Шта је ревизија времена и зашто је важна?

Био је напоран дан на послу. Седели сте за својим столом са очима упртим у рачунар. Време је затварања. Док се спремате да одете, проверите обим посла који сте обавили. Оно што видите не одговара сатима које сте унели. Питате се зашто је то тако.

Можда сте већину свог времена провели у интеракцији на друштвеним медијима уместо да радите посао који сте намеравали да урадите.

Овај сценарио објашњава колико људи проводи своје време на послу. Поставите себи другачији пут тако што ћете извршити ревизију времена како бисте боље уложили своје време.

Зашто треба да извршите ревизију времена?

Ревизија времена је систематски процес који се користи за преглед начина на који проводите своје време. Омогућава вам да ефикасно управљате својим временом како бисте постигли своје циљеве.

Начин на који улажете своје време на послу утиче на вашу продуктивност. Најефикаснији људи су они који своје време добро користе. Има ли бољег начина да сазнате како проводите своје време од ревизије времена?

Хајде да погледамо неке разлоге зашто би ревизију времена требало да схватите озбиљније.

1. Ефикасно управљање временом

У томе вам помаже ефикасно управљање временом побољшати равнотежу између посла и живота. Обуздава ексцесе који вам одузимају време.

Проводите неколико сати на послу. Али на крају дана, схватите да није толико постигнуто. Ревизија времена вам помаже да схватите непродуктивне активности на које трошите своје време.

2. Рационално доношење одлука

Ревизија времена поставља чврсту основу неопходну за доношење информисаних одлука за постизање вашег циља. Склонији сте да доносите рационалне, а не емоционалне одлуке.

Постизање пословних циљева је брже када им приложите временски оквир. Уз ефикасну ревизију времена, идентификујете колико времена можете да посветите својим циљевима и радите на постизању неких прекретница у одређеном периоду.

3. Временска свест и вредност

Можда улажете своје време у непродуктивне активности, а да тога нисте ни свесни. Вероватно проводите неколико сати за рачунаром на послу. Али сте заузети на Фејсбуку већину оних сати када би требало да радите. До краја дана знате да сте провели сате на рачунару, али немате никаквих резултата за то.

Ревизија времена вам помаже да разумете не само важност времена, већ и како га улажете. Познавање непродуктивних подухвата који вам одузимају време помаже вам да постанете промишљени у томе да своје време рачунате.

4. Објективност

Извођење временске ревизије помаже вам да будете објективни, а не субјективни. Сакупљате чињенице о томе како и где проводите своје време. За некога ко је одлучан да унапреди своју игру у својој каријери или послу, то ће вас подстаћи да постанете проактивни са својим временом, а не реактивни.

Уместо да дозволите да непланирани догађаји поједу ваше време, временска ревизија вас мотивише да унапред направите распоред ваших активности и да га стриктно пратите.

Недељни план рада је ефикасна иницијатива да будете проактивни са својим временом на послу. Даје вам информације о активностима у којима ћете се бавити током недеље унапред.

5. Одговорност

Правилна ревизија времена је полиција одговорности. Не само да вас сматра одговорним за то како проводите своје време, већ вам такође даје идеју о томе како бисте своје време могли боље искористити. А ако се тога не придржавате, последице су видљиве у свим задацима, циљевима и задацима које још нисте остварили.

Одговорност за коришћење времена је корисна ако радите са тимом. Ревизија времена вам показује како сваки члан тима проводи своје време.

Спровођење ефективне ревизије времена подразумева праћење и документовање тачно онога на шта свакодневно проводите своје време. Подаци снимљени успешном ревизијом времена помажу у креирању будућих временских графикона и пројектованих распореда.

Постоје основни алати које можете користити да бисте максимално искористили своје време ревизије. Овде су неки од њих.

1. Дневник

Дневник је један од најстаријих и најједноставнијих алата за ревизију времена, али ипак ефикасан. Дневници су били ствар много пре појаве компјутера и интернета. Вероватно сте имали дневник у коме сте бележили догађаје у свом животу док сте одрастали.

Млекаре су још увек присутне. Али уместо да користите старе штампане дневнике, можете користити електронске дневнике да бисте пратили своје активности.

Подаци садржани у вашем дневнику помажу вам да знате како проводите време.

2. Радни лист за ревизију времена

Радни лист за ревизију времена је електронски документ који садржи снимљене податке, процењене резултате и период процеса ревизије времена. Помоћу овог алата можете лако идентификовати и направити референце о томе како проводите своје време.

Повезан: Најбољи предлошци распореда за праћење радног времена

3. Софтвер за праћење времена

Захваљујући напретку технологије, постоји неколико алата које можете користити пратите своје време и повећајте своју продуктивност.

Алати за праћење времена као што су Апплоие ефикасне су у контроли времена праћењем активности у којима се бавите на мрежи и приказивањем трајања сваке активности. На основу ваших подешавања, добијате обавештење када проводите превише времена на одређеној веб локацији или апликацији.

Повезан: Најбољи софтвер и апликације за праћење времена

6 корака за ефективну ревизију времена

Боље искоришћење времена доноси огроман помак у вашем учинку на послу. Сат потрошен на продуктивне задатке вреднији је од 10 сати проведених на неозбиљним активностима. Није ни чудо што су запослени који паметно улажу своје време ефикаснији.

Да ли сте спремни за ревизију времена? Ево неколико корака који ће вас водити.

1. Поставили циљ

Зашто желите да извршите ревизију времена? Колико год питање изгледало једноставно, одговор на њега може бити тежак, посебно ако нисте размислили о томе.

Идентификујте свој циљ од самог почетка. Схватање тога помаже вам да се фокусирате на ствари које су вам важне. На крају ваше ревизије, знаћете како да примените своје налазе.

2. Одредите рок

Након што утврдите свој циљ, одредите и рок за његово постизање. У супротном, могло би се задржати предуго. Забележите активности којима се бавите у задатом року.

Колико год желите да ствари одмах завршите, немојте их журити. Читава суштина ревизије ће бити поражена ако ваши резултати нису тачни. Основно правило је да се крећете умереним темпом.

3. Планирајте стратешки

Морате имати детаљан план о томе како намеравате да постигнете циљеве које сте поставили да постигнете током временске ревизије. Овај план мора бити реалистичан и повезан.

Стратешко планирање у вашој временској ревизији укључује вођење свих у вашем тиму и обезбеђивање потребних алата и ресурса за ревизију. Ефикасан план вам помаже да елиминишете губитак времена и ресурса.

4. Прикупља податке

Прикупљање података је веома важан корак у процесу ревизије времена. Ово се ради прикупљањем записа о томе како сте до овог тренутка проводили своје време.

Да бисте успешно прешли од тачке А до тачке Б, морате разумети динамику тачке А и затим користити ове информације као водич за прелазак на следећу фазу.

5. Анализирајте прикупљене податке

Анализа прикупљених података помаже вам да идентификујете корелацију између тога где сте били и где сте сада. Нису сви прикупљени подаци потребни за вашу ревизију.

Морате да филтрирате празнине у вашим подацима јер би они могли да промене тачност ваше ревизије. Фокусирајте се на важне податке. Такве податке треба анализирати и категорисати како би одговарали циљу временске ревизије.

6. Поставите циљеве

Циљеви вас држе на ногама и дају вам осећај постигнућа. Рад на постизању ваших циљева ревизије времена одједном може бити неодољив, посебно када су циљеви велики.

Поделите своје циљеве на мале циљеве које треба постићи у одређеним периодима. Док постижете сваки циљ, славите се за добро обављен посао. Ваша позитивна енергија од постизања вашег циља мотивише вас да постигнете друге циљеве, приближавајући вас вашим великим циљевима.

Нека се свака секунда рачуна

Бићете запањени бројем непродуктивних ствари на које трошите своје време. Ревизија времена ставља ове информације у први план, показујући вам активности које троше ваше драгоцено време.

Време се увек креће. Ако га изгубите, не можете га добити назад. Ако активност не додаје вредност вашој каријери или пословном животу, не заслужује вашу пажњу.

Како испунити рокове и завршити задатке на време: 8 савета

Научите како да се држите рокова које сте сами поставили и обавите ствари пре рока. Ево неколико корисних савета!

Реад Нект

О аутору