко. У овим сценаријима, заправо можете завршити да микроуправљате собом или својим колегама, док вам у стварности одузима време од важних задатака.

Праћење информација на послу је од суштинског значаја за несметано функционисање, али повремено ћете можда покушати да пратите превише непотребних ствари. Размислите о својим тренутним процесима и размислите да ли вам је заиста потребна табела за њих.

Слично, коришћење табеле за бележење података који су већ ускладиштени на другом месту ствара непотребно дуплирање посла и веома је неефикасно. Одложите те одговарајуће табеле и радите са извора.

Табеле могу да раде против вас

Уз горенаведене савете, имаћете много начина да избришете фасциклу са табелама и почнете да радите ефикасније. Пратите своје инстинкте који делови посла заслужују наменске податке, а којим се може управљати другачије.

Ако још увек нисте сигурни, обратите посебну пажњу на то како радите у наредних неколико недеља. Можда ћете почети да примећујете где би ствари могле да се поједноставе и можете створити временски ефикаснији и организованији дигитални простор.

8 најбољих начина да користите Гоогле Воркспаце апликације за управљање пројектима

Гоогле Воркспаце апликације могу да задовоље већину ваших потреба за управљање пројектима. Ево неких од најбољих начина да их користите.

Реад Нект

О аутору