Како брзо написати ефикасну е-пошту (4 АИ алата која можете користити)

За разлику од обичних текстуалних порука, писање е-поште је другачије. Људи имају тенденцију да много размишљају када је у питању састављање е-поште од нуле. Питате се шта да укључите, шта да избегавате, а Бог зна да ли је ово што тренутно пишете уопште тачно?

Пошто сам провајдер услуга, морам да напишем десетине е-порука сваког дана. И то ме чини савршеном особом да одговорим на ваша питања.

Уз одговарајуће информације, брже писање ефикасних е-порука постаје лако као куцање поруке у апликацији за ћаскање. Затим можете користити и АИ алате да бисте убрзали процес. Ево како.

10 савета за брже писање ефикасних е-порука

1. Третирајте предмет као резиме ваше е-поште

Када морате да пошаљете е-пошту, прва ствар са којом треба да се позабавите је писање моћне теме. То је прва ствар коју ваш прималац види, а свака е-пошта са лошом или никаквом темом може бити избрисана или завршити у фасцикли за нежељену пошту.

Стога ће вам можда требати додатни минут да размислите и напишете. Најлакши начин да спречите да ваше теме буду опште или нејасне је да их третирате као наслове. Све што треба да урадите је да сумирате своју е-пошту на концизан, али информативан начин.

2. Поздрављам их

Након наслова, морате поставити тон за своју е-пошту и оставити утисак на свог примаоца. Поздрављање их, формално или неформално, савршен је начин да се то уради. Ако сте збуњени, одлучите се за формални начин.

Ево различитих начина да поздравите своје примаоце:

• Здраво: Ово је за директне и пријатељске разговоре.
• Здраво: Једноставно је и пристојно.
• Поштовани Мало је неприродно, али можете га користити док контактирате извршног директора или тако нешто.

3. Додајте уводну реченицу

Након што поздравите примаоца, морате да осетите свраб да разговарате о томе о чему се ради у вашој е-пошти, али застаните на тренутак. Пре него што било шта кажете, напишите уводну реченицу да бисте своју е-пошту започели добрим током.

Један од најбољих начина да то урадите је додавањем почетне линије.

Ево неколико примера које можете директно користити:

• Дозволите ми да се представим.
• Лепо је чути од вас.
• Надам се да си добро.
• Јављам вам се око ____
• Хвала на исправци.
• Пријављујем се на ____
• Честитамо на вашем (скорашњем успеху).

4. Представи се

Ако некоме шаљете е-пошту по први пут, морате се представити пре него што разговарате о било чему другом.

Иако људи обично причају сатима, почињу да се зноје када их замоле да се представе. не брини. То не мора бити тако. Да бисте то олакшали, користите један од следећих формата.

• Моје име је (Пуно име), и ја сам (Ваша тренутна улога).
• Ја сам (Пуно име) и радим за фирму (индустрију) која се зове (Назив компаније).

Најбоља пракса је да укључите само реченицу или две о себи, и не више од тога.

5. Брзо дођите до тачке

Најбољи начин да обезбедите да ваша е-пошта буде драгоцена за примаоца је да је учините брзим испоруком потребних информација. Другим речима, брже пређите на ствар.

Поздравили сте примаоца, написали уводни ред/представили се, а сада напишите зашто му шаљете е-пошту. Ако морате да разговарате о више ствари, дајте им приоритет и започните своју е-пошту са најважнијом ствари. То може бити одговарање на питање или постављање захтева.

Повезан: Гмаил хакови који ће вам помоћи да урадите више

6. Укључите једну велику идеју

Ако се испостави да је ваша е-пошта мало дугачка, узмите савет од редовног писања садржаја и додајте закључак или велику идеју на крају.

То ће ставити сав фокус на најважнију ствар. На пример, прво морате нешто да урадите, или вам је потребан одговор одмах да бисте наставили са пројектом, итд. Такође можете додати закључак тако што ћете рећи нешто попут: Главни закључак из наше дискусије је [____].

7. Нека буде сажето

Просечан професионалац дневно прими преко стотину мејлова. То имплицира да је већина људи с којима контактирате заузета. Без обзира колико бисте им се могли свидети, вероватно неће бити спремни за било какво лутање. Дакле, нека ваша е-порука буде кратка и слатка.

Још један недостатак дугих е-порука је то што понекад постану нејасни, неосновани или чак могу створити неспоразуме.

8. Будите поштовани и великодушни

Лепота писања поштовања и љубазних е-порука је у томе што се можда не слажете са неким, износите алтернативна мишљења или чак тражите услугу, али ће и даље звучати у реду за читање.

Ако планирате да урадите нешто слично у својој е-поруци, размислите о томе да се прво захвалите примаоцу или да му дате комплимент за њихов рад или идеје. Затим изнесите своје мишљење без директног навођења онога што су урадили било лоше или потпуно погрешно.

9. Додајте завршну реченицу

Ваш завршни ред зависи од врсте одговора који очекујете од особе којој шаљете е-пошту. Можете изабрати да завршите своју е-пошту изјавом или питањем затвореног типа, у зависности од контекста. Међутим, по сваку цену избегавајте да затварате питањем отвореног типа.

То је углавном зато што изјава и затворено питање дају вашем разговору правац, одржавају ствари на правом путу и ​​осигуравају одговор.

Међутим, отворено питање непотребно повећава нит дискусије. Осим тога, ако контактирате некога ко је потпуно заузет, ваша е-пошта може бити потпуно игнорисана.

Ево примера затвореног питања.

Хајде да о томе даље разговарамо путем позива. Које време вам најбоље одговара? [Време 1] [Време 2] [Време 3]

То олакшава процес доношења одлука за вашег примаоца.

С друге стране, ево примера отвореног питања.

О томе можемо даље разговарати путем позива. Па, када си слободан?

То врши притисак на примаоца да провери свој календар пре него што одговори, што отежава предузимање радњи.

Поред тога, изјава такође може бити добра идеја за додавање е-поруци. На пример:

Радујемо се Вашем одговору/ради са Вама. Желим вам пријатан дан. Хвала вам.

10. Одјавити се

Коначно, своју е-пошту можете завршити било којом од ових фраза за одјаву, у зависности од контекста ваше е-поште.

• Срдачан поздрав
• Поздрави
• С поштовањем
• Најбољи
• Живели
• Најлепше жеље

Сви ови савети су довољни да вам помогну да саставите и одговорите на све имејлове на прави начин.

Ако тражите нове пројекте или нови посао, или ако ваш тренутни посао захтева да шаљете више е-порука дневно, ови алати за вештачку интелигенцију могу бити од помоћи.

Овај алат вам помаже да креирате прилагођене почетне линије на основу података ЛинкедИн профила ваших прималаца. Све што треба да урадите је да додате ЛинкедИн УРЛ примаоца у алатку и он ће изаћи са јединственим почетним редовима на основу детаља његовог профила.

Алат кошта 36 долара месечно за до 200 почетних линија.

СмартВритер.аи вам помаже да прикупите податке са јавног профила примаоца и вести у којима се помињу. Помаже вам да креирате персонализоване имејлове за људе којима се обраћате.

Можете га користити за слање хладних е-порука или ЛинкедИн порука за информисање. Претплата за алат почиње од 49 долара месечно.

Ако започињете нови посао и треба вам финансијска средства, Сназзи.аи може бити савршен алат за вас. Помаже вам са шаблонима е-поште за представљање ВЦ-а или анђеоских инвеститора.

Али прво, мораћете да креирате налог на платформи. Да бисте почели да шаљете е-пошту, унесите публику коју циљате, кључне речи које тражите и опис своје понуде. И то ће вам уштедети доста времена пружањем персонализоване прве верзије.

Након тога, можете га мало подесити да бисте осигурали савршенство. Претплата почиње од 25 долара месечно.

Ово је још један АИ алат који ће вам помоћи да смислите савршену удицу за своје примаоце. Да бисте започели са Лине.аи, унесите ЦСВ потенцијалних клијената са њиховим радним имејловима или УРЛ адресама њихових ЛинкедИн профила.

Такође можете да одлучите колико реченица желите да алатка напише за почетак, на пример, 1-2 реченице или 3-4 реченице, итд. Претплата почиње од 99 долара месечно.

Писање е-порука никада није било лакше

Ако вам је икада било тешко да сакупите све поене да бисте саставили добру е-пошту, ваша борба се завршава данас.

Користите ове савете или алате да брже напишете своју следећу ефективну е-пошту!

4 најбоље апликације за е-пошту за Виндовс за које никада нисте чули

Сви знамо класичне Виндовс апликације за е-пошту које сви воле да користе, па шта кажете на неке за које никада раније нисте чули?

Реад Нект

О аутору