Како заједно користити Мицрософт тимове, ОнеДриве и СхареПоинт за заједнички рад

Можда ћете недавно приметити пораст броја апликација за радни простор за сарадњу. Ако имате план за Мицрософт 365, нису вам потребни додатни алати за даљински рад. Све што вам је потребно су Мицрософт Теамс, ОнеДриве и СхареПоинт за веома продуктиван и сараднички рад без ометања код куће или у канцеларији.

У овом чланку ћемо разговарати о томе како Мицрософт тимови, ОнеДриве и СхареПоинт могу да вам помогну у управљању задацима/документима, даљинској сарадњи и разговорима.

Мицрософт тимови за заједнички рад

Мицрософт Теамс посматра приступ од 360 степени за сарадњу и комуникацију. Ви и ваш тим можете једноставно да се побринете за многе аспекте пројекта директно из Тимова. Можете обављати састанке тима, индивидуалне позиве, размену порука, приступ датотекама и радити на грешкама.

Следеће су виталне функције оријентисане на сарадњу Мицрософт тимова које омогућавају удаљеним и хибридним тимовима да раде у свом пуном капацитету:

1. Позиви, састанци и поруке

Мицрософт Теамс је робусна апликација за тимске позиве и састанке. Можете да закажете састанке у Оутлоок календару за састанке тима одређене групе тима.

Сваки члан ће добијати аутоматска упозорења тако да нико не пропусти ниједан важан састанак на пројекту. Тимови такође омогућавају члановима тима са удаљених локација да присуствују састанку путем телефонских позива.

Мицрософт Теамс прати формат навоја за групне текстове. Привуците пажњу чланова тима тако што ћете их означити @ потпишите током слања порука.

2. Дељење екрана

Током састанака тима, кликните на Делите садржај дугме за дељење различитих средстава вашег рачунара. Мицрософт Теамс вам омогућава да делите:

• Радна површина за беспрекорну сарадњу са више прозора, искачућих прозора, обавештења и апликација.
• Одређен прозор када треба да се фокусирате на један одређени садржај и да активности на радној површини буду приватне.
• ПоверПоинт презентације. Публика може да се креће кроз слајдове ако то жели.
• Мицрософт бела табла за заједничко дизајнирање корисничког интерфејса/УКС, дизајн производа и још много тога.

3. Јавни и приватни тимови

Јавни тимски канали вам омогућавају да слободно сарађујете са спољним контактима. На пример, креирајте јавне групе за графичке дизајнере, програмере апликација када сарађујете са клијентовим програмерима.

Када радите на нечему ван клијентовог пројекта, боље је да направите приватни тимски канал за чланове тима. Можете да делите датотеке, разговарате о идејама и доносите одлуке које су изван клијентовог делокруга.

ОнеДриве за заједнички рад

ОнеДриве је Мицрософт услуга складиштења у облаку са одличном безбедношћу података. Алат олакшава члановима тима да приступе пројектним датотекама и документима са било ког места.

Када поставите тим у Мицрософт Теамс, ОнеДриве постаје подразумевано складиште у облаку. Можете да користите следеће функције за заједнички рад унутар тима или међу тимовима:

1. Чување и синхронизација датотека

Можете креирати заједничку библиотеку за сваки пројекат. Затим додајте чланове тима који треба да раде на пројекту. Сада сви чланови могу приступити свим датотекама које креирате или отпремите у ову библиотеку.

ОнеДриве-ове апликације синхронизују ваш уређај са платформом у облаку и аутоматски чувају најновију датотеку на локалном диску. Стога, ви и ваш тим можете да радите на пројектним документима чак и ако интернет није доступан неко време. Међутим, сарадња у реалном времену неће бити доступна када је ваш уређај офлајн.

2. Контролисање дељења и приступа

Имате потпуну контролу над својим подацима. Осим ако не делите било коју датотеку у било којој Мицрософт Теамс групи или дељеној библиотеци ОнеДриве-а, ваша датотека је потпуно приватна. Ако треба хитно да поделите било коју датотеку, једноставно превуците и отпустите датотеку у дељену библиотеку или групу тимова.

Можете подесити различите контроле приступа пројектним датотекама и документима. Узмимо у обзир да радите на блогу за предстојећи Дан рачунарске безбедности. Потребан вам је креативан допринос тима.

Можете ручно да делите везу са садржајем са неколико чланова тима и не непотребно је делите са целим тимом. Затим можете ограничити преузимање садржаја, омогућити приступ само за преглед итд.

3. Означавање сарадника

Уредници садржаја, издавачи, менаџери пројеката могу да смање оптерећење својих задатака применом означавања докумената. Ако уређујете нацрт блога и треба вам писац да дода неке историјске податке у садржај, можете их једноставно поменути у документу користећи @ знак.

Писац или креатор садржаја ће добити аутоматску е-поруку са везом до датотеке и коментаром. Нема потребе да јурите креатора садржаја путем апликација за размену порука или гласовних позива. Ово штеди вама и вашем тиму много времена.

4. Уређивање у реалном времену

Можете смањити време креирања и одобравања садржаја преласком на уређивање у реалном времену. За пројекте великог обима, ваш тим би требало да усвоји овај приступ.

Ви и ваш пројектни тим можете отворити исту Екцел, Ворд или ПоверПоинт датотеку у прегледачу. Све промене које креатори садржаја, уредници и одобраваоци изврше приказују се свим сарадницима.

СхареПоинт за заједнички рад

Можете да користите Мицрософт СхареПоинт као подразумевани интранет портал за било који пројекат. Можете безбедно да примените задатке, извештаје, токове посла и резултате било ког пројекта на мрежи без управљања било којим позадинским сервером.

Ево листе функција СхареПоинт-а које бисте желели да користите за заједнички рад са потпуно удаљеном или хибридном радном снагом:

1. Менаџмент саџаја

Можете да управљате пројектним подацима као што су документи, датотеке, слике, средства дизајна, телефонски контакти, контакти е-поште и видео снимци без напора на СхареПоинт-у. Можете да креирате засебне сегменте за сваку датотеку на СхареПоинт локацији.

Можете да додате програм за претрагу заснован на метаподацима тако да чланови тима могу лако да приступе датотекама са било ког места. Корисници такође могу да приступе датотекама са мобилног уређаја јер је СхареПоинт апликација која реагује на мобилне уређаје.

2. Цоммуницатион Сите

Можете да користите СхареПоинт за визуелну комуникацију. На пример, направите различите комуникационе сајтове на свом интранету за публику као што су чланови тима, клијенти, добављачи итд.

Сада можете једним кликом постављати ажурирања у вези са пројектом, производом или услугом на горе наведеним сајтовима. Можете да користите комуникацијске локације на СхареПоинт-у да бисте објавили контролне табле статуса пројекта и прикупили коментаре својих клијената.

СхареПоинт локације вам такође омогућавају да са лакоћом додате догађаје у календар, временске оквире и задатке за управљање пројектима.

3. Дељење и контрола дозвола

Можете да подесите различита правила и нивое дељења на СхареПоинт-у. На пример, чланови тима могу да добију приступ за уређивање, спољни сарадници добију приступ прегледу, а клијенти потпуну контролу над сајтом пројекта на СхареПоинт-у.

Постоје различите контроле дозвола на СхареПоинт локацијама које можете искористити за лак приступ садржају уз одговарајућу сигурност. Можете бирати између пуне контроле, дизајна, уређивања, доприноса и читања.

Продуктивна и приступачна сарадња

Коришћење свих ових функција за сарадњу у оквиру Мицрософт Теамс-а, ОнеДриве-а и СхареПоинт-а је лако.

Сада можете да почнете са пројектним задацима, управљањем документима, белом таблом у реалном времену и тимском сарадњом са било ког места.

9 најбољих начина за управљање тимом у Мицрософт тимовима

Помоћу Мицрософт тимова можете да направите план, организујете посао и неприметно сарађујете као вођа тима. Ево неколико савета који ће вам помоћи да почнете!

Реад Нект

О аутору