Како превазићи преоптерећеност сарадњом на радном месту

Када се појави нови пројекат, чест је случај да ће се ваш тим окупити како би разговарали о томе како да га најбоље решите. Ако се уради на прави начин, то може учинити чуда за ваш резултат.

Међутим, док се максимално трудите да пожњете плодове ове врсте тимског рада, могли бисте се нехотице преоптеретити и створити проблем који се зове „преоптерећење сарадњом“.

У овом чланку ћемо разговарати о саветима и алатима које можете користити да бисте избегли преоптерећење сарадњом.

Шта је преоптерећење сарадњом?

Преоптерећење сарадњом настаје када се људи толико често баве колегама да то омета продуктивност и негативно утиче на добробит запослених.

То може бити узроковано неколико фактора, као што су превише непотребних састанака, претерано слање е-поште, приступ неколико дигиталних алати, превише људи који раде на истом пројекту истовремено или су доступни у сваком тренутку да одговоре колегама упити.

Када се то догоди, чланови тима могу постати преоптерећени и заглибљени у задацима комуникације и доношења одлука.

Ово обично доводи до смањења радне ефикасности и продуктивности. У неким случајевима, сви ови задаци сарадње постају сметње које спречавају појединце да раде посао који морају сами да заврше.

На крају, границе између посла и личног живота су замагљене, јер су запослени приморани да незавршени посао носе кући, што доводи до сагоревања.

Погрешни алати могу довести до конфузије, фрустрације и преоптерећења сарадњом. Насупрот томе, прави алати могу учинити ваш тим ефикаснијим и продуктивнијим.

Први корак у превазилажењу преоптерећења сарадњом је одабир правих алата за посао. Нису сва дигитална решења створена једнака, а нека су погоднија за специфичне задатке од других.

На пример, има их много разлоге за коришћење алата за сарадњу уместо е-поште, укључујући уштеду времена, уживање у бољем приступу информацијама и побољшање продуктивности, да споменемо само неке.

Уз то, када бирате алате за сарадњу за свој тим, обавезно изаберите алатке прилагођене кориснику за лако усвајање и оне које омогућавају интеграцију са другим апликацијама да раде заједно неприметно.

На пример, алатка за тимско ћаскање као Слацк може бити одличан за интерну комуникацију међу колегама, док алат за управљање задацима попут Асана може вам помоћи да пратите ко шта ради и када. Оба софтверска решења се беспрекорно повезују, што вам омогућава избегавајте замену контекста и побољшајте продуктивност тима и сарадњу.

2. Направите јасан ток посла

Од виталног је значаја створити једноставан ток посла како бисте избегли да превише људи ради на истом пројекту. Добро дефинисан процес може спречити забуну и осигурати да сви знају своју улогу и очекивања. Ово такође омогућава запосленима да боље управљају својим временом ван посла.

Асана је одлична за овај посао. Можете лако креирати задатке из темеља и доделити их члановима свог тима, или можете искористити један од бројних шаблони.

На пример, ако се ваш тим обично бави упитима корисничке подршке, развијте шаблон за руковање њима тако да сви сваки пут прате исти процес. Ово ће помоћи да се смањи замор при одлучивању и побољша квалитет коначног исхода. Поред тога, користите контролне листе како бисте помогли члановима тима да остану на правом путу и ​​организовани, што ће минимизирати шансе да задаци буду заборављени.

Јасан ток посла и добро дефинисане улоге су од суштинског значаја за избегавање преоптерећења сарадњом. Са правим алатима и разумевањем како да их најбоље искористите, можете задржати свој тим да ради продуктивно заједно без осећаја преоптерећености.

3. Направите централно спремиште података

Један практичан начин да се превазиђе преоптерећеност сарадњом је постављање интерне вики да централизујете све ваше датотеке и информације. То ће појединцима олакшати приступ свему што им је потребно на једном месту, без одвраћајући пажњу другим колегама сваки пут или пролазите кроз неколико платформи да бисте пронашли шта су тражити.

То можете учинити помоћу алата као што је Теттра. Овај алат вам омогућава да брзо и лако креирате, приступате и делите странице са својим тимом. Такође омогућава већем броју корисника да приступе и додају информације истовремено и има робусну функцију претраживања да пронађе оно што тражите.

Имајући све релевантне информације на једном месту, чланови тима могу лако да пронађу оно што им је потребно без претраживања више имејлова. Штавише, интегрише се са вашим Слацк радним простором тако да увек имате најажурније информације на дохват руке.

4. Искористите предности асинхроне комуникације

Асинхрона комуникација је одличан начин за побољшање продуктивности и смањити преоптерећење сарадњом. На пример, уместо да тражите од некога тренутни одговор путем е-поште или тренутне поруке када вам је одговор потребан само касније, пошаљите му СМС и замолите га да одговори када буде имао времена.

Ова врста комуникације може бити корисна ако радно време вашег колеге није у складу са вашим, на пример, ако радите на даљину у различитим временским зонама. Ово ће омогућити обема странама да обаве свој посао без сталног прекидања једни других када никоме није потребан хитан одговор.

Користећи предности асинхроне комуникације, можете се спасити од примања бесконачних обавештења о размјени порука сваког дана, док и даље одржавате продуктивне тимске интеракције. Можете ићи даље коришћење тихих састанака за ангажованију сарадњу.

5. Препознајте ефикасну сарадњу

Иако можете да користите горе наведене технике да бисте избегли преоптерећење сарадњом, од суштинског је значаја препознати ефикасан тимски рад како бисте подстакли и мотивисали запослене да наставе да раде заједно продуктивно.

То можете лако да урадите помоћу алата као што су Бонусли који омогућавају менаџерима да препознају запослене кад год заједно напредују на датом задатку. Бонусли се интегрише са Слацк-ом, омогућавајући често и благовремено препознавање.

Ефикасна сарадња је на дохват руке

Сарадња може бити одрживо решење у многим случајевима, али претерано ослањање на њу може бити проблематично. Преоптерећеност сарадњом може бити прави изазов на радном месту.

Међутим, са овим саветима при руци, можете уклонити непотребне сметње и истовремено подстицати продуктивне интеракције на радном месту. Препознавање знакова преоптерећености сарадњом и предузимање корака за њихово решавање, можете задржати свој тим да хармонично ради заједно ка заједничким циљевима.

6 најбољих бесплатних алата за сарадњу на мрежи за рад од куће

Онлајн сарадња са клијентима и тимовима може бити компликована. Користите ове поуздане бесплатне алате када радите од куће.

Реад Нект

О аутору