Преп 1 Никада немојте планирати састанак без сврхе. Ако можете да постигнете оно што треба да постигнете путем е-поште или белешке, боље је да уштедите време себи и својим колегама. 2 Почните са једном важном радњом, крајњом сврхом састанка. Шта је ваш циљ или жељени исход? Зашто сазиваш? Шта треба да се уради? 3 Након што сте одредили циљ састанка, размислите мало о врсти састанка који би био најбољи — један на један? Сесија између два мала тима? Или једноставно ви, вођа, разговарате са неколико кључних играча о свом плану игре? 4 Када одлучите о свом примарном фокусу, оцртајте све што треба да се догоди у прилог овом исходу. Поједноставите план као целину на мање акционе ставке; све конкретно, опипљиво и додељиво некој кохорти. 5 Многе канцеларије већ имају рад на даљину и користе уобичајене апликације за виртуелне састанке као што су Зоом, Скипе или Гоогле Меет. Ако сте ви или ваша компанија нови у свету удаљених простора за састанке, истражите и изаберите најбољу апликацију за виртуелне састанке за своје потребе. 6 Одлучите колико дуго ваш састанак треба да траје; као опште правило, ваш састанак не би требало да траје дуже од сат времена. Направите једноставан распоред за време трајања састанка, порционишући ваше укупно време додељено у различите, дефинисане блокове, од којих је сваки посвећен нечему специфичном. 7 У случају састанка који заиста треба да траје дуже од сат времена, кратка пауза у средини би могла бити прикладна. Закажите пет минута ако је планирано да буде дуго. 8 Ако ваша кућна канцеларија или радни простор још увек нису опремљени за виртуелни састанак, проверите да ли су ствари у облику брода пре дана састанка. Светла, неутрална позадина и снажан извор осветљења чине професионалну сличицу. 9 Унапред припремите листу дневног реда како би се присутни могли позвати док водите свој виртуелни састанак. Овај лист ће им помоћи да остану уз вас док говорите; такође ће вам помоћи да разјасните своју визију састанка и организујете сопствене мисли. 10 Формална презентација слајдова или ПоверПоинт презентација такође могу да уштеде време, посебно ако имате много чињеница, статистика или бројева које можете да поделите у овом ограниченом временском оквиру. 11 Ако ресурс може да се дели дигитално, увек је брже обезбедити листу хиперлинкова, документације и референце за ваш тим него што би било да их научите свему што треба да знају током састанка себе. Ако је потребна већа обука, треба је заказати одвојено и у групама, ако је могуће. 12 Идентификујте све препреке и непознате ствари које још увек радите кроз себе. Ако је потребно, испланирајте мало времена за отворену дискусију. Изложите неколико различитих могућности којима ћете тежити ако је пут испред вас нејасан. 13 Дајте себи контролну листу на коју ћете се обратити када дате свој став. Ово би требало да буде листа свега што треба да пренесете свом тиму, као и ваше акције и све што води до њих логистички. Ова одредба осигурава да се ништа не заборави у овом тренутку.
Позива 14 Процените своју листу радњи и визуализујте тим који треба да изградите да бисте се о њима ефикасно и ефикасно бринули. Ко треба да присуствује? Који је разлог за укључење сваког учесника? 15 Позовите само оне који су вам потребни. Иако не би требало да се осећате ограничено на један или други одређени број, увек се исплати да ваша листа гостију буде што краћа, а да не заборавите на било кога важног. 16 Позовите своју листу учесника много унапред кад год је то могуће. Састанци у последњем тренутку су у реду када су неопходни или у хитним случајевима; када планирате сложеније, организоване пројекте, међутим, ваш ум увек треба да буде неколико недеља унапред. Тхе Даи-Оф 17 Пре него што почнете, очистите своју област од потенцијалних ометања, посебно ако се укључујете од куће. 18 Поједите ручак или брзу ужину унапред и узмите чашу воде поред себе. 19 Као и код сваког другог професионалног сусрета, ваш изглед треба да буде добро васпитан и прикладан за канцеларију. 20 Провера микрофона, камере и Ви-Фи мреже пре састанка је један од начина да спречите несрећни технички проблем током емисије. Ако користите лаптоп, уверите се да сте укључени, напуњени и спремни за брујање. 21 Ваша веб камера треба да вас дочека у висини очију. Покушајте да стиснете прозор што ближе оку веб камере. Желите да ваш феед буде удобан за гледање за оне са којима ћете се састајати. Контакт очима помаже. 22 Ако сте нервозни или никада нисте присуствовали удаљеном састанку на мрежи, претходно вежбајте пред камером, а да вас нико не гледа. Ваш осмех на екрану ће вероватно изгледати и осећати се много другачије од вашег стварног; осећање пред камером је вештина, али после неколико виртуелних састанака нећете морати ни да размишљате о томе. 23 Утишајте свој телефон; искључите обавештења на радној површини и све остало што може да прави буку током састанка. Ако је могуће, договорите неко време непосредно пре састанка да одговорите на поруке у последњем тренутку или да се пријавите са било чим важним што активно надгледате. 24 Требало би да имате при руци апликацију за бележење или блок папира и оловку за брзе белешке и обавезе. Требало би да будете присутни, ангажовани и заинтересовани за оно што говори и шта год да говори. У току 25 Ако сте организатор састанка, брзо пређите на ствар. Почните брзо и тачно и реците шта треба да се каже пре него што се бавите својом првом радњом. 26 Ако је прикладно, можда ћете морати да додијелите некога да сними записник са састанка. Неки типови софтвера за сарадњу ће то заправо моћи да ураде уместо вас. Документација је најбржи начин да се брзо упознају они који нису присутни, а све укључене чини одговорним за оно што је заправо речено и подељено. Покушајте да га не прескочите, ако је могуће. 27 У зависности од величине и природе састанка, представљање може бити у реду. Закажите наменски блок времена за представљање на почетку састанка ако је потребно. 28 Додељивање улога свакој радњи ће природно бити један од најважнијих делова сваког виртуелног састанка. Опет, требало би да већ знате које су то улоге и ко ће их обављати пре почетка састанка. 29 Успоставите временску линију и урадите то визуелно, ако је могуће. Обавестите све када ћете следећи пут додирнути базу. Паметно одредите рокове. Почните довољно унапред тако да сви имају више него довољно времена за успех. 30 Смањите бесциљно брбљање, посебно на почетку састанка. Када добијете неки замах, обично нећете морати да наставите са микроуправљањем. 31 Брзо понављање на крају, преглед сваке улоге и циља, један је од начина да се појача исход састанка. 32 Пре него што се састанак прекине, уверите се да сви напусте сто са свиме што им је потребно за напредовање. Свако треба да зна своју улогу и шта ће се од њега очекивати пре него што се одјави. Одвојите неколико минута на крају да бисте поставили сва питања и очистили ваздух од сваке забуне. 33 Ако вам је остало времена на позадини и нико ништа не говори, позовите раније. Потврдите да су сви на истој страни и наставите са даном. После 34 Ако сте сами или од надређеног доделили неку акцију, скочите на њу. Одмах почните да радите на краткорочним акцијама. Почните да планирате ствари које су даље на линији. 35 Ако га већ немате, нови групни календар може бити један згодан начин за планирање наредних састанака у будућности. Ово ће бити посебно корисно ако ће овај тим често сарађивати, барем у догледној будућности. 36 Ако следите упутства или наређења, пратите све проблеме на које наиђете или питања која се појаве. Питања која нису хитна могу се генерално пребацити на листу коју додајете док идете. Наравно, ако сте заиста заглављени, увек би требало да одмах испружите руку да бисте поново стали на ноге. 37 Запамтите све своје „победе“, чак и мале ствари, пре него што заиста завршите своју акцију као целину. Они су одличан начин да пратите свој напредак и могу вам пружити преко потребан морални подстицај у тренуцима фрустрације. 38 Како ви и ваше колеге будете напредовали, нови циљеви и изазови ће се појавити на хоризонту. Улоге ће се развијати и нови циљеви ће се појавити – да би се све одржало на окупу у реалном времену, отворена линија комуникације је од виталног значаја. Када члан тима успе, треба да зна шта је следеће за њега. Увек дајте свакој особи нешто да ради и где да иде. Будућност 39 Пратите све. Ако организујете подухват, враћајте се онолико често колико је потребно, посебно ако се чини да се неко мучи. 40 Размислите о састанку у слободно време. Шта је добро прошло? Шта се отегло? Размислите шта ради за вас и ваш тим, а шта не. Урадите све што можете у будућности да не упаднете у исте те замке.
5 апликација које штеде време за боље састанке на мрежи и ван мреже
Било виртуелно или лично, ваше време можете потрошити ефикасније и продуктивније ако користите праве алате за организовање и управљање састанцима.
Претплатите се на наш билтен
Придружите се нашем билтену за техничке савете, рецензије, бесплатне е-књиге и ексклузивне понуде!
Кликните овде да бисте се претплатили